Comment organiser les formations AGATT ?

La formation des différents profils d’utilisateurs d’un progiciel de planification et de gestion des temps est une phase cruciale qui, si elle est menée scrupuleusement, facilitera l’adhésion et l’acculturation sereine à ce nouvel outil numérique par tous.
Chaque session de formation relève à la fois de l’accompagnement au changement de pratiques (en l’occurrence ici à un changement d’outil-métier utilisé quotidiennement) et de l’opportunité de faire infuser efficacement la doctrine départementale du SIS dans l’esprit de tous ses agents.

On s’en doute, le contenu des formations au progiciel AGATT varie selon les différents profils d’utilisateurs auxquelles elles s’adressent, administrateurs techniques et fonctionnels, gestionnaires AGATT (chefs de centre, gestionnaires de planning, RH) ou agents usagers courants du progiciel.

Le schéma ci-dessous a une triple-fonction :

• il illustre la circulation des informations entre Pretexx (éditeur d’AGATT), le groupe en charge du pilotage d’AGATT au sein du SIS et les agents utilisateurs du progiciel,
• il indique le degré du transfert de compétences à prévoir pour une acculturation efficiente à l’outil,
• il évoque l’impérieuse nécessité à terme de bâtir une solide gouvernance AGATT et d’anticiper sa pérennisation sur le temps long.

Sommaire

Cet article est long.
En cliquant sur l’un des liens ci-dessous, vous pouvez accéder directement à la section qui vous intéresse.

• Formation des administrateurs d’AGATT
• Formation des gestionnaires d’AGATT
• Formation des personnels en SHR
• Formation des utilisateurs courants d’AGATT
• Recommandations conclusives

Formation des administrateur·ices AGATT

Les personnels en charge de l’administration du progiciel sont formés via une série d’ateliers d’installation et de paramétrage. Deux types d’administrateurs d’AGATT auront à terme à travailler en complémentarité pour garantir son bon fonctionnement auprès de tous les types d’agents utilisateurs.

1. Les administrateurs techniques

La procédure d’installation du logiciel suppose la mise à disposition préalable d’un environnement de travail conforme à l’environnement technologique préconisé par Pretexx.
Le SDIS a la charge de préparer le serveur (machine physique ou virtuelle) et d’installer le système d’exploitation. Pretexx fournit les recommandations, ainsi que des exemples de paramétrage pour assister le SDIS dans la procédure de préparation de la machine.

L’installation d’AGATT consiste en :

• une copie des fichiers de l’applicatif dans un répertoire dédié,
• la vérification de la conformité des librairies PHP dans Apache,
• la configuration du pointage d’Apache sur le répertoire dédié,
• la déclaration de la base de données,
• l’import d’une base de données de test,
• la configuration de la connexion à la base de données dans AGATT.
  Ces opérations sont effectuées dans un premier temps pour le montage de l’environnement
  de test et sont répétées ensuite pour le montage des environnements de formation et de
  production.

Conditions et contenus de la formation
Public : personnels en charge de l’administration du S.I du SDIS
Durée : chaque session de formation est composée de 2 journées (7h / jour)
Modalités : installation sur site-client

Programme-type de la formation :

• appréhension de l’environnement technique d’AGATT,
• configuration technique du progiciel,
• base de données (sauvegarde, restauration, ...),
• installation, tests et mise en production des nouvelles versions (ou "mises à jour"),
• méthodologie de remontée des dysfonctionnements,
• méthodologie de rédaction des demandes d’amélioration.

2. Les administrateurs fonctionnels

En règle générale, les personnes en charge de l’administration fonctionnelle d’AGATT participent du groupe-projet constitué par le SIS pour mener à bien le déploiement du progiciel sur son territoire.
Celles-ci se révèlent d’elles mêmes et/ou sont désignées avant, pendant ou après les ateliers de paramétrages qui constituent leur formation, à savoir trois à quatre sessions de trois journées étalées sur plusieurs mois.

Le profil des stagiaires auxquels s’adresse cette formation correspond aux prérogatives fixées par le SIS aux futur·es l’administrateur·ices fonctionnel·les d’AGATT. En règle générale, il s’agit de personnels administratifs, voire des officiers SPP, rompus à la gestion des RH et à la réalité du terrain.
En phase de production, la "gouvernance AGATT" demandera notamment une connaissance pointue de la doctrine du SIS et des règles TT en vigueur, des qualités relationnelles certaines pour assurer l’assistance courante des utilisateurs, la gestion de leurs signalements au fil de l’eau et les interactions avec Pretexx.

