Comment fonctionne la liste des agents ?

Les agents, qu’ils soient sapeurs-pompiers ou personnels administratifs, constituent une ressource essentielle du progiciel sur laquelle reposent toutes ses fonctionnalités majeures : plannings, indicateurs, feuille de gardes journalière, etc.

Dans AGATT, la "Liste des agents" est le module central pour gérer tout ce qui touche aux ressources humaines : informations administratives, comptes de connexion, affectations à des centres de secours, temps à effectuer, rythmes de travail, ...

Sommaire

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• Fonctionnement de la Liste des agents
• Astuces de navigation

Comment fonctionne la "Liste des agents" ?

Accessible depuis la barre de menus principale (onglet "GESTION DES AGENTS" puis "Liste des agents"), le module se décompose en 4 parties :

1. une zone de "filtres" pour trier la liste à afficher,
2. un sélecteur pour afficher un nombre voulu d’agents dans la liste,
3. un moteur de recherche,
4. le tableau dynamique des agents.

1. Les options pour afficher les agents  :

D’emblée, on précise qu’AGATT conserve en mémoire les options sélectionnées d’une session à l’autre.
Par exemple, si l’utilisateur décide d’afficher le lundi tous les agents du SDIS et les agents inactifs en même temps, il retrouvera les mêmes critères de sélection des agents à afficher lorsqu’il se connectera de nouveau au logiciel le mardi.

Selon le profil de l’utilisateur, deux tableaux d’agents peuvent apparaître dans deux onglets distincts "Tous les agents" (du SDIS) ou uniquement les agents de l’entité consultée (le CIS ou service sur lequel l’utilisateur est connecté).
Les informations affichées dans les colonnes du tableau de ces deux onglets diffèrent.

• Dans l’onglet "Tous les agents" :

• L’option unique "Afficher les agents sans affectation" permet d’inclure dans le tableau les agents sans affectation principale active.
• Pour chaque agent (ligne du tableau), les informations suivantes sont affichées :
  • grade
  • nom
  • prénom
  • Initiales
  • genre
  • matricule
  • numéro de téléphone
  • adresse e-mail
  • agent logé ou non
  • affectation principale
  • régime de travail
  • répartition hebdomadaire
  • quotité
  • actions (pictogrammes) cf. plus bas

• Dans l’onglet "Pretexx" (=Entité en cours de consultation) :

• Deux options permettent d’intégrer dans le tableau les agents "inactifs" et/ou les agents ayant une affectation de type "utilisateur" dans l’entité en cours de consultation.
• Pour chaque agent (ligne du tableau), les informations suivantes sont affichées :
  • grade
  • nom
  • prénom
  • Initiales
  • genre
  • matricule
  • numéro de téléphone
  • adresse e-mail
  • statut administratif
  • équipe
  • profil de connexion
  • valideur de niveau 1 (préavis de validation)
  • valideur de niveau 2 (valideur de demandes)
  • actions (pictogrammes) cf. plus bas

2. Le sélecteur du nombres d’éléments à afficher dans la liste :

Situé dans le coin supérieur gauche du tableau dynamique de la "Liste des agents", ce petit sélecteur permet de réduire ou d’augmenter la hauteur du tableau, en choisissant l’une des valeurs proposées.

En sélectionnant par exemple la valeur "10", le tableau dynamique affiche alors 10 lignes, correspondant à 10 agents.
Cette préférence d’affichage influe de fait sur le nombre de "pages" du tableau global regroupant potentiellement des milliers d’agents.
Il est possible de passer en revue toutes ces pages, à partir des boutons numérotés situés dans le coin inférieur droit du tableau dynamique.

3. Le moteur de recherche :

En y saisissant uniquement le début du nom (ou du prénom) de l’agent recherché, notamment en cas de doute sur l’orthographe, la liste des agents est automatiquement filtrée.
Ex. "Leba" fera ressortir "Lebas", ainsi que "Lebarbenchon", "Terlebain", etc.

Pour la recherche d’un matricule, on peut saisir uniquement une partie du matricule pour rechercher tous les agents dont le matricule est proche.
Ex. "11" fera ressortir "911", "11706", 51103", etc.

4. Le tableau dynamique listant les agents :

Dans le tableau de résultats de la liste des agents, l’ordre d’affichage de chaque colonne peut être inversé en cliquant sur l’intitulé d’en-tête de la colonne, si et seulement celui-ci contient des petites flèches grises.
Dans l’exemple ci-dessous, l’utilisateur a choisi de trier le tableau par ordre alphabétique des adresses e-mail. La petite flèche noire indique à la fois le sens de l’affichage et le fait que cette valeur détermine l’ordre d’affichage de tous les éléments du tableau dynamique.

La colonne "Actions" contient un nombre variable de pictogrammes.
Ceux-ci apparaissent ou pas selon les droits accordés à l’utilisateur.

