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Comment suivre les demandes des agents à échelle départementale ?

Webmestre — 2023-09-22T14:03:53Z

Ce module, accessible depuis le menu principal “GESTION DES AGENTS”, permet de rechercher et de consulter les soldes de plusieurs agents et de plusieurs entités dans un même tableau.
Il optimise un peu plus encore la finesse de gestion offerte aux administrateurs fonctionnels.

Pour suivre les demandes des agents à l'échelle de tout le SDIS

Via l'onglet "GESTION DES AGENTS", cliquez sur le sous-menu "Suivi des demandes".

Le module qui apparaît se compose de deux parties : un moteur de recherche multi-critères dans la partie supérieure et le tableau de résultats de la recherche, situé dans la partie inférieure.

Le moteur de recherche multi-critères

Cet ensemble de filtres propose de cumuler ou non les critères suivants :

Entités : choix de tout ou partie des entités du SDIS accessibles dans AGATT,
Statuts administratifs : SPP, SPV, PATS, doubles statuts (SPP/SPV ou PATS/SPV) ou autre,
Agents : choix de tout ou partie des agents du SDIS,
Types d'occupation : choix de tout ou partie des occupations susceptibles d'être posées par ou pour les agents et considérées comme des "demandes", c'est-à-dire entrant dans le circuit de validation d'AGATT.
Années : la ou les années que doit intégrer la recherche,
Exercices : le ou les exercices comptables que doit intégrer la recherche.
Mode de calcul : indique si le droit de l'agent (le nombre de demandes de ce type qu'il est autorisé à poser) a été calculé par AGATT (automatique) ou par un utilisateur (manuel).

NB : pour chaque type de critère, la saisie multiple est autorisée. Il est donc possible de saisir [clic gauche + appui sur la touche Ctrl] plusieurs noms d'entités pour le seul critère "Entités", par exemple.

En tapant les premières lettres du nom d'une entité ou d'un agent, on filtre instantanément les occurrences correspondant à ces lettres.

Le tableau de résultats de la recherche

Celui-ci fonctionne comme les autres tableaux dynamiques d'AGATT. L'utilisateur peut définir le nombre souhaité de résultats, naviguer entre les différentes listes de résultats affichées, modifier l'ordre d'apparition des résultats au clic dans les en-têtes de colonne du tableau.

Chaque ligne de ce tableau correspond à un solde de demandes.
Les trois pictogrammes de la colonne "Actions" permettent de :

Modifier le solde de l'agent (AGATT ouvre ce solde dans un autre onglet),
consulter l'Historique des actions effectuées sur ce solde,
visualiser les Détails du solde d'absences.

Dans le coin supérieur droit du tableau, un bouton permet l'exportation des résultats affichés dans le tableau au format CSV (de type Excel).

Quelques précisions

Ce module fonctionne donc à échelle départementale. Cela signifie que l'utilisateur qui en possède le droit d'accès - généralement, un.e gestionnaire RH ou administrateur.trice technique ou fonctionnel.le AGATT - peut y voir toutes les entités du SIS.

Il peut toutefois arriver que ce module ait une portée plus limitée.
Par exemple :

si un chef de centre détient ce droit d'accès uniquement dans son centre, il n'y verra que tous les agents affectés dans son centre.
Si un chef de groupement détient ce droit d'accès dans tous les centres de son groupement, il verra dans le module uniquement tous les agents affectés dans les centres de son groupement.

[Technique] Comment fonctionne le contrôle des soldes d'absences ?

Webmestre — 2022-03-23T14:31:40Z

Dans AGATT, les mécanismes qui sont à l'œuvre lors de la pose par un agent d'une occupation soumise à validation, consistent à vérifier si le solde d'absences choisi par l'utilisateur est valide, c'est-à-dire si la période-cible est en cours et s'il reste du temps (jours, heures), et, à défaut, à proposer un autre solde d'absences.

Voici la description des cas de figure susceptibles d'être rencontrés par l'utilisateur.
Celle-ci nécessite quelques mises au point lexicales :
• Solde en cours : solde dont la période-cible est en cours à la date de l'occupation.
• Solde vide / non vide : solde dont le reliquat est inférieur ou égal à 0 / supérieur à 0.
• Solde choisi : le solde choisi par l'utilisateur dans le champ "Solde" de l'éditeur des occupations.
• Solde trouvé : solde en cours et non vide différent du solde choisi.
• L'utilisateur peut dépasser : l'utilisateur possède le droit "Pose d'occupation : dépassement possible des soldes d'absences".

Quatre comportements pour quatre cas de figure possibles

1. L'utilisateur a choisi un solde en cours et non vide

AGATT prend en compte le solde choisi, s'il trouve au moins un solde en cours et non vide.

2. L'utilisateur a choisi un solde passé

AGATT prend en compte le solde trouvé, s'il trouve au moins un solde en cours et non vide. Un message non bloquant s'affiche alors : "La période cible du solde d'absence choisi est terminée, le solde (libellé) va être utilisé à la place".
Si AGATT ne trouve que des soldes en cours mais vides :
- Si l'utilisateur a le droit de dépasser, AGATT prend en compte le solde trouvé et un message non bloquant s'affiche : "La période cible du solde d'absence choisi est terminée, le solde (libellé) va être utilisé à la place".
- Si l'utilisateur n'a pas le droit de dépasser, un message bloquant s'affiche : "La période cible du solde d'absence choisi est terminée, aucun autre solde n'est utilisable".
Si AGATT ne trouve aucun solde, un message bloquant s'affiche : "La période cible du solde d'absence choisi est terminée, aucun autre solde n'est utilisable".

