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Comment imprimer la feuille journalière ?

Webmestre — 2021-07-20T13:35:25Z

Le progiciel AGATT est constamment amélioré depuis sa création en 2007.
La dernière importante refonte de son module de remplissage de la feuille journalière a été finalisée au printemps 2021. Les nouveautés de ce module largement optimisé sont résumées dans cet article.

Cette refonte a logiquement entraîné une amélioration du processus d'impression de la feuille journalière, de sorte à simplifier, d'une part, l'impression elle-même et, d'autre part, à homogénéiser et à optimiser les contenus à imprimer sur le document papier. Cette démarche cherche autant à rationaliser l'organisation des informations que les agents auront à consulter sur le document imprimé qu'à tenter de réduire un tant soit peu l'utilisation coûteuse - économiquement et écologiquement - d'encre et de papier.

NB : Le présent article décrit une procédure dont une partie peut varier selon la version du navigateur Internet installée sur votre machine.
Ce descriptif a été actualisé en juillet 2021 ; il se base sur la version 90.0 de Firefox, le navigateur recommandé pour l'utilisation d'AGATT.

Pour imprimer la feuille journalière

Le module d'armement des engins et fonctions dans AGATT permet la génération automatique d'un PDF imprimable. Le fonctionnement de ce module est expliqué dans l'article Comment gérer la feuille journalière (piquets) ?

Après que les postes correspondants aux engins et fonctions ont été "armés", l'utilisateur peut cliquer sur le bouton "IMPRIMER" situé sous le tableaux d'onglets du module de remplissage de la feuille journalière.

Ce clic ouvre une boîte de dialogue qui permet de sélectionner tout ou partie des groupes d'éléments que l'on veut intégrer à l'impression :

tout ou partie des tranches horaires configurées pour les engins et fonctions,
l'Armement des engins,
les Fonctions de garde,
la Feuille de présence,
la Synthèse des occupations,
les différentes catégories de Consignes.

Les boutons à cocher "Oui" ou "Non" offrent le choix de répartir ou pas les différentes catégories d'éléments sur des pages distinctes.
En choisissant "Oui", la lisibilité des éléments imprimés sera augmentée mais l'impression nécessitera un nombre plus important de feuilles de papier.

Cliquez ensuite sur VALIDER L'IMPRESSION.
Cette action ouvre le module d'impression de votre navigateur. Celui-ci permet de paramétrer plus ou moins la forme du document qui sortira de l'imprimante.
Un aperçu du PDF automatiquement généré par AGATT apparaît.
Sur la droite de cet aperçu, les fonctionnalités proposées par le module d'impression de Firefox s'affichent.

Les fonctionnalités principales de ce module, celles qui sont le plus fréquemment utilisées, apparaissent par défaut et permettent de :

Destination : sélectionner l'imprimante vers laquelle le PDF sera envoyé.
Copies : sélectionner ou d'entrer directement le nombre de copies souhaitées pour l'impression à venir.
Orientation : définir les éléments à imprimer qui peuvent s'agencer dans un sens vertical ("Portrait") ou horizontal ("Paysage").
Il est fortement conseillé de rester sur l'orientation "Portrait". Néanmoins, dans le cas de gros centres par exemple, un agencement en "Paysage" (en format A3) pourrait offrir une meilleure lisibilité.
Quelques tests préalables peuvent être nécessaires avant de trouver le rendu idéal selon les besoins.
Pages : imprimer tout ou partie des pages du PDF automatiquement généré par AGATT. En choisissant "Personnaliser", on entre le ou les numéros de pages dont on souhaite l'impression.
Par exemple, si le document complet comporte 10 pages, en entrant "2-6" (petit tiret intermédiaire sans espaces), seules les pages 2, 3, 4, 5, 6 seront imprimées.
Mode de couleur : générer une impression intégrant les couleurs ou une impression en noir et blanc.
Contrairement à l'impression du planning mensuel, ce paramètre est inutile dans le cas de le feuille journalière car elle ne contient plus un seul élément en couleur.
NB : La version précédente du module d'impression de la feuille journalière d'AGATT générait des documents contenant notamment le logo en couleur du SDIS utilisateur. La récente rationalisation de ce module a expurgé du PDF à imprimer de tout élément de couleur pour se focaliser sur les informations essentielles.

Plus de paramètres : en cliquant sur cet item complémentaire, il est possible d'affiner et de personnaliser un peu plus l'impression, avec le choix du format de papier (A4, A3, A5, etc.), le changement d'échelle (ajustement à la taille de la page, pourcentage de réduction ou d'augmentation), les options d'impression des arrière-plans (indispensable pour obtenir les couleurs du planning mensuel mais inutile ici).