Conditions et contenus de la formation
Public : personnels prédisposés à l’administration fonctionnelle du progiciel
Durée : chaque session est composée de 3 journées (7h / jour)
Modalités : configuration sur site-client ou depuis un accès distant

Programme-type de la formation :

• découverte d’AGATT,
• configuration fonctionnelle du progiciel,
• gestion des entités physiques et/ou virtuelles gérées par AGATT,
• gestion des agents :
  • leur fiche individuelle,
  • leurs modalités de connexion,
  • les affectations,
  • leurs compétences,
  • leur nombre d’heures à effectuer dans l’année,
• paramétrage des occupations : définition dans AGATT de toutes les activités (absences incluses) susceptibles d’être planifiées, gestion des règles de pose, des nature et des règles de durée de ces occupations,
• utilisation avancée des indicateurs paramétrables,
• utilisation avancée des modules statistiques,
• bonnes pratiques de l’assistance aux utilisateurs,
• vue synthétique du programme de formation des personnels planificateurs.

Formation des gestionnaires AGATT

Étape préalable à l’organisation de ces sessions à plus gros effectif, le recensement des besoins en formation permet, quel que soit le nombre élevé ou non d’agents à former, d’éviter les erreurs de casting.
D’autant que les agents qui bénéficieront de ces formations auront eux-mêmes à apprendre à leur collègues l’utilisation de tout ou partie des fonctionnalités d’AGATT susceptibles d’être déléguées.
De fait, les trois axes principaux pour constituer ces groupes de stagiaires sont :

• l’identification des entités concernées/priorisées (CIS / services),
• l’identification des publics (chefs de centre et ou gestionnaires de planning, par exemple),
• l’identification du volume d’agents à former et à répartir dans les sessions de formation.

Ce recensement peut se formaliser sous la forme d’un tableau de ce type :

Recommandation :

Nous conseillons de bien dissocier les publics lors des sessions. En effet, les attentes et contraintes des gestionnaires de gardes diffèrent de celles des personnels SHR.
Ainsi, il peut s’avérer pertinent de regrouper dans une même session des personnels en service hors rang (voir section dédiée, plus bas).

Conditions et contenus de la formation

Public : chef de centre ou de service, agent préposé à la gestion du planning des effectifs
Durée : chaque session est composée de 2 journées (soit 2 x 7h / jour)
Modalités : sur site-client
Rôle du binôme de chaperons présents pendant les formations :
chaque session de formation des gestionnaires planificateurs doit intégrer un binôme de chaperons, membres du groupe de travail AGATT ayant participé au paramétrage de l’outil (idéalement composé de RH et sapeur-pompier). Couramment désignés sous le terme de "chaperons", ils sont identifiés comme tels dans les convocations. Ils suivent la formation aux côtés des stagiaires pendant toute la durée de la formation et interviennent pour répondre à leurs interrogations sur les choix de paramétrage et les arbitrages retenus, en s’appuyant sur le règlement intérieur et les orientations de la direction du SDIS.

NB : il est important d’informer au préalable les chaperons de leur double casquette au sein de la formation : stagiaire-planificateur, au même titre que les autres participants, mais également personne-ressource, en mesure d’éclairer le groupe sur les choix de paramétrage effectués et les règles propres au SDIS.

Programme-type de la formation

• accueil, tour de table, feuille de présence,
• contextualisation/présentation rapide du progiciel,
• connexion, gestion des identifiants/mots de passe,
• configuration des équipes du centre de secours utilisées dans AGATT,
• gestion des agents avec AGATT :
  • leur fiche individuelle
  • leurs profils de connexion (droits d’accès), leurs affectations transposées dans AGATT, leurs valideurs de congés, ...
  • leurs compétences transposées dans AGATT,
  • le cas des agents en renfort et l’anticipation des mutations
• planification mensuelle :
  • pose des occupations par raccourcis-clavier, via l’éditeur des occupations
  • pose des occupations par cycles (duplication), par lots d’agents, suppression/conversion en masse
  • impression du planning
  • trucs & astuces pour gagner du temps.
• Suivi du temps de travail
  • via les indicateurs collectifs
  • via les indicateurs individuels
  • via les modules statistiques d’AGATT (bilan individuel et collectifs d’occupations et de piquets
• paramétrage des cycles d’occupations (modes de duplication)
• Statuts des plannings (clôture et déverrouillage, ...)
• Gestion du circuit de validation d’AGATT
  • soldes d’occupations (suivi des absences)
  • émission et traitement d’une demande
  • verrouillage et alertes de poses d’occupations
  • gestion des demandes de remplacement/permutation
  • gestion du Compte Épargne Temps
• module de feuille journalière dans AGATT
  • configuration de véhicules et fonctions de garde
  • utilisation du module de feuille journalière et du planning des piquets
  • rédaction et consultation du cahier de consignes
  • impression des sections de la feuille journalière
• utilisation d’AGATT sur smartphone et tablettes

NB : ce plan de cours est proposé par Pretexx.
Il est adapté à chaque contexte, relu et validé par le SDIS avant les sessions de formation.