3. L'utilisateur a choisi un solde en cours mais vide

S'il trouve au moins un solde en cours et non vide, AGATT prend en compte le solde trouvé et un message non bloquant s'affiche : "Le solde d'absence choisi est vide, le solde (libellé) va être utilisé à la place".
Si AGATT ne trouve que des soldes en cours mais vides :
- si l'utilisateur a le droit de dépasser, AGATT prend en compte le solde choisi.
- Si l'utilisateur n'a pas le droit de dépasser, un message bloquant s'affiche : "Le solde d'absence choisi est vide, aucun autre solde n'est utilisable".

4. L'utilisateur n'a pas choisi de solde

S'il trouve au moins un solde en cours et non vide, AGATT prend en compte le solde trouvé et un message non bloquant s'affiche : "Cette occupation doit être rattachée à un solde d'absence, le solde (libellé) va être utilisé."
Si AGATT ne trouve que des soldes en cours mais vides, un message bloquant s'affiche : "Cette occupation doit être rattachée à un solde d'absence mais aucun solde n'est utilisable".
Si AGATT ne trouve aucun solde en cours :
- si l'agent a un solde en cours à la date de la saisie, un message bloquant s'affiche : "Cette occupation doit être rattachée à un solde d'absence mais aucun solde n'est utilisable".
- Si l'agent n'a pas de solde en cours à la date de la saisie, la pose d'occupation est acceptée sans solde d'absences et sans message.
  NB : Ce mécanisme permet de bloquer la pose d'occupation dans le cas courant de l'agent qui souhaite commencer à poser ses congés de N+1 alors que les soldes N+1 n'ont pas encore été créés, tout en évitant que l'existence d'un solde dans un passé lointain pour un agent / un type occupation rende obligatoire de continuer éternellement à utiliser des soldes d'absences pour le même agent / le même type occupation.

Utilité principale de ces mécanismes de contrôle

La plupart des mécanismes décrits précédemment - comme les messages qui proposent d'utiliser un solde différent, par exemple - sont principalement utiles dans le cas d'une pause par cycle.

Ainsi, dans le cas courant d'une pose d'occupation sur une période de plusieurs semaines, le solde choisi pour le premier jour ne sera peut-être pas valide pour tous les jours de la période souhaitée. Par exemple, lors d'une pose de congés pendant les vacances scolaires de Noël, à cheval sur deux années civiles, il sera probablement nécessaire de basculer sur un autre solde à partir du 1er janvier.

Comment gérer les remplacements (permutations) entre agents ?

Webmestre — 2021-01-28T15:18:19Z

Dans le cas où le planning est conçu longtemps à l'avance, par exemple pour les centres de secours ou services travaillant en régime dit "cyclé" avec planning annualisé, il est fréquent que les agents se remplacent entre eux.
Le remplacement consiste généralement en la permutation d'une garde par deux agents. L'agent A qui a une garde prévue le samedi souhaite échanger cette garde avec l'agent B, qui est lui-même prévu pour être de garde le dimanche.
A l'issue du remplacement, les 2 gardes sont échangées.

Ce principe de remplacement - ou plus précisément de permutation d'occupation - est très apprécié par les agents mais il peut engendrer un surcroît de travail pour les planificateurs. C'est pourquoi AGATT intègre une fonctionnalité permettant de faciliter la gestion de ces remplacements.

Sommaire

Cet article est long.
En cliquant sur l'un des liens ci-dessous, vous pouvez accéder directement à la section qui vous intéresse.

• Principes de base
• Formuler une demande de remplacement
• Traitement d'une demande de remplacement
• Paramétrage fonctionnel

Principes de base

La notion de "remplacement" peut correspondre à plusieurs cas de figure différents, regroupés dans le tableau suivant :

Type de permutation	Conditions de la permutation	OK avec AGATT ?
Échanges d'occupation de même type entre agents, sur 2 journées différentes	La demande concerne 2 agents différents. Les 2 agents ont la même occupation et souhaitent intervertir leurs journées de travail.	Oui
Échanges d'occupations différentes entre agents, sur la même journée	La demande concerne 2 agents différents. Les 2 agents ont 2 occupations différentes sur la même journée.	Oui
Échanges d'occupations différentes entre agents, sur 2 journées différentes	La demande concerne 2 agents différents. Les 2 agents ont 2 occupations différentes sur 2 journées différentes	Non
Demande de changement seul	La demande concerne 1 seul agent, qui souhaite changer la date à laquelle il travaille	Non - Préconisation : utiliser le circuit de validation d'AGATT

La demande de permutation/remplacement correspond au parcours suivant :

L'administrateur fonctionnel du SDIS détermine quelles occupations peuvent faire l'objet d'une demande de remplacement (ex. Garde 24, Garde 12h jour, Sous-officier de garde, etc.). Il détermine également la période pour laquelle les agents peuvent effectuer des demandes de remplacement.
Optionnel : l'administrateur technique peut paramétrer l'envoi automatique de courriels lors des demandes de remplacement, afin de notifier les différents acteurs (demandeur, remplaçant, planificateur).
Le demandeur effectue sa demande directement dans le planning.
Le planificateur est informé de la demande et peut choisir de :

valider la demande de remplacement (les 2 occupations sont alors échangées),
supprimer la demande de remplacement (ce qui équivaut à un refus).