Cliquer sur IMPRIMER pour lancer l'impression.

Remarques sur les impressions sur papier

Les quatre images ci-dessous (à agrandir au clic) montrent l'exemple fictif d'une feuille journalière comprenant quatre pages sur lesquelles sont répartis, avec saut de page entre chaque groupe d'éléments :

les Piquets et Engins du jour,
les Fonctions de garde des agents concernés par ces piquets,
la Synthèse des occupations des agents concernés,
les Consignes opérationnelles, fonctionnelles et liées aux Engins à prendre en compte pendant la journée.

NB : Partant du principe que la plupart des imprimantes intègrent dans les marges techniques des feuilles imprimées des informations inhérentes à l'impression (titre du document, URL de la source émettrice du PDF, numérotation de pages, date et horaire de l'impression), les PDF générés par AGATT entendent se focaliser sur les informations essentielles d'une feuille journalière.

Comment gérer les liaisons entre les postes ?

Webmestre — 2019-08-11T15:49:44Z

Certaines contraintes peuvent inciter les centres de secours à mutualiser les postes, sur des engins spécifiques par exemple. Aussi, le remplissage de la feuille journalière de gardes peut être simplifié après paramétrage préalable de "liaisons de postes".

Dans la barre de menus principale, survoler le menu "CONFIGURATION" et cliquer sur "Liaisons de postes".

Le formulaire de création de liaisons de postes apparaît et doit être rempli comme suit :

sélectionner les deux engins à relier dans la feuille journalière de gardes. Les deux sélecteurs proposent la liste des engins et fonctions préalablement paramétrés pour le centre.
Activer ou non cette liaison par défaut dans les feuilles journalières à créer.
Donner un libellé simple et explicite à cette liaison
Associer un message, pour indiquer une période effective particulière, par exemple.

La liaison apparaît alors dans un tableau récapitulatif, au-dessus du formulaire de création de liaison de postes. Les pictogrammes de sa colonne "Outils" permettent de modifier ou de supprimer la liaison.

NB : en cumulant les liaisons de postes entre plusieurs véhicules, il est possible de créer des chaînes de liaisons de poste.

Incidences dans la feuille journalière de gardes

Toute liaison de poste activée impacte directement l'édition de la feuille de gardes journalière.
Dans les champs des véhicules à garnir, les liaisons de postes sont matérialisées par un pictogramme.
Au survol de ce dernier, apparaissent la ou les liaisons du piquet avec d'autres piquets.

Concrètement, cette fonctionnalité permet d'attribuer automatiquement un piquet à un agent sur le poste d'un véhicule A et sur le poste lié sur un véhicule B.
Cette opération à sens unique ne fonctionne que du véhicule A vers le véhicule B et non l'inverse.

Comment paramétrer la section "synthèse des occupations" de la feuille journalière ?

Webmestre — 2018-07-18T11:51:16Z

Dans AGATT, il existe plusieurs modes de visualisation des agents disponibles à la garde sur une journée et susceptibles d'être affectés à des piquets précis.
L'un de ces modes permet de lister les agents par groupes d'occupations sur la version imprimable de la "Feuille journalière des piquets" .
Par exemple, on peut ainsi savoir en un coup d'œil quels agents sont de garde en journée, en regroupant dans un même bloc les agents en "garde jour" et les agents en "garde 24h".
L'apparition de cette "synthèse des occupations" nécessite un paramétrage simple.

Pour paramétrer la synthèse des occupations

Survoler l'onglet "CONFIGURATION" dans la barre de menus principale puis cliquer sur le menu "Feuille journalière : synthèse des occupations".

Le module de paramétrage des blocs de la synthèse des occupations apparaît.

Celui-ci permet, à terme, l'affichage de blocs synthétisant les occupations dans la "Feuille journalière des piquets".

Renseigner les champs du formulaire d'ajout d'un bloc :

Libellé : pour définir l'intitulé du bloc. Par exemple : "Garde Jour"
Numéro d'ordre : détermine l'ordre d'apparition du bloc dans la version imprimable de la Feuille journalière.
Actif : détermine si le bloc doit apparaître ou non dans la feuille journalière.
Cumul des agents : si "oui", on affiche un petit tableau qui compte les agents par tranche-horaire. Si "non", ce tableau est masqué.

Cliquer sur "Enregistrer" pour valider la création de ce bloc.

La création d'un bloc donne accès à un formulaire de choix des types d'occupation à afficher dans ce même bloc, selon un ordre d'apparition paramétrable lui-aussi.