Formation des gestionnaires-manager SHR

Le public ici visé présente des attentes différentes de celles des utilisateurs habituels issus des centres d’incendie et de secours. Compte tenu de la durée limitée de la session, il convient de privilégier une formation synthétique, centrée sur les fonctionnalités essentielles à leurs responsabilités managériales.
Le programme pourra donc être adapté aux besoins et aux questions des participants, en priorisant une approche pragmatique et « à la carte ».

Conditions et contenus de la formation

Public : chefs de groupement et chefs de service, secrétaires amenées à valider des demandes de congés pour le compte de leur chef et, éventuellement, directeur et directeur adjoint du SIS
Durée : chaque session est composée d’une demi-journée (4 h)
Modalités : sur site-client

Plan type de la formation :

• prise en main du progiciel AGATT, connexion et consultation des plannings (tableau de bord, planning du service) sur PC et smartphone
• gestion des équipes et des affectations, création des équipes, changement d’affectation des agents et modification des valideurs de congés
• gestion des absences, suivi des soldes, consultation et traitement des demandes de congés et autres absences
• planification et suivi de l’activité, planification du SHR annualisé, planning multiple et consultation des statistiques
• fonctionnalités complémentaires, selon les besoins : indicateurs individuels et collectifs, clôture du planning, compétences des agents, historique des occupations, feuille journalière et cahier de consignes.

Formation des utilisateurs courants d’AGATT

Tous les agents du SDIS seront susceptibles d’utiliser le progiciel. Nous préconisons que ces agents soient formés au sein de leurs unités territoriales respectives.
En effet, la volumétrie rend difficile la tenue de ce type de formation par Pretexx.
La simplicité de prise en main du progiciel et nos retours d’expérience depuis 2007 sur ce sujet nous assurent du bien fondé de cette démarche.

Voilà les quelques éléments qu’un utilisateur "lambda" d’AGATT doit connaître pour l’utiliser couramment :

• comment se connecter à AGATT, depuis un PC ou un smartphone ?
• comment consulter son tableau de bord AGATT ?
• comment exporter son planning, changer son mot de passe ?
• comment poser rapidement des occupations (disponibilités, congés, autres) sur son planning, depuis un PC ou un smartphone ?
• comment effectuer une demande permutation/remplacement avec AGATT ?

A la marge, pour des profils d’utilisateurs intermédiaires (SOG, gestionnaire de feuille journalière, ...), on pourra ajouter :

• comment renseigner la feuille journalière et le cahier de consignes ?

Ces opérations sont basiques, rapidement enseignables et rapidement maîtrisables par les utilisateurs les moins rompus à l’informatique.
L’ensemble de ces manipulations courantes est décrit dans la section "prise en main par l’agent" de la base de connaissances en ligne d’AGATT.
Les articles de cette rubrique sont regroupés dans un document PDF illustré, décrivant pas-à-pas les actions et fonctionnalités rudimentaires listées ci-dessus. Ce document de quelques dizaines de pages est téléchargeable depuis la fin de cette page.

Quelques recommandations en conclusion

Pour faciliter l’acculturation massive au progiciel et renforcer durablement la gouvernance AGATT au sein du SDIS sont d’ores et déjà à votre disposition :

• la base de connaissances en ligne d’AGATT
• la version PDF imprimable de cette notice complète (à la fin de cette page)

Nous vous invitons aussi à consulter l’article Comment anticiper le passage en production d’AGATT ? pour préparer au mieux les phases suivantes des formations.

Enfin, nous ne saurions trop insister sur l’importance de l’actualisation et de la transmission régulière des compétences des agents-référents (administrateurs, gestionnaires de planning) sur AGATT, via l’organisation de formations internes, une à deux fois par an, par exemple lors de la sortie d’une nouvelle version du progiciel.
Dans la même optique, et spécifiquement pour les administrateurs fonctionnels/référents AGATT, l’article Gouvernance AGATT : état des lieux dans les SIS en 2026 fournit des informations précieuses pour nourrir et maintenir sur le long terme l’expertise AGATT au sein de votre département.