Pour formuler une demande de remplacement/permutation

L'agent qui souhaite demander la permutation d'une occupation effectue la manipulation suivante :

Dans le menu principal "Mon Planning", cliquer sur "Collectif" pour afficher le planning du mois concerné.

Cliquer sur la journée concernée.
L'éditeur des occupations apparaît alors.

Si le remplacement est autorisé, le pictogramme de demande de remplacement apparaît en face de l'occupation. Cliquer sur ce pictogramme.

Renseigner le formulaire de demande de remplacement :

Date de remplacement : sélectionner la date .
Remplaçant : les agents qui sont susceptibles d'être remplaçants apparaissent dans la liste.
Message : renseigner toutes les informations permettant au planificateur de traiter la demande.
Valider la saisie en cliquant sur le bouton "ENREGISTRER LA DEMANDE".
Cliquer sur l'image ci-dessous pour visualiser la démonstration animée de la procédure.

La demande est enregistrée.

Si l'agent souhaite annuler sa demande (avant qu'elle soit traitée), il effectue la manipulation suivante :

Clic sur la journée concernée, dans le planning mensuel.
Dans l'éditeur des occupations, clic sur le pictogramme de remplacement.

Le formulaire de traitement de la demande apparaît.

Il peut alors cliquer sur le bouton "Annuler ma demande".

Pour traiter une demande de remplacement/permutation

Le planificateur est informé de la demande de trois façons complémentaires :

1. Les occupations faisant l'objet d'une demande de remplacement sont affichées d'une façon particulière dans le planning : fond transparent et surlignement de l'abréviation de l'occupation. Par exemple, ci-dessous, une cellule contenant une demande de remplacement sur une Garde 24 :

2. Les demandes de remplacement apparaissent sur le tableau de bord des gestionnaires, comme toutes les demandes.
Lire à ce sujet le paragraphe "Comment le responsable hiérarchique traite-t-il la demande ?" de l'article "Comment fonctionne le circuit de validation ?"

3. Une notification par courriel est envoyée au responsable d'équipe ou au chef de centre/chef de service, selon le paramétrage retenu.

Le traitement de la demande s'effectue comme suit :

Afficher le planning mensuel concerné.

Cliquer sur le bouton "Afficher les demandes à traiter", situé sous le planning et sous les indicateurs collectifs :

Le volet de traitement des demandes apparaît.
Les demandes de remplacement sont associées au pictogramme :

Cliquer sur une demande de remplacement.
Le planning mensuel est "filtrée" pour afficher uniquement le planning des deux agents concernés.
L'éditeur des occupations qui apparaît contient le formulaire de traitement de la demande.

Si utilisation du bouton "Valider la demande" :

la demande est acceptée.
Les deux occupations des agents sont permutées.
Une notification e-mail est envoyée aux deux agents qui sont ainsi prévenus du changement.
Sur la feuille journalière, les piquets des deux agents sont intervertis.

Si utilisation du bouton "Refuser la demande" :

la demande est supprimée.
Les deux occupations des agents reviennent à la situation initiale.
Une notification e-mail est envoyée aux deux agents qui sont ainsi prévenus du refus de changement.

NB : lorsque l'on traite une demande de remplacement, si le temps de travail ou le compteur n'est pas identique entre les deux occupations échangées, l'information est signalée en rouge. Ceci indique que cet échange présente un risque. Celui, par exemple, qu'un SPP soit lésé de 12h de temps de travail parce qu'il échange une garde-jour avec un SPV, dont les gardes correspondent à un "temps de travail" considéré comme "nul".

Paramétrage fonctionnel

Occupations pouvant faire l'objet d'une demande de remplacement : mettre la valeur "oui" dans le champ "Remplacement" du type d'occupation.
Lire à ce sujet l'article "Comment paramétrer les règles du temps de travail ?"

Période autorisée pour les demandes de remplacements :

Début de la période : renseigner l'écart entre aujourd'hui et le jour à partir duquel il est possible d'effectuer une demande, dans le champ "site.delaiRemplacementMin".
Ex. saisir "7" si on autorise les demandes une semaine à l'avance.
Fin de la période : renseigner l'écart entre aujourd'hui et le jour à partir duquel il n'est plus possible d'effectuer une demande, dans le champ "site.delaiRemplacementMax".
Ex. saisir "30" si on n'autorise pas les demandes au delà d'un mois.

Profils et droits : 2 types de droits permettent de paramétrer les demandes de remplacement.

Demande de remplacement : soi-même
- Lecture : l'utilisateur peut consulter les demandes de remplacement par lesquelles son planning est impacté.
- Écriture : l'utilisateur peut effectuer des demandes de remplacement.
- Suppression : l'utilisateur peut annuler les demandes de remplacement qu'il a émises, ou refuser celles pour lesquelles il est le remplaçant.
Demande de remplacement : tout le service
- Lecture : l'utilisateur peut consulter n'importe quelle demande de remplacement du service.
- Écriture : l'utilisateur peut valider ou refuser n'importe quelle demande de remplacement du service.