Sur les images ci-dessous (cliquez dessus pour les agrandir), on pourra observer, d'une part, l'écran de paramétrage de synthèse des occupations contenant plusieurs blocs - éditables, modifiables et supprimables - et, d'autre part, le résultat obtenu sur la version imprimable de la feuille journalière.
Chaque type d'occupation intégré dans chaque bloc est lui-aussi éditable, modifiable et/ou supprimable.

On remarquera dans l'écran de paramétrage, la présence du bloc "Autorisation Absence" marqué comme "Actif". Ce bloc n'apparaît cependant pas dans la version imprimable de la feuille journalière parce qu'aucun agent n'avait d'occupation correspondant au bloc "Autorisation Absence" ce jour-là.

Pour imprimer la synthèse des occupations

La sélection des contenus à imprimer dans la feuille journalière passe par la même fenêtre contextuelle qui apparaît lorsque l'on souhaite imprimer la feuille journalière.
Reportez-vous à l'article "Comment imprimer la feuille journalière ?"

A quoi sert la feuille de présence ?

Webmestre — 2018-05-15T10:33:30Z

La feuille de présence permet au sous-officier de garde de visualiser les agents de garde chaque jour.
Il peut également savoir quel piquet leur est attribué.

Pour accéder à la feuille de présence

Dans la barre de menus principale, cliquer sur l'onglet "PLANIFICATION" puis sur le menu "Feuille de gardes journalières".

Dans le tableau à onglets, cliquer sur l'onglet “Agents” pour visualiser la liste des agents présents à la garde.

Sous le tableau à onglets du module d'édition de la feuille de garde journalière, une fois les piquets attribués, cliquer sur IMPRIMER.
Dans la boîte dialogue qui apparaît, cocher la case "Feuille de présence" et VALIDER L'IMPRESSION.

La feuille de présence sera alors intégrée dans l'une des pages du PDF généré automatiquement par AGATT. Ce volet de la feuille de garde journalière comporte les nom et prénom(s) de l'agent, son grade, son statut administratif, l'abréviation de son occupation (ici J12 : Garde de jour 12 heures) et les libellé, tranche-horaire et code du piquet attribué.

Rendez-vous dans l'article "Comment imprimer la feuille journalière ?" pour le détail des modalités de l'impression de ce document dans AGATT.

Comment fonctionne la liste mensuelle des piquets ?

Webmestre — 2018-05-15T10:15:46Z

La "liste mensuelle des piquets" permet d'attribuer un ou plusieurs piquets à chaque agent selon ses compétences, à partir d'un mode de visualisation en forme de planning mensuel.
L'attribution de piquets s'effectue de la même manière que la pose d'occupations dans les plannings, à savoir, au clic sur l'une des cellules-journées du planning, une boîte de dialogue, l'éditeur de piquets, s'ouvre et permet le renseignement de différentes informations inhérentes aux piquets attribués.

La liste mensuelle des piquets est corrélée à la feuille de garde journalière.
Une action dans l'un des deux modules se répercute automatiquement dans le second module.

Pour accéder à la liste mensuelle des piquets

Dans la barre de menus principale, survoler l'onglet "PLANIFICATION" et cliquer sur le menu "Liste mensuelle des piquets".

La liste des gardes du mois en cours apparaît.
Celle-ci reprend le mode de visualisation du planning mensuel faisant apparaître les occupations des agents, ainsi que les piquets (de couleurs et d'intitulés distincts).

Pour consulter la liste mensuelle des piquets d'un autre mois

Une fois la liste de gardes affichée, le sélecteur de période apparaît dans la partie haute.
Cliquer sur le sélecteur pour choisir une autre période.

Pour attribuer un piquet à un agent

Pour attribuer un piquet à un agent, cliquer sur le menu "Liste mensuelle des piquets" visible au survol de l'onglet "PLANIFICATION".
Ou utiliser le sélecteur de mode de visualisation du planning, situé dans le coin supérieur gauche, au-dessus du bouton "Équipes à afficher".

Cliquer sur le jour de garde de l'agent. L'éditeur des piquets apparaît.
Bien entendu, si la cellule de la journée est vide, c'est-à-dire sans occupation de l'agent sur cette journée, l'éditeur ne s'ouvre pas.

Cliquer sur "Nouveau piquet".
Il sera impossible d'attribuer un piquet si aucune feuille de garde n'a été préalablement créée pour cette journée. Rendez-vous dans cet article pour la procédure de création de la feuille journalière et de ses tranches-horaires.

