Comment recueillir et exploiter la disponibilité de tous les agents du SDIS ?

Cet article a été rédigé dans le cadre de la crise sanitaire liée au COVID-19. Il est inspiré des retours d’expérience de plusieurs SDIS, en particulier de celui du Maine-et-Loire qui avait mis en place une démarche similaire à la suite des évènements de 2015. Des cas d’usage réels sont présentés à la fin de cet article.

Objectifs : recueillir la disponibilité des agents et mesurer le POJ départemental en temps réel

AGATT est un outil dédié à la gestion du temps, généralement à l’échelle d’un centre de secours ou d’un service. Son caractère modulable permet d’atteindre le même résultat à l’échelle du département. On peut ainsi déployer un planning permettant d’afficher plusieurs milliers d’agents.
Ce tutoriel permet d’atteindre les objectifs suivants :

  • Permettre à tous les agents du SDIS de faire part de leur disponibilité, jour par jour, quel que soit leur statut.
  • Permettre à tous les agents du SDIS de faire part de leurs besoins : contraintes, gardes d’enfants, etc.
  • Permettre aux gestionnaires - par exemple le CODIS - de disposer d’une visibilité globale sur le nombre d’agents disponibles dans le département, par jour et par nuit, en temps réel.
  • Permettre aux gestionnaires d’extraire la liste des agents disponibles, au global ou par spécialité.
  • Permettre aux gestionnaires d’avoir une vision sur les POJ et PON départementaux.

Étape n°1 : créer une structure départementale

Cette étape consiste à créer un centre de secours fictif qui regroupera l’ensemble des agents du SDIS.

  • On recommande de lui donner un nom parlant pour tous les agents, par exemple :
    • "Ressources et compétences"
    • "Planning global"
  • Éviter les noms trop vagues, trop connotés dans le temps, ou trop anxiogènes, du type :
    • "SDIS" ou "Tout le SDIS"
    • "Crise"
    • "COVID19"
  • En tant qu’administrateur, s’auto-affecter sur l’entité nouvellement créée.

  • On dispose désormais de l’entité dans le sélecteur principal d’AGATT.

Étape n°2 : créer des équipes pour regrouper les agents

Cette étape consiste à créer des équipes dans l’entité départementale pour faciliter l’exploitation des données par la suite. Cette opération est facultative - en complément AGATT propose d’autres moyens pour filtrer les agents.

  • S’appuyer sur le mode opératoire Comment gérer les équipes des centres de secours ou des services ?"
  • Répartition des agents par équipes :
    • Répartition selon le statut administratif : créer 3 équipes "SPP", "SPV", "PATS".
    • Répartition par secteur : créer des équipes correspondant aux groupements territoriaux
  • Performances d’affichage : pour garantir un temps de chargement rapide, on veillera à paramétrer les 2 champs suivants correctement :
    • Affectation principale / afficher l’entité par défaut : non
    • Affectation secondaire / afficher l’entité par défaut : non

Étape n°3 : affecter les agents dans la structure

Cette étape consiste à affecter l’ensemble des agents du SDIS dans l’entité nouvellement créée, notion abordée dans l’article "Comment gérer les affectations des personnels ?"

Pour affecter les agents en masse

Dans AGATT, l’affectation des agents se fait de façon individuelle.
Plusieurs solutions existent néanmoins pour affecter les agents en masse sur la nouvelle structure afin de gagner du temps :

  • Soit en utilisant les interfaces RH normalisées fournies par Pretexx. Elles permettent l’import d’informations à partir de fichiers plats.
  • Soit en faisant la demande auprès de Pretexx. Avec quelques informations, nous pouvons créer les affectations sur l’ensemble des agents.

Étape n°4 : créer une ou plusieurs occupation(s) dédiée(s)

Cette étape aboutit à la création des occupations permettant aux agents de faire remonter leur disponibilité ou leur besoin.