Notifications : l'envoi des courriels est automatique.
Lire à ce sujet l'article "Comment paramétrer les notifications par courriel ?"

Comment traiter les demandes des agents ?

Webmestre — 2021-01-28T15:16:35Z

Au fil de l'année, les agents du SDIS gérés dans AGATT peuvent formuler, à partir de leur planning, différentes demandes d'absence (congés, arrêt maladie, ...) et/ou de remplacement/permutation (d'une garde, par exemple) avec celle d'un autre collègue.
Ces demandes, formulées à partir de l'éditeur des occupations, apparaissent alors dans le planning sous forme de case transparente (sans couleur).

L'agent en charge de la planification et habilité à valider ou refuser ces demandes, dispose dans AGATT de fonctionnalités intuitives lui permettant de traiter ces demandes avec rapidité et acuité sur les conséquences de sa décision.

Sommaire

Cet article est long.
En cliquant sur l'un des liens ci-dessous, vous pouvez accéder directement à la section qui vous intéresse.

• Habilitation à traiter les demandes
• Module des "Demandes à traiter"
• Traitement d'une demande
• Traitement d'une demande de remplacement
• Droits d'accès à détenir
• Traitement d'une demande de transfert vers le CET

Qui peut être habilité·e à traiter les demandes ?

L'accès aux fonctionnalités de validation est déterminé lors du paramétrage de chaque type d'occupation.
Si ce paramétrage autorise la validation de l'occupation, alors le valideur dispose de l'accès à toutes les options du module (valider, refuser, conserver). Voir plus bas.

Rendez-vous à la fin de cet article pour connaître les conditions nécessaires pour accéder aux différents niveaux de validation d'une occupation.

Le module "Mes demandes à traiter"

Lorsque l'agent se connecte à AGATT, il arrive d'abord sur son "Tableau de bord". Lequel comporte des modules dont un s'intitule "Mes demandes à traiter".

Ce module, accessible uniquement aux planificateurs, liste toutes les demandes passées et futures ( cf. onglets du tableau des demandes) émises par les agents.
Les demandes en cours de traitement sont classées par défaut de la plus proche (début d'entrée en vigueur de la demande) à la plus lointaine.
Il est possible de modifier cet ordre pour chaque colonne de données.

Dans la colonne "Valideur niveau 2",

le pictogramme "étoile" signale que c'est l'utilisatrice ou l'utilisateur (Valideur niveau 2) qui est spécifiquement désigné pour valider cette demande.
La petite flèche indique qu'une autre personne a été désignée pour être alertée d'une demande ou pour émettre un avis (Valideur niveau 1) sur cette demande.
L'absence de pictogramme indique que la demande n'est assignée à personne en particulier.

La désignation d'un valideur spécifique pour les demandes se fait dans le module de gestion des affectations.

Dans la colonne "Type", s'affichent l'abréviation de la demande (qui reprend la nomenclature des occupations paramétrées dans le logiciel) et des pictogrammes renseignant sur la nature de cette demande.

1 point gris = la demande concerne une seule journée,
3 points gris = la demande concerne plusieurs journées,
1 point rouge lié à un point vert = il s'agit d'une demande de permutation.

NB : les points gris peuvent se teinter en rouge ou en vert, si le niveau de pré-validation est activé. En rouge, une ou plusieurs journées sont marquées d'un préavis négatif ("pré-refus") ; en vert, une ou plusieurs journées sont marquées d'un préavis positif ("pré-validation").

Si un pictogramme apparaît dans la colonne "PJ" (pour "Pièce Jointe"), celui-ci est cliquable. Le planificateur peut ainsi "ouvrir" ou "enregistrer sous" la pièce jointe - un certificat médical, par exemple - associée à la demande.

La date qui figure sur chaque ligne de la colonne "Début Fin/Horaires" est cliquable.
Au clic sur cette date, le planificateur est instantanément dirigé vers le planning mensuel de l'agent ayant formulé la demande, planning sur lequel se superpose une fenêtre contextuelle constituée de deux volets.

Le volet gauche, reprend la liste des demandes non-traitées.
Le volet droit est l'interface de validation ou refus des demandes.

NB : si la date/lien de la colonne "Début Fin/Horaires" est augmentée d'un petit pictogramme, le lien renvoie alors vers le planning d'un autre centre ou service.

Rappel concernant les deux niveaux de validation possibles :
Si le niveau 1 de validation n'est pas activé (cf. article Comment gérer les affectations des personnels ?), par la désignation d'un ou plusieurs valideurs, le niveau 2 fonctionne comme niveau unique de validation. Aussi, le niveau 1 n'est utile que dans le cas où un SDIS en trouve la nécessité selon les contraintes de son circuit de validation habituel.
Autrement dit, s'il n'y a pas de besoin de définir un niveau d'avis consultatif dans le circuit de validation, on ne renseigne que le ou les agents du champ "Valideur niveau 2".