Renseigner les différents champs proposés :

Horaires rapides : sélectionner la ou les tranches-horaires prédéfinies pour ce piquet, ou sélectionner toute la durée de l'occupation de l'agent.
Engin : sélectionner l'engin (ou le poste) sur lequel positionner l'agent.
Piquet : selon l'engin choisi, renseigner le piquet sur lequel positionner l'agent dans l'engin.
Type : définir s'il s'agit du piquet "principal" ou "secondaire" de l'agent

Malgré la pré-définition de tranches-horaires pour chaque poste à armer, AGATT permet de positionner librement un piquet sur une autre tranche-horaires précise.
Dans ce cas, renseigner alors les champs :

Date/heure début
Date/heure fin
NB : ces horaires libres ne sont paramétrables que dans la "Liste mensuelle des piquets". Il n'est pas possible de les définir dans le module d'édition de la "Feuille journalière" !

Enfin, Enregistrer le piquet.

Les différents piquets attribués apparaissent dans la partie haute de l'éditeur de piquets, sous la ligne des occupations de l'agent.
La ligne inhérente à chaque piquet reprend toutes les informations attribuées, ainsi que le nombre de prises de ce même piquet par l'agent.
Les pictogrammes en fin de ligne permettent de modifier ou de supprimer le piquet à tout moment.

Parallèlement à cette démarche, on constatera que la feuille de garde journalière se sera renseignée en conséquences.

Des couleurs sont attribuées à chaque véhicule afin de repérer facilement le piquet de chaque agent. Le choix de ces couleurs est défini au paramétrage des "Engins et fonctions" dans AGATT.

Infobulle des occupations et des piquets

L'infobulle des occupations au survol des cellules de planning est également disponible dans la "Liste Mensuelle des Piquets".
Celle-ci affiche la liste des occupations opérationnelles ainsi que les piquets présents dans la case survolée, et permet ainsi une visualisation instantanée des activités planifiées sur la journée.

Point de vigilance en cas de suppression d'une occupation

Il est important de garder en mémoire que le planning et la feuille journalière sont reliés entre eux. On le comprend concrètement lorsqu'on utilise la liste mensuelle des piquets et on peut le déduire lorsque s'affiche l'infobulle au survol d'une case du planning contenant une ou plusieurs occupations susceptibles de faire l'objet de piquets.
Afin de réduire les sources d'erreur, AGATT dispose d'un mécanisme de vigilance qui entraîne la suppression automatique des piquets dès qu'une occupation est supprimée ou raccourcie lors de la modification des dates et heures de début et/ou de fin de cette occupation.

Comment utiliser le cahier de consignes d'AGATT ?

Webmestre — 2018-05-15T06:54:26Z

Outil de communication dont se servent les agents pour écrire toutes les informations importantes de la journée, le "cahier de consignes" est un complément pratique aux outils traditionnels de planification.
Dans AGATT, le cahier de consignes est consultable en ligne, partagé entre les agents. Il peut aussi être imprimé.

Sommaire

Cet article est long.
En cliquant sur l'un des liens ci-dessous, vous pouvez accéder directement à la section qui vous intéresse.

• Les types de consignes d'AGATT
• Saisir des consignes
• Intégrer une pièce jointe dans une consigne
• Consulter les consignes saisies
• Les consignes dans la déclinaison mobile d'AGATT
• Imprimer les consignes
• Supprimer une consigne
• Autoriser un agent à rédiger les consignes

Les types de consignes d'AGATT

Les consignes sont classées en trois groupes, chaque groupe contenant plusieurs types :

Consignes opérationnelles
- Voies - Rues - Routes barrées
- PI - BI indisponibles
- Évènements
- Service Sécurité
- Logiciel Alerte / Antarès
- Divers

Consignes fonctionnelles
- Réservation de salle
- Dispense de sport
- Stagiaires école
- Visites médicales
- Visites école
- Cérémonies
- Visites de prévention
- Services internes
- FMPA journalière
- Divers

Consignes engins
_NB : il s'agit d'un lien entre la liste des engins et les fonctions du centre.
Lire à ce sujet l'article "Comment paramétrer les engins et fonctions ?"]
- Indisponible
- Mutualisation
- Travaux mécaniques
- Contrôle Technique - Passage aux mines
- Formation
- Réunion
- Divers

Pour une journée donnée, chaque centre peut rédiger un nombre non limité de consignes. Chaque consigne peut être associée à une journée ou elle peut s'appliquer à une période de plusieurs jours.

Le cahier de consignes est consultable de trois façons complémentaires :

Planification - Consignes : saisie
Feuille journalière - onglet "Consignes" : consultation sur écran
Feuille journalière - version imprimable : consultation papier

Module de saisie des consignes :

Feuille journalière / Onglet de consultation des consignes :

Extrait d'une Impression des consignes :

Comment saisir les consignes ?

