Comment suivre et corriger les anomalies de pointage des agents ?

La procédure de pointage avec AGATT se déploie sur trois axes :
- le pointage en lui-même par l’agent, depuis le "Tableau de bord",
- le suivi de ses pointages par l’agent lui-même,
- le suivi et la correction des anomalies de pointage par un gestionnaire RH ou le responsable hiérarchique de l’agent, habilité pour ce contrôle (ci-dessous).

Pour ce traitement des anomalies de pointage, deux options s’offrent au gestionnaire :
1. celui-ci souhaite effectuer une correction bien identifiée, sur sollicitation de l’agent ou de son supérieur hiérarchique, par exemple,
2. celui-ci souhaite visualiser, sur une période donnée, toutes les anomalies de pointage à l’échelle de son service ou du SDIS et les corriger.

Mais quel que soit le point d’entrée choisi pour accéder à ces anomalies, le gestionnaire aboutira toujours sur la vue détaillée des pointages d’un agent sur une journée et au formulaire pour leur correction, dans le module "Suivi des pointages".

Pour corriger une anomalie de pointage d’un agent bien identifié

Au survol du menu GESTION DES AGENTS, cliquez sur le sous-menu "Liste des agents".

La Liste des agents s’affiche et, sur la ligne de l’agent concerné par l’anomalie, dans la colonne "Actions", cliquez sur le pictogramme "Consulter les pointages effectués par cet agent" :

La page de "Suivi de pointages" de l’agent sélectionné apparaît.
Elle se compose de quatre parties :

  • le sélecteur pour choisir la période sur laquelle se trouve l’anomalie à corriger,
  • l’encart dédié à l’état du solde mensuel initial au moment de la consultation,
  • le tableau des pointages de la période choisie (par défaut le mois en cours),
  • le formulaire de correction de pointages qui n’apparaît qu’après avoir cliqué sur le pictogramme présent dans la colonne "Actions" du tableau des pointages.

Rappel et écrêtage du solde mensuel initial

Sous le sélecteur de période de consultation des pointages, un encart rappelle, à l’instant T de la consultation du suivi des pointages, l’état du solde initial de l’agent.
Une seconde ligne cliquable n’apparaît que si l’utilisateur possède le droit "Suivi des Pointages : report d’heures" et si un nombre d’heures a été effectué par l’agent au-delà du seuil autorisé.
Dans ce cas, l’utilisateur peut alors, en cliquant sur cette ligne soulignée, reporter sur le solde initial actuel le surplus d’heures effectué par l’agent lors du mois précédent. Cette démarche confère au gestionnaire la possibilité de passer outre le principe d’écrêtage qui annule automatiquement toutes les heures effectuées au-delà du seuil autorisé par le SDIS.

Dans l’exemple ci-dessous, l’agent avait dans son solde un excédent de 9h39 à la fin du mois de janvier.
Le seuil maximal autorisé par le SDIS étant de - 8h ou + 8h par rapport au nombre d’heures obligatoires à effectuer, l’écrêtage est censé faire perdre à l’agent 1h39 effectuée en janvier.
En autorisant le report, ces heures lui sont restituées et son solde initial de février s’en trouve augmenté d’1h39.
Cette action reste réversible.

Le tableau des pointages

Sur la capture ci-dessous (exemple fictif), on remarque, de gauche à droite :

  • la distinction entre "Jour" ouvré, de week-end, congés scolaires ou férié, comme dans les en-têtes des plannings d’AGATT,
  • la reprise des nomenclature et couleur des occupations de l’agent sur les journées listées,
  • des pictogrammes (triangles oranges et rouges) caractérisant la ou les sources d’anomalies ("Pause méridienne inexistante", "Absence sur une plage horaire obligatoire", "Présence sur une plage horaire interdite") en fonction de leur sévérité (les anomalies indiquées en rouges empêchent AGATT de calculer le temps de travail de l’agent correctement et nécessitent une correction),
  • les créneaux de pointages en deux versions : les pointages réellement effectués par l’agent puis les pointages retenus, après correction éventuelle
  • les différentes durées calculées par AGATT à partir de ces pointages et leur impact sur le soldes de temps de travail de l’agent,
  • le pictogramme "Corriger ces pointages" dans la colonne "Actions".
    Au clic sur celui-ci, le formulaire de correction des anomalies de pointages apparaît sous le tableau des anomalies.

Détails de la journée et correction des pointages erronés

Ce formulaire de correction des anomalies de pointages comporte :

  • le rappel des occupations planifiées sur la journée concernée,
  • le tableau regroupant toutes les informations liées aux pointages sur cette journée,
  • le formulaire d’ajout de pointage sur un éventuel créneau-horaire manquant.

Le tableau des pointages permet deux types d’action :

  • la suppression d’un pointage (au clic, un message de confirmation s’affiche),
  • la correction des horaires erronés (colonne "Horaire corrigé").
    Au clic sur le pictogramme présent dans cette colonne, le champ "horaire" s’active.
    Indiquez l’horaire souhaité et tapez sur la touche "Entrée" de votre clavier ou cliquez sur la coche verte apparue à côté de l’horaire pour valider cette correction.
    Les valeurs présentes dans le tableau des pointages s’en trouvent automatiquement modifiées.

Pour visualiser toutes les anomalies de pointage à l’échelle du SDIS ou d’un service

Au survol du menu GESTION DES AGENTS, cliquez sur le sous-menu "Anomalies de pointage".

Le module "Anomalies de pointage" recense la liste de toutes les anomalies de pointage de tous les agents du SDIS ou du service concerné.
(Le périmètre affiché dépend des droits activés dans le profil de l’utilisateur)
Le pictogramme présent dans la colonne "Actions" renvoie vers le module "Suivi des Pointages", pour l’agent et la journée à corriger.