Comment fonctionne le circuit de validation ?

Certaines occupations doivent faire l’objet d’une demande de la part de l’agent. C’est le cas par exemple pour les congés, RTT, desiderata, etc.
Dans ce cas, l’occupation fait l’objet d’une validation par le supérieur hiérarchique. AGATT intègre un circuit de validation permettant au N+1 de l’agent de valider ou refuser la demande.

Nomenclature des états possibles pour les occupations :

  • "Demande" - Texte noir sur fond transparent

  • "Validé" - Texte blanc sur fond coloré.

  • "Refusé" - Texte noir barré sur fond transparent

Pré-requis

1. Paramétrage des profils : les profils susceptibles de traiter les demandes des agents font l’objet d’un paramétrage spécifique, en sélectionnant le droit "Infobulle des demandes à traiter".
- Cf. le mode opératoire "Comment fonctionne le système des profils d’utilisateurs ?"
[ cliquez sur l’image ci-dessous pour visualiser le paramétrage du profil "Chef de centre" pour gestion des demandes des agents]

2. Paramétrage du temps de travail : pour qu’une occupation soit intégrée dans le circuit de validation, l’administrateur doit la paramétrer en renseignant le champ "préférence agent = oui" (base de données : "typeOccupation.limiterOccParDate"). Le profil "agent" doit également être autorisé à poser l’occupation.
Cf. le mode opératoire "Recensement des déclinaisons d’occupations disponibles ?"
[ Cliquez sur l’image ci-dessous pour visualiser un exemple de l’occupation "Congé annuel", pouvant faire l’objet d’une demande de la part des agents ]

[ Cliquez sur l’image ci-dessous pour visualiser un exemple de règle de pose de l’occupation "Congé annuel", accessible au profil "Agent" ]

3. Verrouillage des occupations : le chef de centre/de service doit autoriser ses agents à poser leurs demandes.
Cf. le mode opératoire "Comment permettre aux agents d’indiquer leurs préférences concernant le temps de travail ?"

Comment l’agent fait-il part de sa demande ?

1. L’agent se connecte au progiciel, et utilise le module "Vos gardes du mois".

2. En cliquant sur la journée faisant l’objet de la demande, l’éditeur des occupations apparaît.

3. L’agent sélectionne l’occupation (ex. "Stage commandement"). Seul l’état "Demande" est sélectionnable. En validant le formulaire, la demande est enregistrée.

L’occupation apparaît dans le planning, sur fond transparent.

4. Si les notifications e-mail sont activées, le supérieur hiérarchique de l’agent (chef d’équipe ou chef de centre/service) est notifié de la demande.

Comment le responsable hiérarchique traite-t-il la demande ?

• Une fois connecté au progiciel, le responsable hiérarchique visualise les demandes à traiter directement sur son tableau de bord, via le module "Demandes à traiter". Les demandes sont classées par ordre chronologique, la plus récente en premier.

• En cliquant sur la date d’une demande, le planning mensuel concernée apparaît.

• Cliquer sur le bouton "Afficher les demandes à traiter.

Le volet des demandes apparaît.

• Le volet des demandes affiche les demandes dans le service en cours de consultation, pour le mois en cours de consultation. Les demandes sont listées par ordre chronologique croissant (de la plus proche à la plus lointaine).

• En cliquant sur une demande, l’éditeur des occupations apparaît. Le formulaire affiche la demande cliquée.

• La demande est traitée via la ligne "État" du formulaire, soit en cliquant sur "Validé", ou "Refusé". Une fois traitée, la demande disparaît de la liste des demandes à traiter.