Les consignes sont associées à la feuille journalière. L'utilisation du cahier de consignes repose sur les trois étapes suivantes :

la création d'une feuille journalière,
la saisie des consignes,
l'impression (facultative) de la feuille journalière.

Le cahier de consignes étant intimement lié à la vie du centre, la gestion des droits se fait agent par agent. Pour pouvoir rédiger des consignes, il est donc nécessaire d'autoriser au moins un agent du centre à le faire (lire plus bas).

Pour saisir les consignes

• Créer une feuille journalière (cf. l'article dédié "Comment gérer la feuille journalière (piquets) ?")

• Dans la barre de menus principale, survoler l'onglet '"PLANIFICATION" puis cliquer sur le menu "Consignes".

• Le formulaire de saisie d'une consigne apparaît.
Renseigner les champs :

Type : choisir une catégorie de consigne dans la liste déroulante.
Ou taper les premières lettres du terme recherché.
Texte : cet éditeur de texte permet de rédiger le contenu de la consigne en hiérarchisant les informations :
- en utilisant les styles (gras, italique, souligné),
- en surlignant avec une ou plusieurs couleurs,
- en intégrant une liste numérotée ou à puces,
- en insérant un lien (hypertexte)
- en supprimant tout ou partie des mises en forme mentionnées ci-dessus.
Durée : l'option "plusieurs journées" permet de dupliquer la consigne sur une période. Celle-ci fait apparaître deux nouveaux champs :
- Date de début et de fin : pour définir la période d'application de la consigne, dans le cas d'une consigne sur plusieurs journées.
- Jours d'effet : pour dupliquer une consigne sur une période, tout en évitant son apparition sur certains jours de la semaine (ex. : consigne redondante ne s'appliquant pas le week-end, par exemple).

• Valider la saisie en cliquant sur le bouton "Enregistrer".

• Répéter l'opération pour l'ensemble des consignes.

Comment associer une pièce jointe à une consigne ?

Il est possible de joindre un document à une consigne dans AGATT en intégrant un lien cliquable qui renvoie vers ce document.

Pour des raisons à la fois pratiques, de sécurité et de souveraineté, il est conseillé d'utiliser France Transfert pour générer ce lien "hypertexte".
Ce service réservé aux agents de l'État permet de :

déposer une pièce jointe de manière sécurisée,
de récupérer ("copier") le lien hypertexte de cette pièce jointe,
de placer ("coller") finalement ce lien dans la consigne AGATT.

Pourquoi est-ce important de bien hiérarchiser un message de consigne ?

Un communiqué, quel que soit sa taille, doit être bien hiérarchisé afin de garantir que les messages et/ou les éléments importants qu'il contient soient correctement reçus et compris. On s'épargne ainsi tout malentendu.

Pour hiérarchiser un message, en l'occurrence ici, une consigne, on peut définir cet ordre d'importance des mots ou groupes de mots de plusieurs manières plus ou moins cumulatives, en écrivant tout en MAJUSCULES, en surlignant en gras, en soulignant ou en utilisant des couleurs symboliques (vert, orange, rouge, ...).
NB : un texte entièrement souligné, en gras et en rouge, n'est pas hiérarchisé ; il est contre-productif ! Les termes importants qu'il contient ne se distinguent pas du reste du message et peut être perçu comme agressif.

Ci-dessous, un exemple de message de consigne hiérarchisé.
Lu rapidement, en diagonale, celui-ci attire l'œil sur les éléments essentiels.
Le nom du lieu est en majuscules pour éviter les ambiguïtés.
Les éléments négatifs sont en rouge, les positifs en vert.
Lorsque cela est possible, sauter des lignes entre les segments importants du texte accroît sa lisibilité, surtout quand beaucoup d'éléments sont surlignés en gras.

N'hésitez pas à fixer des règles consensuelles de hiérarchisation des messages de consignes et à les transmettre (voire à les imposer) aux différents rédacteurs du cahier de consignes. Tout le monde sera gagnant !

Pour consulter les consignes saisies

Les consignes passées, présentes et futures apparaissent à la suite du formulaire de saisie.
Les trois pictogrammes d'option (dans la colonne "Outils") permettent :

d'afficher la fenêtre contextuelle de l'historique de la consigne
de modifier le formulaire d'édition de la consigne,
de désactiver ou de réactiver une consigne. Lorsqu'elle est désactivée, ce troisième pictogramme change et toutes les données de la consigne sont barrées.
La consigne désactivée n'apparaît plus aux yeux des utilisateurs et pourra être réactivée en cliquant simplement de nouveau sur le pictogramme.