ATTENTION : tant qu'une demande n'est traitée que par un valideur de niveau 1, celle-ci reste dans le planning à l'état de demande, c'est-à-dire transparente (sans couleur).

Pour traiter une demande

Comme on l'a vu ci-dessus, la personne en charge de traiter les demandes formulées par les agents peut accéder au module de traitement de chaque demande depuis son "Tableau de bord".
Un autre accès à ce module existe depuis le planning (mensuel et hebdomadaire), en cliquant sur le bouton "Afficher les demandes à traiter", situé sous le planning et les indicateurs collectifs.

Le volet gauche du module de traitement des demandes apparaît.
Celui-ci liste l'intégralité des demandes non-traitées sur ce planning.
Au clic sur l'une de ces demandes, le volet droit du module s'affiche et le planning est "filtré" pour ne laisser visible que la ligne de l'agent concerné ou des agents concernés, s'il s'agit d'une demande de remplacement/permutation.

On retrouve dans cette liste, les pictogrammes de la colonne "Type" (voir plus haut) indiquant la nature de la demande.

Le volet droit du module de traitement de la demande sélectionnée affiche toutes les informations nécessaires à la personne décisionnaire pour "valider" ou "Refuser" la demande émise.

Le premier tableau "DEMANDE" résume les informations concernant la demande :

Le "Type d'occupation" reprend la nomenclature et la couleur des occupations paramétrées pouvant faire l'objet d'une demande.
La "Nature" de l'occupation est indiquée, si elle a été spécifiée en amont.
La date et l'heure de début de l'occupation demandée.
La date et l'heure de fin de l'occupation demandée.
Le "Solde" indique le libellé du solde d'absences duquel cette absence est décomptée, par exemple "Congés annuels 2021".
Le "Reliquat actuel" dont l'agent demandeur dispose dans ce solde.
La "Quantité posée", par exemple le nombre de journées de congés demandées.
Le "Reliquat prévisionnel" dont l'agent disposerait après validation de la demande.

Un champ de texte libre permet d'ajouter un message, par exemple pour justifier un refus. Le champ peut déjà contenir du texte : il s'agit dans ce cas d'un message saisi par l'agent lorsqu'il a effectué sa demande.

Le second tableau "PLANNING" résume les incidences de la demande ("Occupation demandée") sur le "Planning existant".
S'il existe déjà des occupations posées sur le planning, sur la journée impactée par la demande, le planificateur est en mesure d'évaluer précisément l'impact de sa décision.

Deux actions sont possibles pour traiter une demande :

Refuser : la demande reste visible dans le planning mais les occupations sont barrées pour indiquer ce refus. Le solde d'absences de l'agent et son planning initial sur la période ne sont pas impactés.
Valider : les occupations de la demande passent en statut "validé" (en couleur dans le planning) et sont décomptées du solde d'absences. Le planning initial de l'agent sur cette période est modifié.

La décision du valideur de demandes, quelle qu'elle soit, engendre l'envoi automatique d'un courrier électronique à l'agent qui a émis la demande.

Remarque 1 : lorsque l'on valide une demande, les occupations existantes sur le même créneau horaire sont supprimées, dans la plupart des cas.
Si l'occupation existante comporte une pause méridienne et si l'occupation validée ne concerne que le matin, ou que l'après-midi, alors l'occupation existante est tronquée.

La pause méridienne et la demi-journée en commun avec l'occupation validée sont retirées,
le poids journalier de l'occupation passe à 0.5 et les éventuels titres restaurant sont retirés.
Par exemple, si l'occupation existante est une "SHR" se déployant sur les créneaux horaires 9h00-12h30 / 14h00-17h30 (poids journalier de cette occupation = 1 et l'octroie d'un titre restaurant = 1) et que l'occupation validée est une "RTT" se déployant sur le créneau horaire 13h00-16h00, alors l'occupation "SHR" ne se déploie plus que sur le créneau horaire 9h00-12h30 (son poids journalier = 0.5 et l'octroie d'un titre restaurant = 0).

Remarque 2 : la dernière colonne du tableau synthétisant le "Planning existant" comporte une fonctionnalité (case à cocher) pour "Conserver" l'occupation à valider.
En cochant cette case, l'occupation déjà présente sur le planning est conservée après "Validation" de la demande.
Par exemple, dans le cas d'une "Disponibilité" posée par un agent SPP/SPV que l'on voudrait garder visible tout en validant une demande concernant l'activité professionnelle de ce même agent.

Traitement d'une demande de remplacement/permutation

Dans ce cas, le volet droit du module est différent puisque la demande concerne deux agents.

On retrouve d'abord une partie des éléments présents dans l'éditeur des occupations : les informations concernant l'occupation, un accès à l'historique des actions effectuées sur la journée concernée, une visualisation graphique de l'étendue de l'occupation sur la journée, ...

Sous ces éléments, apparaissent par défaut des informations concernant le demandeur (D) et le remplaçant (R) concernés par la demande.
Sur l'exemple ci-dessous, la permutation d'une Garde (G) planifiée le 20 avril 2020 pour l'agent-demandeur (D) pourra être effectuée avec une autre Garde (G) planifiée pour l'agent-remplaçant (R) le 22 avril 2020.

