Comment paramétrer les règles du temps de travail ?

Les occupations sont les unités de temps décrivant l’activité des agents.
Exemples d’occupations : « Garde 24, Garde 12h jour, Service hors rang, Stage, Formateur, FMA, Congé annuel, Congé exceptionnel, Arrêt maladie, etc. »

Au moment de l’installation du progiciel, des ateliers de paramétrage ont lieu afin de définir la liste des occupations, adaptée aux besoins du SDIS.
Ce paramétrage est décomposé en quatre niveaux :

  1. Définition des types d’occupations
  2. Optionnel : définition des natures d’occupations
  3. Définition des règles de pose
  4. Définition des règles de durée

Comment accéder au paramétrage du temps de travail ?

• Dans le menu, survoler l’onglet "Administration".
• Cliquer sur l’onglet "Temps de travail".

• Le formulaire principal apparaît.
Celui-ci affiche les occupations utilisées au sein du SDIS, classées selon l’ordre défini par l’administrateur fonctionnel. Les informations listées sont : "abréviation", "libellé complet" et "numéro d’ordre de l’occupation".

• Sélectionner un type d’occupation puis valider le formulaire.
Le paramétrage de l’occupation apparaît.

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• Après avoir sélectionné un type d’occupation, une visualisation globale du paramétrage de l’occupation (ici "Garde 24") dans un SDIS s’affiche.

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Comment créer un nouveau type d’occupation ?

Chaque occupation comporte plusieurs paramètres, qui font l’objet d’une définition départementale. On conseille aux SDIS de limiter le nombre d’occupations créées, afin de conserver la simplicité d’utilisation du progiciel. Suivant la taille et le fonctionnement du SDIS, on peut être amené à utiliser de 30 à 60 types d’occupations.

Pour créer un nouveau type d’occupation, cliquer sur le lien "Ajouter un nouveau type d’occupation". Le formulaire de paramétrage apparaît.

Abréviation : libellé court de l’occupation, compris entre 1 et 3 caractères (lettres et / ou chiffres).

Libellé : nom courant de l’occupation

Couleurs :

Pour chaque couleur ci-dessous, figurent (de gauche à droite) : le rendu visuel, le nom usuel de la couleur, sa "classe CSS", le code hexadécimal de la couleur native, le code hexadécimal de la couleur affadie, le code couleur du texte qui se superpose sur le fond coloré.

Rouge (vermillon) occ_rouge #C4000C #F9E5E6 #000000
Vert occ_vert #00CB33 #E5FAEA #000000
Bordeaux occ_fuschia #990066 #F4E5EF #000000
Caramel occ_marron #AD4601 #F7ECE5 #000000
Jaune occ_jaune #FFCC00 #FFFAE5 #666666
Bleu occ_bleu #335CCC #EAEFFA #000000
Orange occ_orange #FF5300 #FFEDE5 #000000
Violet occ_violet #663399 #F0EAF5 #000000
Emeraude occ_emeraude #009D76 #E5F5F1 #000000
Rose occ_rose #FF0066 #FFE5EF #000000
Kaki occ_kaki #7B7B28 #F2F2E9 #000000
Gris signale les occupations extérieures #999999 ... ...

Raccourci-clavier : lettre unique permettant de poser l’occupation au clavier.
Syntaxe :

  • Lettres ("a" à "z")
  • Chiffres ("1" à "12")
  • Touches de fonctions ("f1" à "f12")
  • Certains caractères spéciaux ("+", "-", "*", "/", ".", etc...)
  • Combinaisons ("alt+", "ctrl+", "shift+" suivi de la syntaxe du raccourci de base, par exemple "ctrl+g")

Prise piquet : oui / non.
Détermine si l’occupation peut être associée à des piquets.

Circuit de validation : oui / non.
Détermine si l’occupation peut être associée à des périodes de pose (ex. : contraintes des SPP).

Pose de dernière minute : oui / non.
Détermine si l’occupation, soumise à période de pose, peut être ajoutée en dehors des périodes de pose (ex. : disponibilités des SPV pour principe de « pose de dernière minute »).

Plusieurs poses par jour : l’occupation peut être posée plusieurs fois pour un même agent, un même jour et un même service (ex. : réunion des PATS).

