Comment gérer la feuille journalière (piquets) ?

En complément de la planification mensuelle, les centres de secours peuvent attribuer à chaque agent, sur ses journées de garde, un ou plusieurs piquets.
Le module "Feuille journalière" couvre ce besoin en affichant l’ensemble des véhicules du centre de secours et en permettant au planificateur d’armer les postes des engins.

Pour concevoir la feuille journalière

La conception d’une feuille journalière nécessite le bon paramétrage des véhicules et postes hors véhicules du centre de secours. Une fois ces engins et fonctions paramétrés, la conception de la feuille se fait en 2 étapes : la création de la feuille journalière et de ses tranches horaires, puis l’armement des engins.

1. Création de la feuille journalière et des tranches horaires

• Dans la barre de menus principale, survoler l’onglet "CONFIGURATION" puis cliquer sur le menu "Feuilles journalières et tranches horaires".

• Le module de création des feuilles apparaît.
Dans le formulaire d’ajout d’une feuille journalière, sélectionner la date et valider en cliquant sur le bouton "Enregistrer".

• Cliquez sur le lien "Ajouter une tranche-horaire". Le formulaire de création des tranches horaires apparaît.

PNG

• Renseigner les heures de début et de fin de la première tranche horaire, puis valider en cliquant sur le bouton "Enregistrer".

PNG

• Répéter l’opération pour toutes les tranches horaires de la garde.
La feuille journalière est prête à être renseignée.
Remarques :

  • Créer une seule feuille journalière par centre et par jour.
  • Attention à ne pas faire se chevaucher les tranches horaires !
  • La suppression d’une feuille journalière induit la suppression de ses tranches horaires.

PNG

• Il est possible de cloner les tranches horaires d’une feuille journalière, pour en créer une nouvelle :

  • Cliquez sur le pictogramme de clonage, présent sur la ligne de la feuille à dupliquer.

  • Sélectionner la date de la nouvelle feuille journalière :

2. Armement des engins

• Dans la barre de menus principale, survoler l’onglet "PLANIFICATION" puis cliquer sur le menu "Feuille de garde journalière".

• La feuille journalière d’aujourd’hui apparaît.
Utiliser le pictogramme "calendrier" pour changer de journée.

• La feuille journalière repose sur 5 onglets : "Armement des engins", "Fonctions de garde", "Agents", "Consignes" et "Spécialités".

  • L’onglet "Armement des engins" permet d’affecter des agents dans les différents "piquets" des véhicules.
  • L’onglet "Fonctions de garde" possède le même contenu que la section "Armement des engins", mais il est dédié aux piquets concernant les fonctions de garde.
  • L’onglet "Agents" regroupe les agents "affectables" sur l’un des piquets du jour.
  • L’onglet "Consignes" reprend les consignes opérationnelles, fonctionnelles ou liées aux engins renseignées dans le Cahier de consignes.
  • L’onglet "Spécialités" rappelle, pour chaque piquet, les qualifications des agents disponibles.

• Dans la rubrique "Armement des engins" dans le tableau à onglets, la liste des engins et fonctions à armer s’affiche directement.
A chaque engin ou fonction correspond un bloc contenant :

  • une flèche de pliage et dépliage permettant de déployer le contenus de tous les postes,
  • un pictogramme d’illustration de l’engin ou de la fonction,
  • l’intitulé (rouge, orange ou vert) de l’engin ou de la fonction,
  • une jauge (aux gradations rouges, oranges ou vertes) symbolisant l’état de remplissage (vide, en cours, complet) de l’engin ou de la fonction.

Les boutons "Afficher / Masquer" au-dessus de la liste déplient ou replient simultanément toutes les lignes des engins et fonctions à armer.

Lorsqu’une ligne correspondant à un engin ou une fonction est dépliée, apparaît la liste des postes concernés (certains pouvant être liés à d’autres postes), augmentée d’une grille d’horaires, similaire à celle d’un planning journalier d’AGATT.