Les trois autres colonnes du tableau indiquent :

le volume horaire de temps de travail correspondant à l'occupation
le compteur de temps dans lequel ce volume horaire est pris en compte
le pictogramme en forme de médaille étoilée permet d'accéder aux compétences des agents concernés par la demande.

Un champ de message libre peut recueillir tout commentaire.
Avant de "Valider la demande" ou de "Refuser la demande".

En cas de refus ou de validation de la permutation, les agents concernés reçoivent une notification de la part du valideur de demandes.

Si la demande de permutation est validée, les occupations à l'état de demande (transparente sur le planning) deviennent des occupations à part entière, en couleur.

Quels sont les droits de profil à détenir pour accéder à la validation d'une occupation ?

La gestion des droits liés à la validation des demandes étant relativement complexe, on peut résumer ainsi les situations rencontrées par un utilisateur :

Si son profil de connexion le permet et/ou si on est désigné comme le "Valideur 2" des demandes posées sur le planning, on peut valider ces demandes.
NB : cette désignation s'opère lors du paramétrage d'une occupation intégrant le circuit de validation d'AGATT, en indexant sur cette dernière les profils d'utilisateurs habilités à la traiter.
Pour valider les demandes dont on n'est pas désigné comme le "Valideur 2", on doit détenir le droit n°120 "Traitement des demandes dont je ne suis pas le valideur".
Pour valider ses propres demandes, on doit détenir le droit n°80 "Validation de ses propres demandes".

Le schéma ci-dessous décrit les flux de contrôle effectué par AGATT pour répondre en particulier aux questions suivantes qu'un utilisateur est susceptible de se poser :

si une occupation existe déjà et figure sur le planning à l'état de "demande", ai-je le droit de la valider ?
Si je pose une nouvelle occupation sur le planning, ai-je le droit de la poser directement au statut "validé" ?

Précisions : Le processus décrit dans ce schéma n'empêche pas de poser la même occupation (paramétrée pour entrer dans le circuit de validation) à l'état de "demande".
Dans le cas de la pose automatique (par raccourci-clavier ou par cycle d'occupation), AGATT le fera même d'office si l'agent ne dispose pas du droit de poser l'occupation demandée directement à l'état "validé".

Traitement d'une demande de transfert vers le CET

Un agent peut effectuer une demande de transfert depuis l'un de ses soldes d'absences vers son CET.
Cet opération s'effectue via le module de suivi "MES INFORMATIONS / Mes demandes" et celle-ci se traduit concrètement par l'apparition d'une notification spécifique qui vient s'insérer dans le module "Mes demandes à traiter".

Comme pour les autres types de demandes à traiter, le lien cliquable renvoie directement au module approprié. Dans ce cas, le lien conduit vers le module "Suivi individuel des demandes" (accessible habituellement via la "Liste des agents") et affiche automatiquement un nouveau formulaire de validation.
Celui-ci permet de rapidement valider ou refuser (avec commentaire justificatif ou pas) la demande.

ATTENTION, l'émission par l'agent, tout comme le traitement par son valideur des demandes de transfert, nécessitent l'activation de droits (n°149 et 150) dans les profils d'accès concernés.

Comment permettre aux agents d'indiquer leurs préférences ?

Webmestre — 2021-01-28T15:16:02Z

Pour faciliter la conception du planning de gardes, la plupart des centres de secours ou services demandent à leurs agents d'indiquer leurs préférences en matière de temps de travail. Suivant le régime de travail utilisé, ces préférences peuvent relever de "contrainte forte/faible", de "desiderata", de "disponibilité ", de "congés annuels" ou encore de "garde glissante".

Dans AGATT, les agents peuvent exprimer leurs préférences en les saisissant directement dans le progiciel. Cette saisie est encadrée dans une période prédéfinie, afin qu'elle soit effectuée le plus en amont possible de la planification.

A défaut de supprimer totalement les demandes intempestives à n'importe quel moment de l'année, ce principe contribue à installer chez les agents une auto-discipline, un réflexe de prise en compte des contraintes des planificateurs.
Lesquels anticipent le fait que pendant des périodes qu'ils auront eux-mêmes définies, ils auront à traiter une majorité de demandes spécifiques.

Avantages :

suppression du papier : plus besoin de formulaire-papier à faire remplir par l'agent et à recopier ensuite,
gain de temps pour le service : les préférences des agents sont intégrées directement dans le planning,
pas d'erreur de saisie possible, pas de contestation : c'est l'agent lui-même qui indique ses préférences,
réactivité : on prend connaissance des préférences des agents en temps réel,
verrouillage des périodes : on peut empêcher la saisie des contraintes pendant les vacances scolaires, les week-end, etc.

Un exemple fonctionnel :

Nous sommes le 1er mars. Le service en charge de la planification souhaite connaître les préférences des agents pour la période des congés scolaires d'été.
Le paramétrage d'une règle de verrouillage est effectué dans le progiciel. Une alerte apparaît sur le tableau de bord de chaque agent.
Les agents peuvent indiquer leurs préférences pour les vacances scolaires d'été, entre le 1er mars et le 20 juin.
Le 21 juin au plus tard, le service aura pris connaissance des préférences émises par tous les agents et pourra achever les plannings de juillet et août en fonction de celles-ci.