Ordre éditeur : nombre entier.
Numéro d’ordre déterminant l’ordre d’apparition de l’occupation dans le progiciel, en particulier dans l’éditeur des occupations . On préconise de numéroter de 100 en 100, afin de conserver des emplacements libres pour rajouter de nouvelles occupations.

Notification courriel : oui / non. Détermine si la pose de l’occupation génère un envoi d’e-mail à destination du supérieur hiérarchique de l’agent (ex. : demande de congé).

Remplacement autorisé : détermine si l’occupation peut faire l’objet d’un échange entre deux agents.

Comment créer une nature d’occupation ?

La "nature" est une façon de préciser le contenu d’une occupation, généralement à des fins statistiques. Une "nature" peut être associée à une seule occupation.
La saisie de la nature d’occupation ne peut pas être obligatoire et elle n’est pas associée aux règles de gestion (pose et durée).

Exemples de natures pour l’occupation « Heures supplémentaires » : « réunion, encadrement JSP, intervention, autres, etc. »

Pour créer une nouvelle nature d’occupation, cliquer sur le lien "Ajouter une nouvelle nature d’occupation". Le formulaire de paramétrage apparaît.

Libellé : texte décrivant la nature (ex. : « Intervention »)

Ordre : nombre entier.
Numéro d’ordre déterminant l’ordre d’apparition de la nature d’occupation dans le progiciel, en particulier dans l’éditeur des occupations.

Définition des règles de pose

Les règles de pose permettent de déterminer QUI peut poser des occupations à QUELS agents.
La création et l’application d’une règle de pose nécessitent l’enregistrement de plusieurs paramètres.
Pour accéder au formulaire de création d’une règle de pose, cliquer sur "Ajouter une nouvelle règle de pose".

[Cliquez sur l’image ci-dessous pour l’agrandir.]

Sur l’exemple présenté par le visuel ci-dessus, à savoir la création d’une règle d’astreinte hebdomadaire ("Astreinte semaine"), l’opérateur aura à définir :

  • le nom - à la fois descriptif et concis - de la règle, dans le champ "Description"
  • si cette règle est "active" ou non,
  • le ou les profils d’agents autorisés à poser cette occupation (plusieurs profils d’agent peuvent être sélectionnés),
  • le ou les statuts administratifs auxquels la pose de cette occupation peut être systématiquement associée,
  • le nombre maximal de poses de cette occupation à un même agent sur une période mensuelle,
  • la qualité de ce seuil maximal : "bloquant" ou "indicatif,
  • l’entité sélectionnées et ses "enfants" sur laquelle la pose sera autorisée,
  • si l’occupation peut être "substituable" et/ou "substituée".

Après avoir "enregistrer" les paramètres renseignés, la règle de pose apparaît.
Chacune des règles de pose figurant dans ce tableau est éditable/modifiable/supprimable.
[Cliquez sur l’image ci-dessous pour l’agrandir.]

Définition des règles de durée

Il est nécessaire ensuite de déterminer la durée d’une occupation à compter du moment où elle est posée. Ce paramétrage d’une "règle de durée" passe par le renseignement très détaillé de tous les champs présentés et commentés sur l’exemple ci-dessous.

[Cliquez sur l’image ci-dessous pour l’agrandir.]

Description : ce champ permet d’ajouter un libellé complémentaire pour réduire le risque de confusions.

Active : en cochant "oui", la règle de durée sera prise en compte lors de la pose des occupations.

Logé : si la règle concerne les agents logés, cocher "oui"
Choisir "/" si le paramètre n’a pas d’importance.

Âge de l’agent : cette fonction permet de sélectionner la tranche d’âge pour laquelle la règle s’applique. Choisir “0” à “100” par défaut.

Nombre de jours consécutifs : ce champ permet de déterminer si la règle s’applique après plusieurs jours consécutifs. Choisir l’option “0” par défaut.

Entité : la durée s’appliquera à l’entité sélectionnée et à ses "enfants".

Statuts administratifs : la durée s’appliquera aux agents ayant l’un des statuts administratifs cochés.

Jours de la semaine : la durée s’appliquera sur les jours sélectionnées.
Comme pour les autres sélections multiples, utiliser le raccourci-clavier [CTRL] + clic pour sélectionner plusieurs jours.

Jours fériés : la règle concerne-t-elle les jours fériés ?
Choisir "/" si le paramètre n’a pas d’importance.