Visibilité des consignes dans la déclinaison mobile d'AGATT

La présence d'une ou plusieurs consignes associées à une journée de planning est signalée dans la déclinaison mobile par un pictogramme.

Celui-ci est visible et fonctionnel :

dans le menu "Burger" (menu principal),
NB : le menu "Consignes" n'apparaît que si une consigne a été enregistrée dans les 7 derniers jours.
De plus, ce fonctionnement s'applique selon l'entité à laquelle on est affectée. Ainsi, au sein d'un même SDIS, les agents d'un service administratif qui n'a pas recours au cahier de consignes d'AGATT ne verront jamais ce menu, tandis que les agents d'un CS pourront y accéder.

dans l'affichage du planning en mode "Liste" > "MON PLANNING (Année)".

Il suffit de toucher ce pictogramme pour visualiser l'ensemble des consignes spécifiées pour la journée choisie.
Les styles de mise en forme du texte de la consigne (sa hiérarchisation) est respecté.

Pour imprimer les consignes du jour

Au quotidien, les agents du centre de secours ont besoin de voir les consignes du jour. Dans certains cas, on souhaite également pouvoir imprimer le cahier de consignes.

• Dans la barre de menus principale, survoler l'onglet "PLANIFICATION" puis cliquer sur le menu "Feuille de gardes journalière".

• Cliquer sur l'onglet "Consignes". Le cahier de consignes du jour apparaît.

• Pour imprimer le cahier de consignes, cliquer sur le bouton "Imprimer" qui se trouve sous le tableau d'onglets. Une fenêtre contextuelle "Contenu de l'impression" apparaît. Cocher la case "Consignes" puis "Valider l'impression".

Reportez-vous à l'article "Comment imprimer la feuille journalière ?" pour connaître les tenants et aboutissants de cette procédure.

• Suivant la version du navigateur utilisé, la configuration personnalisée de l'impression s'effectue différemment.

Si vous ne savez pas encore configurer les paramètres de mise en page d'une l'impression, reportez-vous sur cette page (pour les utilisateurs de Firefox).
Dans le cas contraire, cliquer sur le bouton "Imprimer" pour lancer l'impression.

Comment supprimer une consigne ?

AGATT empêche volontairement la suppression de consigne mais permet en revanche de les désactiver ou de les activer.
La fonctionnalité étant accessible à de très nombreux utilisateurs (sans quoi elle aurait beaucoup moins d'utilité), les CIS avec lesquels nous avons travaillé à sa conception, considèrent cet interdit de suppression comme un garde-fou nécessaire afin, d'une part, d'assurer la traçabilité des actions sur les consignes et, d'autre part, de pouvoir restaurer facilement des consignes passées.

En pratique, nous avons donc fait en sorte qu'une désactivation de consigne ait pratiquement le même effet qu'une suppression :

la consigne désactivée n'apparaît plus dans les feuilles journalières,
dès qu'une consigne concerne une date passée (qu'elle soit activée ou non), celle-ci disparaît de l'écran de saisie.
Une consigne désactivée ne pollue donc pas l'écran de saisie.

Comment autoriser les agents à utiliser le cahier de consignes ?

Le paramétrage des droits d'accès s'effectue sur deux niveaux :

Paramétrer les profils d'utilisateur autorisés à utiliser le cahier de consignes.
Autoriser chaque agent à rédiger des consignes selon les groupes (opérationnelles / fonctionnelles / engins).

Paramétrage des profils

Pour le fonctionnement général, lire l'article dédié "Comment fonctionne le système des profils d'utilisateurs ?".

Les droits associés aux consignes sont :

Planification : Consignes : l'utilisateur peut accéder en consultation au module de saisie des consignes.
Gestion des consignes :
- Lecture : l'utilisateur peut consulter les droits des agents sur la gestion des consignes.
- Création / modification : l'utilisateur peut modifier les droits des agents sur la gestion des consignes.

Autorisation des agents

Une fois le paramétrage des profils effectué par l'administrateur fonctionnel, le chef de centre a la responsabilité d'autoriser ses agents à rédiger les consignes.

• Dans la barre de menus principale, survoler l'onglet "GESTION DES AGENTS" puis cliquer sur le menu "Liste des agents".

La liste des agents affectés au service apparaît.
Pour voir les droits d'un agent sur le cahier de consignes, cliquez sur le pictogramme :

• Utiliser le formulaire pour définir les droits de l'agent sur chaque groupe de consignes. Valider en cliquant sur le bouton "Enregistrer".

Comment gérer la feuille journalière (piquets) ?

