Comment gérer les congés et autres absences ?

Dans AGATT, les congés sont enregistrés au même titre que les autres activités des agents (gardes, stages, etc.). Les planificateurs posent les journées de congés dans le module "Planning mensuel", et les agents visualisent leurs périodes de congés en se connectant au progiciel.

Le suivi du nombre de journées de congés posées est possible notamment grâce au module des "Indicateurs individuels". Dans ce cas, le compteur additionne les journées au fur et à mesure que les congés sont posés.

Pour un suivi plus fin, le planificateur définira à l’avance le nombre de congés accordés dans le module de "Suivi des absences". Une fois cette opération effectuée, le progiciel déduira chaque congé du total défini, au fur et à mesure de l’année, ce qui garantira une traçabilité complète.

Ce principe de quota peut être utilisé également pour les RTT, les stages, les FMA, ou tout autre type d’occupation pour laquelle on souhaite définir un nombre maximum de journées à ne pas dépasser.

Comment définir le nombre de journées de congés accordées par an à chaque agent ?

• Dans le menu principal, survoler l’onglet "GESTION DES AGENTS" puis cliquer sur le menu "Suivi des absences".

Le module de suivi des soldes d’absences permet alors de sélectionner un agent afin de lui définir des soldes d’absence par type d’occupation accordée.

Une fois l’agent sélectionné, on va renseigner le formulaire de "Création d’un solde".

Dans le cas de la création d’un solde de congés annuel, par exemple, saisir les informations suivantes, après avoir défini le libellé ’"Congés" par exemple) du nouveau solde :

  • Type d’occupations accordées : sélectionner l’occupation "Congés" (ou "RTT", ou tout autre type d’occupation selon le besoin, et le paramétrage en vigueur dans le SDIS).
  • Année  : choisir l’année de référence.
  • Exercice comptable : sélectionnez l’un des exercices comptables prédéfinis.
  • Quantité prévue : Saisir le nombre d’absences auquel l’agent a droit.
  • Date de début de pose : choisir la date à partir de laquelle il sera possible de poser les occupations.
  • Date de fin de pose : choisir la date à partir de laquelle il ne sera plus possible de poser les occupations.
  • Saisie multi-agents : les autres agents de l’entité apparaissent.
    Pour appliquer une saisie similaire à d’autres agents, les sélectionner en cliquant sur la touche [CTRL] du clavier + clic gauche de la souris.

• Valider la saisie en cliquant sur le bouton "Enregistrer".
Un tableau récapitulatif (ou une nouvelle ligne de ce tableau, s’il avait déjà été créé) apparaît :

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A noter

  • Lors de la pose de demandes d’absences par les agents, le reliquat affiché dans l’éditeur d’occupations inclut les demandes validées et celles en attente de traitement.
  • Le module de "Suivi des absences" compte et affiche toutes les occupations encore à l’état de demande posées par les agents.

Quelles sont les incidences dans la planification ?

  • Une fois le nombre de journées de congés défini, chaque journée de congé posée sera déduite du total.
  • Dans l’éditeur des occupations, la sélection de l’occupation "Congés" entraîne l’apparition d’un sélecteur. Celui-ci contient les informations suivantes :
    • Dates de début et de fin de la période qui donne droit aux congés,
    • Reliquat.
  • Dépassement du solde  : une fois le nombre de jours de congés atteint, il n’est plus possible de poser l’occupation.
  • Note : ceci dépend du profil de l’utilisateur et du paramétrage effectué au sein du SDIS.


Gestion du Compte Épargne Temps

Le module de suivi des absences permet la gestion du Compte Épargne Temps (CET) : déclaration, alimentation, utilisation du CET pour absence, monétisation.

Déclaration du CET : la création du Compte Epargne Temps consiste à créer un solde d’absences pour un agent, en sélectionnant le type d’occupation "Compte épargne temps". La création initiale implique généralement un solde de zéro jour dans le CET. La date de début du solde peut être fixée au jour de la demande de l’agent. Le CET étant une disposition valable pour la carrière de l’agent, la date de fin peut être fixée de façon arbitraire au 31/12/2099.

Alimentation du CET : l’ajout de journées dans le solde de CET peut s’effectuer depuis le reliquat d’un autre solde d’absences, par exemple un solde de congés annuels.

  • Sur la ligne d’un solde d’absences (par ex. des congés annuels), cliquer sur le pictogramme "Transférer des absences". Un formulaire de transfert apparait.
  • Quantité : saisir le nombre de jours à transférer depuis le solde d’absences vers le CET.
  • Solde destinataire : sélectionner le compteur de CET dans la liste. Ce principe implique que le compteur de CET ait été préalablement créé.
  • Commentaire : renseigner toute information utile sur la situation. Exemple : "3 jours de CA 2019 transférés en CET à la demande de l’agent."

Utilisation du CET pour absence : l’agent disposant de journées dans son solde de CET peut émettre une demande d’absence selon les mêmes modalités qu’une absence classique (voir à ce sujet le fonctionnement du circuit de validation).

Monétisation : le solde de CET affiche un bouton d’option "Indemniser des absences". Au clic sur cette option, un formulaire apparait.

  • Quantité : saisir le nombre de jours faisant l’objet d’une indemnisation.
  • Commentaire : renseigner toute information utile sur la situation. Exemple : "2 jours de CET indemnisés à la demande de l’agent."

L’ensemble des opérations effectuées sur le CET fait l’objet d’une historisation pour garantir la traçabilité.

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Circuit de validation des demandes

Pour comprendre le fonctionnement du circuit de validation des demandes (d’absences, congés, permutation de gardes), rendez-vous sur l’article dédié de cette base de connaissances.