Comment gérer les affectations des personnels ?

Pour attribuer des occupations (gardes, congés, etc.) à un agent, celui-ci doit être affecté à un centre de secours ou à un service. Le nombre de ces affectations n’est pas limité.

En plus de son affectation, l’agent reçoit un profil d’utilisateur. Grâce à celui-ci, le progiciel sera en mesure de reconnaître quels sont ses droits dans chaque centre de secours ou service auquel il est affecté.

Chaque affectation peut disposer de son propre profil, différent de celui des autres affectations. Par exemple, un agent peut être planificateur SPP dans un centre de secours, en simple consultation dans un autre, chef de centre SPV dans un 3ème, etc.

Comment créer une affectation pour un agent ?

Lors de la saisie de la fiche individuelle d’un nouvel agent, celui-ci n’a pas d’affectation. Dans le module "Liste des agents", accessible au survol de l’onglet "GESTION DES AGENTS" de la barre de menus principale, il apparaît dans le 3ème tableau intitulé "Liste des agents non affectés", visible par tous les centres ou services :

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Pour créer la première affection, cliquer sur le pictogramme "Gestion des affectations et des profils".

Dans le module de "gestion des affectations et des profils" qui s’affiche, remplir le formulaire.

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  • Affecter l’agent à l’équipe : groupe d’agents dans un centre de secours ou service auquel on souhaite ajouter l’agent.
  • Avec le profil de : définit les fonctionnalités auxquelles l’agent aura accès dans le progiciel.
  • Couleur de fond : détermine la couleur associée à l’agent dans la liste mensuelle. Utile pour créer des groupes d’agents selon leurs grades, compétences, spécialités, etc. (voir exemple ci-dessous)

  • Affectation principale : cocher "oui" s’il s’agit du centre de secours ou service dans lequel l’agent assure l’essentiel de son activité.
  • Statut Administratif  : spécifie si l’agent est professionnel ou volontaire.
  • Renfort : sert à ne pas laisser la possibilité au centre de secours/service de modifier le planning de l’agent (voir détails ci-dessous).
  • Actif : un agent dont l’affectation est inactive n’est pas affiché dans la plupart des modules du progiciel (planning mensuel, piquets, etc.). Ce paramètre est utile dans le cas d’agents mutés, de départs en retraite, afin que l’agent n’apparaisse plus dans le progiciel, tout en conservant son historique.
  • Type d’affectation : Ressource ou Utilisateur.
    • L’agent avec une affectation "ressource" fait partie du centre de secours / service. Son planning apparait et peut-être modifié.
    • L’agent avec une affectation "utilisateur" ne fait pas partie du centre de secours / service. Son planning n’apparait pas dans ce service. Ce type d’affectation est généralement utilisé pour permettre à un agent de voir le planning d’un CIS / service, sans que celui-ci ait accès au planning de l’agent (par exemple pour un administrateur).

Pour modifier une affectation existante, la procédure est sensiblement la même :

• Repérer l’agent dans la "liste des agents", puis cliquer sur le pictogramme "Gestion des affectations et des profils".

• La liste des affectations de l’agent apparaît.
Cliquer sur le pictogramme "Modifier cette affectation".

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• Remplir le formulaire suivant les instructions données plus haut.

Comment fonctionnent les affectations de type "renfort" ?

Par défaut, le principe qui régit la planification dans AGATT est le suivant : "Chaque centre de secours ou service est souverain sur sa planification." Ceci implique qu’une fois un agent affecté à un établissement, les planificateurs de ce même établissement peuvent modifier le planning de l’agent.

Dans certains cas, un agent est envoyé dans un CS en tant que "renfort", c’est-à-dire qu’il est envoyé de la part d’un autre CS, pour un besoin ponctuel. Il est gênant que le CS qui reçoit le renfort puisse modifier le planning de l’agent qui vient renforcer son effectif. On spécifie alors que l’affectation secondaire de l’agent est de type "affectation renfort", afin d’empêcher le CS destinataire d’avoir la main sur l’emploi du temps de l’agent.

Exemple de cas courant :

  1. Le SPV J.Bonnegarde a son affectation principale au CS Lisieux.
  2. Le CS Bayeux a besoin de renforts. Les 2 CS se mettent d’accord pour que Lisieux envoie des agents en renfort, dans la mesure de ses possibilités.
  3. J. Bonnegarde est volontaire pour prendre des gardes à Bayeux.
  4. L’administrateur lui crée une affectation secondaire de type "renfort" sur le CS Bayeux.
  5. J. Bonnegarde peut désormais prendre des gardes à Bayeux.
  6. Le CS Bayeux reçoit l’agent en renfort, mais il n’a pas le droit de modifier l’emploi du temps de l’agent. C’est le CS Lisieux qui reste maître de l’emploi du temps de l’agent J. Bonnegarde.

Créer une affectation de type "renfort"

Note : pour des raisons de sécurité, seul l’administrateur peut créer/modifier une affectation de type "renfort".

• Dans la "liste des agents", repérer l’agent que l’on souhaite envoyer en renfort dans un CS.

• Cliquer sur le pictogramme de "gestion des affectations".

• Créer l’affectation (cf. mode opératoire "Comment créer une affectation ?")

• Paramètre "Renfort" : sélectionner la valeur "oui".

• Valider la création de l’affectation en cliquant sur le bouton "Enregistrer".

Comment un centre de secours/service peut-il gérer les agents venant en renfort ?

L’établissement qui reçoit un renfort peut modifier certains aspects liés à l’agent, quand d’autres sont verrouillés :

  • Planning mensuel : accès en lecture seule (pas de pose d’occupation, pas de rédaction de message).
  • Totaux planning mensuel : l’agent est pris en compte dans les totaux.
  • Feuille journalière : attribution de piquets (les jours où l’agent est de garde dans le CS).
  • Statistiques : l’agent est pris en compte dans tous les aspects statistiques.