Au clic sur l’un de ces pictogrammes (de gauche à droite) :

• La petite clé donne accès au module de création d’un compte de connexion.
• La petite liste ouvre la fiche individuelle de l’agent.
• La médaille-étoile affiche l’ensemble des compétences de l’agent.
• Le petit bâtiment donne accès au module de gestion des affectations et profils de l’agent.
• Le sablier permet de définir le nombre d’heures à effectuer par l’agent.
• Le bonhomme avec une croix rouge renvoie à la rubrique de suivi individuel des absences (congés et autres absences) de l’agent.
• L’horloge permet de saisir le rythme de travail et les horaires individualisés de l’agent.
• La pointeuse permet de consulter les pointages effectués par l’agent.
• La petite tablette définit le droit de rédaction des consignes, sur le cahier de consignes.
• Le dernier pictogramme donne accès au lien iCalendar de l’agent permettant le partage de son agenda.

NB : pour les utilisateurs disposant d’un profil d’accès d’administrateur fonctionnel ou technique, un autre bouton complète la série de ces pictogrammes d’action.

Il permet de se substituer à l’agent et d’afficher les fonctionnalités auxquelles son profil de connexion lui donne accès.

Dans le coin inférieur gauche du tableau, sous la liste des agents affichés, figurent des informations complémentaires sur les résultats affichés.

Conseils et astuces pour naviguer plus confortablement dans la Liste des agents

On l’a dit d’emblée, la "Liste des agents" est un module central car il permet de gérer tout ce qui touche aux ressources humaines d’un ou plusieurs CIS, voire du SDIS tout entier (administrateurs AGATT).
A ce titre, la "Liste des agents" est, avec le planning mensuel, le module d’AGATT le plus constamment utilisé, celui vers lequel on revient sans cesse.

Il n’est donc pas vain de rappeler ici quelques conseils et astuces pratiques pour optimiser son utilisation courante.

Affichage dans des onglets distincts

AGATT pouvant s’afficher simultanément dans plusieurs onglets d’un navigateur Internet, il est possible

• d’afficher le planning mensuel dans un premier onglet,
• d’afficher la liste des agents dans un second onglet,
• de passer ainsi d’un onglet à un autre pour tantôt intervenir le planning, tantôt consulter les données RH d’un agent.

NB : toute action enregistrée dans un onglet sera visible dans l’autre onglet à condition d’en "rafraîchir" l’affichage.
Selon le navigateur utilisé, ce "rafraîchissement" est effectué en cliquant simplement sur un pictogramme de l’interface du navigateur.
Par exemple, dans le cas de Firefox/Mozilla :

Affichage d’un nombre restreint d’agents

On l’a vu précédemment, la "Liste des agents" d’AGATT peut contenir des milliers de lignes d’informations pour autant d’agents à gérer.
Il est donc recommandé d’ajuster le nombre de ces lignes d’agents en fonction de la hauteur de l’écran de l’ordinateur utilisé pour travailler sur AGATT.
Cette simple manipulation peut à elle seule considérablement améliorer le confort de navigation.

NB : on rappelle ici que l’ergonomie d’AGATT a été définie en fonction des usages les plus courants des gestionnaires du progiciel (chef de centre, planificateur, administrateur fonctionnel, ...). Ces derniers utilisent généralement des écrans de taille supérieure ou égale à 17 pouces. C’est-à-dire d’une hauteur supérieure à la hauteur moyenne des écrans d’ordinateurs portables.

Ainsi, choisir la valeur minimale "10" dans le sélecteur d’éléments à afficher (voir section précédente), évite le recours vite désagréable à l’ascenseur (scroll) latéral du navigateur.

Bon à savoir : la valeur d’affichage sélectionnée sera conservée par défaut lors des prochaines reconnexions à AGATT !

Trouver un agent rapidement dans la Liste des agents

L’intérêt majeur d’un tableau dynamique se situe probablement dans le moteur de recherche qu’il lui est associé. Sa présence rend presque superflue l’existence des autres fonctionnalités de tri de la Liste des agents d’AGATT.

Utilisez-le, abusez-en, il est fait pour ça !
Comme on l’a vu plus haut, ce moteur de recherche filtre instantanément le tableau dynamique pour n’afficher que le ou les résultats d’une requête même incomplète.

Dans l’exemple ci-dessus, à partir d’un numéro de matricule incomplet, les résultats du tableau dynamique se focalisent instantanément sur les matricules approchants.

Trouver un autre agent sans perdre les résultats de sa recherche précédente

Tout en restant dans l’onglet du navigateur qui affiche le tableau dynamique filtré sur la ligne unique des informations d’un agent précis, et tout en maintenant enfoncée la touche "Ctrl" du clavier, cliquer sur le menu "GESTION DES AGENTS / Liste des agents". Le même module s’ouvre dans un nouvel onglet.

Cette manipulation est valable à partir du clic sur n’importe quelle autre élément interactif présent à l’écran.
Par exemple, on peut appuyer sur "Ctrl" et cliquer sur l’un des pictogrammes de la colonne "Actions" du tableau, pour consulter dans un second onglet les affectations d’un agent, sans perdre l’affichage d’un groupe d’agents demandé dans le premier onglet) .

Voir l’article Comment gagner du temps dans AGATT ? pour découvrir d’autres astuces susceptible de vous faire gagner en rapidité dans votre utilisation courante d’AGATT.