• En cliquant sur l’intitulé de chaque poste, l’utilisateur voit s’afficher la liste des agents disponibles pour ce poste. Ceux-ci sont classés selon leur aptitude à occuper le poste sélectionné. Un pictogramme en forme de médaille étoilée indique la détention ou non des compétences requises pour occuper le poste.

Parmi les agents détenant les compétences requises pour le poste sélectionné, l’ordre d’affichage est déterminé par la date de montée dans l’engin. La date de montée la plus ancienne figure en premier.

La liste de agents disponibles et compétents rappelle aussi l’occupation posée pour ces mêmes agents. Une grille d’horaires permet de visualiser clairement si l’occupation de l’agent correspond bien aux tranches-horaires du poste à remplir.

• Le remplissage de la feuille journalière s’effectue ainsi très simplement en ouvrant successivement chaque poste à "armer" puis en sélectionnant un agent pour chacune des tranches-horaires inhérente au poste sélectionné.
A mesure du remplissage, la jauge de l’engin ou de la fonction passe du rouge (engin vide) au orange (engin partiellement rempli) et au vert (engin complètement armé).

• Chaque créneau d’occupation d’un poste par un agent apparaît sous la forme d’une ligne bleue, dans la grille-horaires des postes à armer. Cette ligne rappelle le nom de l’agent et contient un pictogramme en forme de croix qui permet, au clic sur cette croix, d’annuler le choix de l’agent sélectionné, en cas d’erreur.

Dans les trois visuels ci-dessous, l’utilisateur déplie le bloc du premier engin.
Un premier poste (Conducteur SR) a déjà été attribué précédemment à l’agent Martel ; la jauge est donc orange.
Il s’apprête à sélectionner un agent pour occuper le poste d’Équipier SR. Au clic sur l’intitulé du poste, la liste des agents disponibles apparaît.
Il peut sélectionner un autre agent pour lui attribuer ce piquet.

Comment poser un piquet sur un créneau horaire libre ?

Pour poser un créneau horaire précis et affranchi des tranches horaires pré-paramétrées, l’utilisateur doit passer par la Liste mensuelle des piquets.
Ce mode de visualisation en forme de planning est le second moyen de renseigner la Feuille de garde journalière. Au clic sur l’une des cases occupées de la Liste mensuelle des piquets, l’éditeur de piquets s’ouvre. En créant un Nouveau piquet, le formulaire propose l’entrée de dates et heures (à la minute près) de début et de fin du créneau libre de ce piquet.

Parallèlement, ce nouveau piquet apparaîtra dans le module d’édition de la feuille de garde journalière, dans la grille-horaire des postes à armer.

Mode d’appel

La feuille de garde journalière inclut également une fonctionnalité optionnelle : les modes d’appel.
Si les effectifs sont insuffisants pour armer un engin, il est possible d’indiquer la mise en place sur une plage horaire libre d’un ou plusieurs modes d’appel spécifiques pour cet engin lorsqu’il doit partir en intervention :

  • Appel Général : tous les effectifs disponibles du centre sont alertés pour compléter les postes vacants
  • Doublon : un engin similaire d’un centre voisin devra être appelé en même temps que celui-ci.

Pour imprimer la feuille journalière

Toutes les actions effectuées lors du remplissage des différents postes de chaque engin et de chaque fonction sont automatiquement enregistrées.
Une fois que tous les postes ont été rempli, ou dès que l’utilisateur le souhaite, il est possible d’imprimer la feuille journalière.

• Au clic sur le bouton "Imprimer", situé sous le tableau à onglets, la boîte de dialogue qui s’ouvre alors permet de sélectionner tout ou partie des modules à intégrer dans le PDF qui sera généré automatiquement pour l’impression.

• Sélectionner les éléments et fonctionnalités voulues puis cliquer sur "VALIDER L’IMPRESSION".
Le pdf alors généré est prêt à être imprimer.

Pour connaître la procédure d’optimisation de l’impression de la feuille journalière, rendez-vous dans cet article.