Webmestre — 2018-05-14T13:33:40Z

En complément de la planification mensuelle, les centres de secours peuvent attribuer à chaque agent, sur ses journées de garde, un ou plusieurs piquets.
Le module "Feuille journalière" couvre ce besoin en affichant l'ensemble des véhicules du centre de secours et en permettant au planificateur d'armer les postes des engins.

Sommaire

Cet article est long.
En cliquant sur l'un des liens ci-dessous, vous pouvez accéder directement à la section qui vous intéresse.

• Création de la feuille journalière et de ses tranches-horaires
• Armement des engins
• Ordre d'affichage des agents proposés
• Poser un piquet sur un créneau-horaire libre
• Mode d'appel
• Impression de la feuille journalière

Pour concevoir la feuille journalière

La conception d'une feuille journalière nécessite le bon paramétrage des véhicules et postes hors véhicules du centre de secours. Une fois ces engins et fonctions paramétrés, la conception de la feuille se fait en 2 étapes : la création de la feuille journalière et de ses tranches horaires, puis l'armement des engins.

1. Création de la feuille journalière et des tranches horaires

Dans la barre de menus principale, survoler l'onglet "CONFIGURATION" puis cliquer sur le menu "Feuilles journalières et tranches horaires".

Le module de création des feuilles apparaît.
Dans le formulaire d'ajout d'une feuille journalière, sélectionner la date et valider en cliquant sur le bouton "ENREGISTRER".

Cliquez sur le lien "Ajouter une tranche-horaire".
Le formulaire de création des tranches horaires apparaît.

Renseigner les heures de début et de fin de la première tranche horaire, puis valider en cliquant sur le bouton "ENREGISTRER".

Répéter l'opération pour toutes les tranches horaires de la garde.
La feuille journalière est prête à être renseignée.

Remarques :

il est recommandé de ne créer une seule feuille journalière par centre et par jour.
Attention à ne pas faire se chevaucher les tranches horaires !
La suppression d'une feuille journalière induit la suppression de ses tranches horaires.

Il est possible de cloner les tranches horaires d'une feuille journalière, pour en créer une nouvelle.
Pour ce faire :

cliquer sur le pictogramme de clonage, présent sur la ligne de la feuille à dupliquer.

Sélectionner les dates de début et de fin de la période sur laquelle la tranche horaire doit être copiée.
Cliquer enfin sur "DUPLIQUER".

2. Armement des engins

Dans la barre de menus principale, survoler l'onglet "PLANIFICATION" puis cliquer sur le menu "Feuille de garde journalière".

La feuille journalière d'aujourd'hui apparaît.
Utiliser le pictogramme "calendrier" pour changer de journée.

La feuille journalière repose sur 5 onglets : "Armement des engins", "Fonctions de garde", "Agents", "Consignes" et "Spécialités".

L'onglet "Armement des engins" permet d'affecter des agents dans les différents "piquets" des véhicules.
L'onglet "Fonctions de garde" possède le même contenu que la section "Armement des engins", mais il est dédié aux piquets concernant les fonctions de garde.
L'onglet "Agents" regroupe les agents "affectables" sur l'un des piquets du jour.
Le bloc de chaque agent se remplit avec les piquets qui lui sont attribués.
L'onglet "Consignes" reprend les consignes opérationnelles, fonctionnelles ou liées aux engins renseignées dans le Cahier de consignes.
L'onglet "Spécialités" rappelle, pour chaque piquet, les qualifications des agents disponibles.

Dans la rubrique "Armement des engins" du tableau à onglets, la liste des engins et fonctions à armer s'affiche directement.
A chaque engin ou fonction correspond un bloc contenant :

une flèche de pliage et dépliage permettant de déployer le contenus de tous les postes,
un pictogramme d'illustration de l'engin ou de la fonction,
l'intitulé (rouge, orange ou vert) de l'engin ou de la fonction,
une jauge (aux gradations rouges, oranges ou vertes) symbolisant l'état de remplissage (vide, en cours, complet) de l'engin ou de la fonction.

Les boutons "Afficher / Masquer" au-dessus de la liste déplient ou replient simultanément toutes les lignes des engins et fonctions à armer.

Lorsqu'une ligne correspondant à un engin ou une fonction est dépliée, apparaît la liste des postes concernés (certains pouvant être liés à d'autres postes), augmentée d'une grille d'horaires, similaire à celle d'un planning journalier d'AGATT.

En cliquant sur l'intitulé de chaque poste, l'utilisateur voit s'afficher la liste des agents disponibles pour ce poste. Sont précisés leur grade et la/les équipe(s) du CS dont ils sont membres.
Ceux-ci sont classés selon leur aptitude à occuper le poste sélectionné.
Un pictogramme en forme de médaille étoilée indique la détention ou non des compétences requises pour occuper le poste.

