Outil de communication dont se servent les agents pour écrire toutes les informations importantes de la journée, le "cahier de consignes" est un complément pratique aux outils traditionnels de planification.
Dans AGATT, le cahier de consignes est consultable en ligne, partagé entre les agents. Il peut aussi être imprimé.

Les consignes sont classées en trois groupes, chaque groupe contenant plusieurs types :

• Consignes opérationnelles
  • Voies - Rues - Routes barrées
  • PI - BI indisponibles
  • Évènements
  • Service Sécurité
  • Logiciel Alerte / Antarès
  • Divers

• Consignes fonctionnelles
  • Réservation de salle
  • Dispense de sport
  • Stagiaires école
  • Visites médicales
  • Visites école
  • Cérémonies
  • Visites de prévention
  • Services internes
  • FMPA journalière
  • Divers

• Consignes engins
  [NB : il s’agit d’un lien entre la liste des engins et les fonctions du centre.
  Lire à ce sujet l’article "Comment paramétrer les engins et fonctions ?"]
  • Indisponible
  • Mutualisation
  • Travaux mécaniques
  • Contrôle Technique - Passage aux mines
  • Formation
  • Réunion
  • Divers

Pour une journée donnée, chaque centre peut rédiger un nombre non limité de consignes. Chaque consigne peut être associée à une journée ou elle peut s’appliquer à une période de plusieurs jours.

Le cahier de consignes est consultable de trois façons complémentaires :

• Planification - Consignes : saisie
• Feuille journalière - onglet "Consignes" : consultation sur écran
• Feuille journalière - version imprimable : consultation papier

Module de saisie des consignes :

Feuille journalière / Onglet de consultation des consignes :

Extrait d’une Impression des consignes :

Comment saisir les consignes ?

Les consignes sont associées à la feuille journalière. L’utilisation du cahier de consignes repose sur les trois étapes suivantes :

1. la création d’une feuille journalière,
2. la saisie des consignes,
3. l’impression (facultative) de la feuille journalière.

Le cahier de consignes étant intimement lié à la vie du centre, la gestion des droits se fait agent par agent. Pour pouvoir rédiger des consignes, il est donc nécessaire d’autoriser au moins un agent du centre à le faire (lire plus bas).

Pour saisir les consignes

• Créer une feuille journalière (cf. l’article dédié "Comment gérer la feuille journalière (piquets) ?")

• Dans la barre de menus principale, survoler l’onglet ’"PLANIFICATION" puis cliquer sur le menu "Consignes".

• Le formulaire de saisie d’une consigne apparaît.
Renseigner les champs :

• Type : permet de catégoriser la consigne.
• Texte : contenu de la consigne.
• Durée : l’option "plusieurs journées" permet de dupliquer la consigne sur une période.
• Date de début et de fin : permet de définir la période d’application de la consigne, dans le cas d’une consigne sur plusieurs journées.
• Jours d’effet : permet de dupliquer une consigne sur une période, tout en évitant son apparition sur certains jours de la semaine (ex. : consigne redondante ne s’appliquant pas le week-end).

• Valider la saisie en cliquant sur le bouton "Enregistrer".

• Répéter l’opération pour l’ensemble des consignes.

Pour consulter les consignes

Les consignes présentes et futures apparaissent à la suite du formulaire de saisie. Deux boutons d’option permettent de modifier et de désactiver une consigne. La désactivation conserve la consigne mais indique que celle-ci n’est plus active.

Pour voir et imprimer les consignes du jour

Au quotidien, les agents du centre de secours ont besoin de voir les consignes du jour. Dans certains cas, on souhaite également pouvoir imprimer le cahier de consignes.

• Dans la barre de menus principale, survoler l’onglet "PLANIFICATION" puis cliquer sur le menu "Feuille de gardes journalière".

• Cliquer sur l’onglet "Consignes". Le cahier de consignes du jour apparaît.

• Pour imprimer le cahier de consignes, cliquer sur le bouton "Imprimer" qui se trouve sous le tableau d’onglets. Une fenêtre contextuelle "Contenu de l’impression" apparaît. Cocher la case "Consignes" puis "Valider l’impression".

Reportez-vous à l’article "Comment imprimer la feuille journalière ?" pour connaître les tenants et aboutissants de cette procédure, rationalisée à partir de la version "Massac" du progiciel.

• Suivant la version du navigateur utilisé, la configuration personnalisée de l’impression s’effectue différemment.

• Si vous ne savez pas encore configurer les paramètres de mise en page d’une l’impression, reportez-vous sur cette page (pour les utilisateurs de Firefox).
• Dans le cas contraire, cliquer sur le bouton "Imprimer" pour lancer l’impression.

Comment autoriser les agents à utiliser le cahier de consignes ?

Le paramétrage des droits d’accès s’effectue sur deux niveaux :

1. Paramétrer les profils d’utilisateur autorisés à utiliser le cahier de consignes.
2. Autoriser chaque agent à rédiger des consignes selon les groupes (opérationnelles / fonctionnelles / engins).

Paramétrage des profils

Pour le fonctionnement général, lire l’article dédié "Comment fonctionne le système des profils d’utilisateurs ?".

Les droits associés aux consignes sont :

• Planification : Consignes  : l’utilisateur peut accéder en consultation au module de saisie des consignes.
• Gestion des consignes :
  • Lecture : l’utilisateur peut consulter les droits des agents sur la gestion des consignes.
  • Création / modification : l’utilisateur peut modifier les droits des agents sur la gestion des consignes.

Autorisation des agents

Une fois le paramétrage des profils effectué par l’administrateur fonctionnel, le chef de centre a la responsabilité d’autoriser ses agents à rédiger les consignes.

• Dans la barre de menus principale, survoler l’onglet "GESTION DES AGENTS" puis cliquer sur le menu "Liste des agents".

La liste des agents affectés au service apparaît.
Pour voir les droits d’un agent sur le cahier de consignes, cliquez sur le pictogramme :

• Utiliser le formulaire pour définir les droits de l’agent sur chaque groupe de consignes. Valider en cliquant sur le bouton "Enregistrer".