  • S’appuyer sur le mode opératoire "Comment paramétrer les règles du temps de travail ?"
  • Les types d’occupations peuvent être paramétrés comme suit (liste non exhaustive, fournie à titre d’information) :
    • "Disponible colonne de renfort extra-départemental"
    • "Disponible COVID19"
    • "Besoin de garde d’enfant"

  • La règle de pose doit permettre l’utilisation de l’occupation par le profil "Agent".
  • Les remontées d’informations des agents n’ont, par nature, pas vocation à décompter du temps. Les mesures de temps de travail, temps de présence et temps de récupération sont donc paramétrées à zéro.
  • Les horaires, en revanche, peuvent avoir une importance. Si besoin, autoriser le profil "Agent" à modifier les heures de début et fin de présence de l’occupation.

Étape n°5 : créer les indicateurs

Cette étape consiste à créer les indicateurs collectifs de périmètre départemental correspondant aux besoins à couvrir.

  • Créer un ou plusieurs indicateurs collectifs sur le principe des exemples ci-dessous. Ces exemples sont génériques et doivent être adaptés au paramétrage en vigueur dans chaque SDIS :
    • Nombre d’agents disponibles :
      • Critère "Occupation" : "Disponible COVID 19"
      • Critère "Périmètre" : "Toutes les entités"
    • Nombre d’agents SPV disponibles :
      • Critère "Occupation" : "Disponible COVID 19"
      • Critère "Statut administratif" : "SPV"
      • Critère "Périmètre" : "Toutes les entités"
    • POJ départemental :
      • Critère "Occupation" : "Garde 24h"
      • Critère "Occupation" : "Garde 12h jour"
      • Critère "Occupation" : "Astreinte 24h"
      • Critère "Occupation" : "Astreinte 12h jour"
      • Critère "Périmètre" : "Toutes les entités"
    • PON départemental :
      • Critère "Occupation" : "Garde 24h"
      • Critère "Occupation" : "Garde 12h nuit"
      • Critère "Occupation" : "Astreinte 24h"
      • Critère "Occupation" : "Astreinte 12h nuit"
      • Critère "Périmètre" : "Toutes les entités"

Étape n°6 : exploiter les informations

Cette étape consiste simplement à afficher le planning départemental pour recueillir la disponibilité des agents, afficher le POJ départemental, etc.

  • Pour la prise en main du planning mensuel, s’appuyer sur le mode opératoire "Comment utiliser le planning mensuel ?".
  • On veillera en particulier à exploiter les capacités de filtrage des indicateurs collectifs.
  • Au delà du planning, le module "Rapport des occupations" peut présenter un intérêt pour extraire des informations jour par jour, en particulier pour les usages de remontées d’informations comportant des messages de la part des agents (via le champ "Message occupation").

RETEX des SDIS utilisateurs

SDIS du Maine-et-Loire (49)

  • Contexte : le SDIS 49 a été le premier à imaginer un "détournement" d’AGATT afin d’en faire un outil de pilotage départemental.
  • Principaux besoins couverts :
    • Recensement des agents disponibles pour armer une colonne de renfort zonale
    • Recensement des effectifs de spécialistes

SDIS de la Sarthe (72)

  • Contexte : dès l’arrivée de la crise liée au COVID19, le SDIS 72 a créé un planning départemental très proche des principes décrits dans cet article.
  • Principaux besoins couverts :
    • Recensement des besoins des agents pour les gardes d’enfants
    • Recensement des agents en télétravail
    • Recensement des agents ponctuellement déclarés inaptes par le SSSM
    • Recensement des agents en quatorzaine

SDIS de la Somme (80)

  • Contexte : dès l’arrivée de la crise liée au COVID19, le SDIS 80 a créé un planning départemental très proche des principes décrits dans cet article.
  • Principaux besoins couverts :
    • Vision globale de l’activité de l’ensemble des agents, jour par jour - segmentation par statut administratif.
    • Recensement des agents en congés et assimilés.