Comment exporter le planning d’un agent ?

Avec AGATT, les agents peuvent se connecter au progiciel à tout moment pour prendre connaissance de leur planning. Toutefois, cette opération peut comporter des inconvénients dans certains cas :

• Les agents peuvent avoir des difficultés pour se connecter, en raison de l’infrastructure réseau du SDIS : accès restreint avec plug-in lourd d’authentification, lenteurs du réseau, etc.
• Les connexions multiples, à seule fin de consultation, surchargent inutilement le réseau.

Pour ces raisons, l’administrateur peut activer l’export des plannings, en lecture seule, pour consultation dans des logiciels tiers. Cette fonctionnalité permet aux agents d’intégrer leur planning dans différents outils : messagerie, smartphone. Techniquement, il repose sur le standard de fait "iCalendar".

Exemples d’usage :
- affichage du planning AGATT d’un agent dans Outlook, Zimbra, Google Calendar, etc.
- affichage du planning AGATT d’un agent sur un smartphone, une tablette, etc.
- regroupement du planning de plusieurs agents - par exemple, la chaîne de commandement - dans une interface unique (portail du SDIS)

Cette fonctionnalité repose sur 2 étapes distinctes :

1. Activation de la fonctionnalité par l’administrateur.
2. Export du planning dans un logiciel tiers par l’agent.

NOTE DE SÉCURITÉ
Par nature, l’export d’informations à destination de logiciels tiers constitue une faille de sécurité, puisque l’utilisateur peut consulter des informations issues du progiciel AGATT, sans être tenu de s’authentifier au préalable. Le système de clé privée, spécifique à chaque agent, limite le risque de divulgation des informations. Un agent ne peut pas deviner la clé privée d’un autre agent. Il reste toutefois de la responsabilité des administrateurs d’activer ou non le système d’export des plannings, notamment au regard de la politique du SDIS en la matière. Tout comme ils sont informés du caractère sensible des mots de passe, les agents doivent être informés des avantages et inconvénients de cette fonctionnalité.

Comment activer l’export iCalendar ?

• Exécuter le script de génération des clés privés des agents.
Seul l’administrateur connaît l’adresse du script. Idéalement, le script peut être exécuté sur une fréquence quotidienne (via une tâche planifiée), afin d’être actif pour les nouveaux agents. Une fois le script exécuté, le champ "clé privée" de la fiche individuelle des agents contient une chaîne d’authentification.

• Paramétrer les droits d’accès via le module de gestion des droits et profils.
2 niveaux d’accès sont prévus :

1. Accès individuel : chaque agent dispose du lien pour exporter son propre planning.

2. Liste de liens : le chef de centre/chef de service peut disposer de l’ensemble des liens d’export de ses agents.

Comment exporter le planning d’un agent ?

1. Premier cas - pour l’agent  :

• Se connecter au progiciel. Sur le tableau de bord , faire un clic-droit sur le lien "Exporter votre planning", puis cliquer sur l’option "Copier l’adresse du lien".
[Cliquez sur l’image ci-dessous pour visualiser la démo animée de la méthode de récupération du lien hypertexte du calendrier iCalendar d’un agent]

- Le lien obtenu est du type : "http://agatt.sdis99.fr/calendrier/999999/cb7abc478d5297545286ae4eaa218036a9a12ca4/occupation.ics" .
Coller ce lien dans le logiciel-tiers, qui servira à afficher le planning. La procédure varie selon le logiciel utilisé ; son intitulé est généralement du type "Importer un agenda externe".
[Cliquez sur l’image ci-dessous pour visualiser la démo animée d’un exemple d’import d’un planning AGATT dans l’application Google Calendar]

- Note : cette opération d’import n’est à effectuer qu’une seule fois par agent.
2. Second cas - Pour le chef de centre / service :

• Dans le menu principal, survoler l’onglet "Gestion des agents", puis cliquer sur l’option "Liste des agents".

Le pictogramme ci-dessous représente le lien d’export du planning pour chaque agent.

Pour obtenir le lien d’export du planning d’un agent, faire un clic-droit sur le pictogramme, puis cliquer sur l’option "Copier l’adresse du lien".

PNG

Quelles sont les informations exportées dans le flux "iCalendar" ?

Comme tout standard, iCalendar nécessite le formatage des informations.
Le flux exporté depuis Agatt est formaté comme suit :

• Informations d’en-tête :

- BEGIN:VCALENDAR
- PRODID :-//Pretexx//AGATT Occupations 1.0//FR
- VERSION:2.0
- METHOD:PUBLISH
- X-WR-CALNAME:Occupations AGATT

• Informations liées à chaque occupation exportée :

- BEGIN:VEVENT
- UID : identifiant unique de l’occupation
- DTSTART : date et heure de début de l’occupation
- DTEND : date et heure de fin de l’occupation
- DTSTAMP : date et heure de saisie de l’occupation
- CREATED : date et heure de saisie de l’occupation
- DESCRIPTION : message associé à l’occupation
- LAST-MODIFIED : date et heure de saisie de l’occupation
- LOCATION : nom du centre / service où a lieu l’occupation
- SUMMARY : libellé complet de l’occupation
- SEQUENCE : 1
- STATUS : statut de l’occupation (demande / validé / refusé)
- TRANSP:TRANSPARENT
- END:VEVENT