Comment gérer les remplacements entre agents ?

A quoi servent les demandes de remplacement ?

Dans le cas où le planning est conçu longtemps à l’avance, par exemple pour les centres de secours travaillant en régime dit "cyclé" avec planning annualisé, il est fréquent que les agents se remplacent entre eux.
Le remplacement consiste généralement en l’échange d’une garde par deux agents. L’agent A qui a une garde prévue le samedi souhaite échanger cette garde avec l’agent B, qui est lui-même prévu pour être de garde le dimanche.
A l’issue du remplacement, les 2 gardes sont échangées.

Ce principe de remplacement est très apprécié par les agents, mais il peut engendrer un surcroit de travail pour les planificateurs. C’est pourquoi AGATT intègre une fonctionnalité permettant de faciliter la gestion de ces remplacements.

Principes de base

La notion de "remplacement" peut correspondre à plusieurs cas de figure différents, regroupés dans le tableau suivant :

Dénomination Explication Géré par AGATT - module “Remplacements entre agents”
Échanges entre agents sur 2 journées différentes La demande concerne 2 agents différents. Les 2 agents ont la même occupation , et souhaitent intervertir leurs journées de travail. Oui
Échanges entre agents sur la même journée La demande concerne 2 agents différents. Les 2 agents ont 2 occupations différentes sur la même journée. Oui
Échanges d’occupations entre agents, sur 2 journées différentes La demande concerne 2 agents différents. Les 2 agents ont 2 occupations différentes sur 2 journées différentes Non
Demande de changement seul La demande concerne 1 seul agent, qui souhaite changer la date à laquelle il travaille Non - Préconisation : utiliser le circuit de validation d’AGATT

La demande de remplacement correspond au parcours suivant :

  1. L’administrateur fonctionnel du SDIS détermine quelles occupations peuvent faire l’objet d’une demande de remplacement (ex. Garde 24, Garde 12h jour, Sous-officier de garde, etc.). Il détermine également la période pour laquelle les agents peuvent effectuer des demandes de remplacement.
  2. Optionnel : l’administrateur technique peut paramétrer l’envoi automatique de courriels lors des demandes de remplacement, afin de notifier les différents acteurs (demandeur, remplaçant, planificateur).
  3. Le demandeur effectue sa demande directement dans le planning.
  4. Le planificateur est informé de la demande et peut choisir de :
  • valider la demande de remplacement (les 2 occupations sont alors échangées),
  • supprimer la demande de remplacement (ce qui équivaut à un refus).

Pour effectuer une demande de remplacement

L’agent qui souhaite demander un remplacement effectue la manipulation suivante :

• Dans le menu principal "Mon Planning", cliquer sur "Collectif" pour afficher le planning du mois concerné.

• Cliquer sur la journée concernée. L’éditeur des occupations apparaît.

• Si le remplacement est autorisé, le pictogramme de demande de remplacement apparaît en face de l’occupation. Cliquer sur ce pictogramme.

• Renseigner le formulaire de demande de remplacement :

  • Date de remplacement : sélectionner la date .
  • Remplaçant : les agents qui sont susceptibles d’être remplaçants apparaissent dans la liste.
  • Message : renseigner toutes les informations permettant au planificateur de traiter la demande.
  • Valider la saisie en cliquant sur le bouton "Enregistrer la demande".
    Cliquer sur l’image ci-dessous pour visualiser la démonstration animée de la procédure.

La demande est enregistrée.

• Si l’agent souhaite annuler sa demande (avant qu’elle soit traitée), il effectue la manipulation suivante :

  • Clic sur la journée concernée, dans le planning mensuel.
  • Dans l’éditeur des occupations, clic sur le pictogramme de remplacement.

Le formulaire de traitement de la demande apparaît.

• Cliquer sur le bouton "Annuler ma demande".

Pour traiter une demande de remplacement

Le planificateur est informé de la demande de trois façons complémentaires :

1. Les occupations faisant l’objet d’une demande de remplacement sont affichées d’une façon particulière dans le planning : fond transparent et surlignement de l’abréviation de l’occupation. Par exemple, ci-dessous, une cellule contenant une demande de remplacement sur une Garde 24 :

2. Les demandes de remplacement apparaissent sur le tableau de bord des gestionnaires, comme toutes les demandes.
Lire à ce sujet le paragraphe "Comment le responsable hiérarchique traite-t-il la demande ?" de l’article "Comment fonctionne le circuit de validation ?"

3. Une notification par courriel est envoyée au responsable d’équipe ou au chef de centre/chef de service, selon le paramétrage retenu.

Le traitement de la demande s’effectue comme suit :

• Afficher le planning mensuel concerné.

• Cliquer sur le bouton "Afficher les demandes à traiter" :

• Le volet de traitement des demandes apparaît.
Les demandes de remplacement sont associées au pictogramme :

• Cliquer sur une demande de remplacement.
La liste mensuelle est filtrée pour afficher uniquement le planning des deux agents concernés. L’éditeur des occupations apparaît, contenant le formulaire de traitement de la demande.

• Bouton "Valider la demande" :

  • la demande est acceptée.
  • Les deux occupations des agents sont échangées.
  • Une notification e-mail est envoyée aux deux agents qui sont ainsi prévenus du changement.
  • Sur la feuille journalière, les piquets des deux agents sont intervertis.

• Bouton "Refuser la demande" :

  • la demande est supprimée.
  • Les deux occupations des agents reviennent à la situation initiale.
  • Une notification e-mail est envoyée aux deux agents qui sont ainsi prévenus du refus de changement.

Paramétrage fonctionnel

• Occupations pouvant faire l’objet d’une demande de remplacement : mettre la valeur "oui" dans le champ "Remplacement" du type d’occupation.
Lire à ce sujet l’article "Comment paramétrer les règles du temps de travail ?"

• Période autorisée pour les demandes de remplacements :

  • Début de la période : renseigner l’écart entre aujourd’hui et le jour à partir duquel il est possible d’effectuer une demande, dans le champ "site.delaiRemplacementMin".
    Ex. saisir "7" si on autorise les demandes une semaine à l’avance.
  • Fin de la période : renseigner l’écart entre aujourd’hui et le jour à partir duquel il n’est plus possible d’effectuer une demande, dans le champ "site.delaiRemplacementMax".
    Ex. saisir "30" si on n’autorise pas les demandes au delà d’un mois.

• Profils et droits : 2 types de droits permettent de paramétrer les demandes de remplacement.

  • Demande de remplacement : soi-même
    • Lecture : l’utilisateur peut consulter les demandes de remplacement par lesquelles son planning est impacté.
    • Écriture : l’utilisateur peut effectuer des demandes de remplacement.
    • Suppression : l’utilisateur peut annuler les demandes de remplacement qu’il a émises, ou refuser celles pour lesquelles il est le remplaçant.
  • Demande de remplacement : tout le service
    • Lecture : l’utilisateur peut consulter n’importe quelle demande de remplacement du service.
    • Écriture : l’utilisateur peut valider ou refuser n’importe quelle demande de remplacement du service.

• Notifications : l’envoi des courriels est automatique.
Lire à ce sujet l’article "Comment paramétrer les notifications par courriel ?"