Pour permettre aux agents d'indiquer leurs préférences concernant le temps de travail

Pour illustrer ce mode opératoire par un exemple parlant, on considère qu'on souhaite permettre aux agents de poser leurs congés d'été. Afin d'anticiper la création du planning, on doit disposer de leurs préférences à l'avance : on demandera donc aux agents de poser ces préférences plusieurs mois à l'avance.

Dans la barre de menus principale, survoler l'onglet "CONFIGURATION" puis cliquer sur le menu "Verrouillage des occupations".

Type d'occupation : sélectionner le type d'occupation qui sera saisi par les agents.
Exemple : occupation "Congé annuel", par exemple

Date de début de pose : sélectionner la date à partir de laquelle les agents pourront poser leurs préférences.
Exemple : 01/03/2026

Date de fin de pose : sélectionner la date jusqu'à laquelle les agents pourront poser leurs préférences.
Exemple : 20/06/2026

Date de début de période cible : sélectionner le début de la période pour laquelle les agents vont indiquer leurs préférences.
Exemple : 01/07/2026

Date de fin de période cible : sélectionner la fin de la période pour laquelle les agents vont indiquer leurs préférences.
Exemple : 31/08/2026

Tableau de bord : si l'on souhaite, "oui" ou "non", que ces informations apparaissent dans le tableau de bord d'AGATT.

Valider en cliquant sur le bouton "ENREGISTRER"

La règle de verrouillage apparaît dans le tableau récapitulatif.

Selon la période de pose définie dans la règle de verrouillage de l'occupation (ici "Congé annuel"), la ligne du tableau se colore de trois manière différentes :

en jaune : la règle n'est plus active. Elle est archivée dans le tableau et pourra, au besoin, être modifiée, avec de nouvelles dates, pour une période ultérieure.
en vert : la règle est pleinement active. Les agents concernés peuvent la voir dans le module "MES ALERTES" de leur Tableau de bord AGATT.
en bleu : la règle de verrouillage n'est pas encore active. Elle le sera automatiquement dès que la période de pose aura commencé.
Dans le cas présent, nous sommes en juin 2026 et la règle concernent les congés de fin d'année.

Voici comment le module "MES ALERTES" du tableau de bord des agents concernés affiche les informations d'une règle de verrouillage.
Ici, il s'agit d'une règle active (nous sommes dans la période autorisée pour la pose d'occupations "Congé annuel") demandant aux agents de renseigner sur leur planning leur période de congés de fêtes de fin d'année.

Il suffit à l'agent de cliquer sur le lien souligné de cette "alerte" pour se retrouver instantanément sur son planning du mois sur lequel la période de pose est fixée.
Ici, il affichera son planning de décembre 2026.

Comment ces règles de verrouillage sont-elles prises en compte lors de la pose d'occupations ?

Prenons cette fois l'exemple d'une règle de verrouillage spécifique à une seule journée, à savoir celle du 24 décembre, sur laquelle un agent pourrait souhaiter poser une RTT.

La date du jour est le 06/06/2026 (date de pose) et l'occupation “RTT” doit être posée pour le 24/12/2026 (date-cible), selon la règle de verrouillage définie par le chef de centre (ci-dessous).

Ma date cible se situe-t-elle dans la période cible fixée par une règle de verrouillage (pour la même entité et le même type occupation “RTT) ?

Si NON : je peux poser une occupation "RTT" pour un autre jour que le 24 décembre car aucune règle de verrouillage ne s'applique sur d'autres dates de l'année.

Si OUI : ma date de pose se situe-t-elle dans la période de pose fixée dans la règle paramétrée ?
- Si OUI : je peux poser mon occupation car je suis dans la bonne période pour le faire.
- Si NON : je ne peux pas poser mon occupation car ce n'est pas la bonne période. Dans le cas présent, j'essaye de poser mon occupation "RTT" avant le 1er juin ou après le 20 novembre.

Circuit de validation des demandes dans AGATT

Webmestre — 2021-01-28T15:09:22Z

Certaines occupations doivent faire l'objet d'une demande de la part de l'agent. C'est le cas par exemple pour les congés, RTT, desiderata, etc.
Dans ce cas, l'occupation fait l'objet d'une validation par le supérieur hiérarchique. AGATT intègre un circuit de validation permettant au N+1 de l'agent de valider ou refuser la demande.

Nomenclature des états possibles pour les occupations :

"Demande" - Texte noir sur fond transparent

"Validé" - Texte blanc sur fond coloré.

"Refusé" - Texte noir barré sur fond transparent

Sommaire

Cet article est long.
En cliquant sur l'un des liens ci-dessous, vous pouvez accéder directement à la section qui vous intéresse.

• Les pré-requis du circuit de validation
• Précisions complémentaires importantes
• Expression d'une demande

Pré-requis au fonctionnement du circuit de validation d'AGATT

1. Paramétrage des profils : les profils susceptibles de traiter les demandes des agents font l'objet d'un paramétrage spécifique au niveau de chaque occupation.
Voir l'article concernant le paramétrage des occupations, section "Circuit de validation.

NB : Par défaut, le "valideur de demande" est le seul à pouvoir traiter les demandes de l'agent. Il est toutefois possible de contourner cette limite en donnant à certains utilisateurs le droit (n°120) "Traitement des demandes dont je ne suis pas le valideur".