Compteur : pour sélectionner le compteur de temps (SPP/PATS, SPV, Reliquat, Majoration, minoration) associé à l’occupation.

Poids  : saisir le poids, en journées, de l’occupation (ex : "1", "0.5").

Temps de travail : signe : ce paramètre détermine si l’occupation génère du temps de travail (+) ou "en soustrait" (-).

Temps de travail : volume horaire : entrer le volume de temps de travail décompté en heures et centièmes. Par exemple : "16.84".

• Profils autorisés à modifier le temps de travail : ce champ permet de sélectionner les profils d’utilisateur qui seront autorisés à modifier le volume de temps de travail décompté par l’occupation. Sélection multiple possible.

Temps de présence : heures : pour sélectionner le nombre d’heures de présence décompté par l’occupation.

Temps de présence : minutes : pour sélectionner le nombre de minutes de présence décompté par l’occupation.

Début de présence : permet de saisir l’heure de début de présence.

Fin de présence : permet de saisir l’heure de fin de présence.

Occupation sur deux journées : sélectionner "Non", sauf si l’occupation a lieu sur deux journées contigües (ex : une garde 24h).

Profils autorisés à modifier le temps de présence : pour sélectionner les profils d’utilisateur autorisés à modifier le volume de temps de présence décompté par l’occupation.

Temps de récupération : signe : pour déterminer si l’occupation génère du temps de récupération (+) ou en soustrait (-).

Temps de récupération : heures : indiquer le nombre d’heures de récupération décompté par l’occupation.

Temps de récupération : minutes : indiquer le nombre de minutes de récupération décompté par l’occupation.

Profils autorisés à modifier le temps de récupération : pour sélectionner les profils d’utilisateur autorisés à modifier le volume de temps de récupération décompté par l’occupation.

Une fois enregistrée, la "règle de durée" apparaît elle aussi dans un tableau dont chaque ligne (règle) est éditable/modifiable/supprimable.
[Cliquez sur l’image ci-dessous pour l’agrandir.]

Recensement des déclinaisons d’occupations

Les occupations apparaissent principalement dans le planning des agents.
Elles apparaissent également dans d’autres modules du progiciel, avec un affichage différent, en raison des contraintes visuelles ou techniques (extractions statistiques, versions imprimables, etc.).

Ci-dessous, voici les représentations visuelles que peuvent prendre les occupations dans AGATT, selon la fonctionnalité et le contexte dans lesquels elles s’inscrivent.

  • Sur le "Tableau de bord", dans le module "Mon Planning"
  • Sur le "Tableau de bord", dans la fenêtre "éditeur des occupations"
  • Sur le "Nombre d’occupations à poser", dans le module "Bilan annuel des occupation"
  • Sur le "Nombre d’occupations à poser", dans la fenêtre "Historique des occupations"
  • Sur le "Bilan individuel des occupation", dans le "Tableau mensuel"
  • Sur le "Rapport des occupations", dans le "Tableau quotidien"
  • Sur le "Planning mensuel", dans les cellules du planning
  • Sur le "Planning mensuel", dans la fenêtre "Éditeur des occupations"
  • Sur le "Planning mensuel", dans le formulaire de pose d’une occupation
  • Sur le "Planning mensuel", dans le volet-horaires de la fenêtre "Éditeur des occupations"
  • Sur le "Planning mensuel", dans l’onglet "Historique" de la fenêtre "Éditeur des occupations"
  • Sur le "Planning mensuel", dans le module de "Conversion des occupations"
  • Dans la version imprimable du "Planning mensuel"
  • Sur le "Liste journalière de gardes", dans les cellules du planning
  • Sur la "Feuille de gardes journalières", dans l’infobulle "Armement des engins"
  • Sur la "Feuille de gardes journalières", dans la "Feuille de présence"
  • Sur le formulaire de "Verrouillage des occupations"
  • Sur la rubrique de paramétrage des "Indicateurs collectifs", dans le formulaire "Ajout d’un critère"
  • Sur la rubrique de paramétrage des "Indicateurs individuels", dans le formulaire "Ajout d’un critère"
  • Dans "l’Historique des occupations"
  • Sur la rubrique de paramétrage des "Règles de pose et de durée"
  • Sur la rubrique "utilisateurs connectés", dans le tableau "Historique des occupations"