NB : Au survol du nom de chaque agent de la liste, apparaît une infobulle indiquant :

"Engin - Piquets" : date de dernière montée dans l'engin (nombre de montées dans l'engin) + date de la dernière prise de piquet sur le poste (nombre de piquets déjà pris sur ce poste)
"Piquets" : les autres piquets pris par l'agent sur cette même journée de garde.

La liste de agents disponibles et compétents rappelle aussi l'occupation posée pour ces mêmes agents. Une grille d'horaires permet de visualiser clairement si l'occupation de l'agent correspond bien aux tranches-horaires du poste à remplir.

Ordre d'affichage des agents proposés par AGATT

L'algorithme d'AGATT propose les agents susceptibles d'occuper un poste selon les critères suivants :

les agents doivent avoir une activité opérationnelle sur la période (tranche-horaires) du piquet.
Ces agents opérationnels sont dissociés en deux groupes :
- 1. les détenteurs de tout ou partie des compétences requises pour occuper le poste,
- 2. les autres.

Dans chaque groupe, AGATT affiche les agents par ordre anti-chronologique de date de dernière planification dans l'engin.
Autrement dit, l'agent qui a été planifié dans cet engin il y a le plus longtemps apparaît en premier.

Le remplissage de la feuille journalière s'effectue ainsi très simplement en ouvrant successivement chaque poste à "armer" puis en sélectionnant un agent pour chacune des tranches-horaires inhérente au poste sélectionné.
A mesure du remplissage, la jauge de l'engin ou de la fonction passe du rouge (engin vide) au orange (engin partiellement rempli) et au vert (engin complètement armé).

Chaque créneau d'occupation d'un poste par un agent apparaît sous la forme d'une ligne bleue, dans la grille-horaires des postes à armer. Cette ligne rappelle le nom de l'agent et contient un pictogramme en forme de croix qui permet, au clic sur cette croix, d'annuler le choix de l'agent sélectionné, en cas d'erreur.

Dans les trois visuels ci-dessous, l'utilisateur déplie le bloc du premier engin.
Un premier poste (Conducteur SR) a déjà été attribué précédemment à l'agent Martel ; la jauge est donc orange.
Il s'apprête à sélectionner un agent pour occuper le poste d'Équipier SR. Au clic sur l'intitulé du poste, la liste des agents disponibles apparaît.
Il peut sélectionner un autre agent pour lui attribuer ce piquet.

Comment poser un piquet sur un créneau horaire libre ?

Pour poser un créneau horaire précis et affranchi des tranches horaires pré-paramétrées, l'utilisateur doit passer par la Liste mensuelle des piquets.
Ce mode de visualisation en forme de planning est le second moyen de renseigner la Feuille de garde journalière.

Au clic sur l'une des cases occupées de la Liste mensuelle des piquets, l'éditeur de piquets s'ouvre. En créant un Nouveau piquet, le formulaire propose l'entrée de dates et heures (à la minute près) de début et de fin du créneau libre de ce piquet.

Parallèlement, ce nouveau piquet apparaîtra dans le module d'édition de la feuille de garde journalière, dans la grille-horaire des postes à armer.

Mode d'appel

La feuille de garde journalière inclut également une fonctionnalité optionnelle : les modes d'appel.
Si les effectifs sont insuffisants pour armer un engin, il est possible d'indiquer la mise en place sur une plage horaire libre d'un ou plusieurs modes d'appel spécifiques pour cet engin lorsqu'il doit partir en intervention :

Appel Général : tous les effectifs disponibles du centre sont alertés pour compléter les postes vacants
Doublon : un engin similaire d'un centre voisin devra être appelé en même temps que celui-ci.

Point de vigilance en cas de suppression d'une occupation

Pour imprimer la feuille journalière

Toutes les actions effectuées lors du remplissage des différents postes de chaque engin et de chaque fonction sont automatiquement enregistrées.
Une fois que tous les postes ont été rempli, ou dès que l'utilisateur le souhaite, il est possible d'imprimer la feuille journalière.

Au clic sur le bouton "Imprimer", situé sous le tableau à onglets, la boîte de dialogue qui s'ouvre alors permet de sélectionner tout ou partie des modules à intégrer dans le PDF qui sera généré automatiquement pour l'impression.

Sélectionner les éléments et fonctionnalités voulues puis cliquer sur "VALIDER L'IMPRESSION".
Le pdf alors généré est prêt à être imprimé ou diffusé par voies numériques.

Pour connaître la procédure d'optimisation de l'impression de la feuille journalière, rendez-vous dans cet article.