Le système des droits de validation d'une occupation est résumé sur le schéma ci-dessous :

Consulter l'article "Comment traiter les demandes des agents ?" pour visualiser le schéma des flux de contrôle effectué par AGATT sur les occupations soumises au circuit de validation.

Précisions complémentaires

1. Rappel concernant les deux niveaux de validation possibles : si le niveau 1 de validation n'est pas activé (cf. article Comment gérer les affectations des personnels ?), par la désignation d'un ou plusieurs valideurs, le niveau 2 fonctionne comme niveau unique de validation. Aussi, le niveau 1 n'est utile que dans le cas où un SDIS en trouve la nécessité selon les contraintes de son circuit de validation habituel.
Autrement dit, s'il n'y a pas de besoin de définir un niveau d'avis consultatif dans le circuit de validation, on ne renseigne que le ou les agents du champ "Valideur niveau 2".

ATTENTION : tant qu'une demande n'est traitée que par un valideur de niveau 1, celle-ci reste dans le planning à l'état de demande, c'est-à-dire transparente (sans couleur).

NB : Un circuit de validation variable par type occupation est possible !
Afin de permettre, par exemple, que certaines occupations comme les "congés exceptionnels" ou les "ASA" soient validées par les RH, mais que les congés ordinaires ou les RTT soient validés au sein de chaque entité, le paramétrage de ces occupations offre la possibilité de définir pour chacune d'entre elles des profils de validation différents.

2. Paramétrage du temps de travail : pour qu'une occupation soit intégrée dans le circuit de validation, l'administrateur doit la paramétrer en renseignant le champ "préférence agent = oui" (base de données : "typeOccupation.limiterOccParDate"). Le profil "agent" doit également être autorisé à poser l'occupation.
Cf. le mode opératoire "Recensement des déclinaisons d'occupations disponibles ?"
[ Cliquez sur l'image ci-dessous pour visualiser un exemple de l'occupation "Congé annuel", pouvant faire l'objet d'une demande de la part des agents ]

[Cliquez sur l'image ci-dessous pour visualiser un exemple de règle de pose de l'occupation "Congé annuel", accessible au profil "Agent"]

3. [Pré-requis facultatif] Création de soldes de demandes : le chef de centre/de service peut définir des soldes d'absences - ou "soldes de demandes" - pour différents types d'occupation (Congés, RTT, Arrêt maladie, Permission, Télétravail ou autre Autorisation spéciale, ...) afin de suivre et gérer d'année en année les demandes de ses agents.
Chaque solde de demandes créé vient s'ajouter dans le module "Mes demandes", accessible à chaque agent depuis le "Tableau de bord" d'AGATT.

Cf. l'article "Comment gérer les congés, le CET et autres absences ?"

ATTENTION : certains éléments de paramétrage - comme la date de fin des soldes d'absences, par exemple - étant spécifiques à chaque type d'occupation, ces éléments se gèrent dans le module de paramétrage des règles du temps de travail !

4. [Pré-requis facultatif] Verrouillage des occupations : le chef de centre/de service peut autoriser ses agents à poser leurs demandes sur des dates précises.
Déclarer des périodes de verrouillage pour utiliser le circuit de validation n'est pas obligatoire. Néanmoins combiner le circuit de validation et les périodes de verrouillage s'avère souvent très utile. Par exemple, pour faciliter le traitement des demandes de congés estivaux. Imposer une période de verrouillage empêche les demandes exprimées au dernier moment et confère au planificateur le temps de s'organiser pour assurer un service minimum tout l'été sans léser aucun agent.

Cf. le mode opératoire "Comment permettre aux agents d'indiquer leurs préférences concernant le temps de travail ?"

Comment l'agent fait-il part de sa demande ?

1. L'agent se connecte au progiciel et utilise le module "Mon planning".

2. En cliquant sur la journée faisant l'objet de la demande, l'éditeur des occupations apparaît.

3. L'agent sélectionne l'occupation (ex. "Stage commandement").
Seul l'état "Demande" est sélectionnable.
En validant le formulaire, la demande est enregistrée.

L'occupation apparaît dans le planning, sur fond transparent.

4. Si les notifications e-mail sont activées, le supérieur hiérarchique de l'agent (chef d'équipe ou chef de centre/service) est notifié de la demande.

Quand le valideur de cette demande l'aura traitée, l'agent-demandeur recevra un courriel pour l'informer de la validation ou du refus de sa demande.

NB : un.e gestionnaire de planning détenant un profil d'accès qui lui octroie le droit d'accès au "Planning mensuel", s'il/elle pose sur ce planning, à un autre agent que lui/elle-même une occupation soumise au circuit de validation, un champ "État" apparaît dans l'éditeur d'occupations (entre le champ "Occupation" et le champ "Compteur horaire"). Par défaut, l'état (ou "statut") de l'occupation posée est directement coché à "Validé".
L'utilisateur peut ainsi, en cas de besoin, modifier cet état de l'occupation.
Cette dernière possibilité est exclue lors de la pose de cette même occupation, via un raccourci-clavier.

Comment le responsable hiérarchique traite-t-il la demande ?

Rendez-vous sur l'article Comment traiter les demandes des agents ?