Comment paramétrer les cycles d’occupations ?

La conception du planning repose principalement sur l’attribution d’occupations aux différents agents du service. Afin d’accélérer cette saisie, il est possible de définir et d’utiliser des "cycles". Cette technique permet de saisir, en une seule opération, des plannings variés :

  • Régime de garde 24h un jour sur trois (24/48), ou un jour sur cinq (24/72)
  • Régime SHR sur une année entière, en évitant les week-ends et jours fériés
  • Une semaine d’astreinte toutes les 4 semaines (SPV)

Les cycles d’occupations étant librement paramétrables, chaque SDIS peut définir les rythmes de planning qui sont en vigueur dans l’établissement.
De plus, une option permet à chaque centre ou service de créer et d’utiliser ses propres cycles.

Pour paramétrer les cycles d’occupations

Les utilisateurs souhaitant créer des cycles effectueront les opérations suivantes :

• Dans la barre de menus principale, survoler l’onglet "CONFIGURATION" puis cliquer sur l’option "Cycles d’occupations".
L’écran de paramétrage des cycles apparaît.

• Le paramétrage du cycle s’effectue en deux étapes : la création du cycle lui-même puis la définition de son mode de fonctionnement.

• Pour créer le cycle, renseigner le formulaire :

  • Libellé : saisir le nom d’usage du cycle.
  • Départemental : les administrateurs peuvent définir qu’un cycle s’applique à l’ensemble du département. Sinon, il s’applique uniquement dans le centre ou service qui a créé ce cycle.
  • Numéro d’ordre : permet de définir l’ordre d’affichage des cycles dans l’éditeur des occupations .
  • Inclure les week-ends : détermine si les occupations seront posées le samedi et le dimanche.
  • Inclure les jours fériés : détermine si les occupations seront posées sur un jour férié.
  • Actif : détermine si les utilisateurs sont autorisés à utiliser le cycle pour la pose des occupations.

• Valider en cliquant sur le bouton "Enregistrer".
Le cycle apparaît dans la liste des cycles du service.

• Cliquer sur le lien "Ajouter une journée". Le formulaire permettant de définir l’action associée à une journée apparaît.

• Pour une journée du cycle, trois actions sont possibles :

  • "Ne rien faire" : au moment de poser une occupation, aucune action ne sera effectuée sur cette journée du cycle. Ceci correspond à une journée de repos.
  • "Poser l’occupation choisie dans l’éditeur" : sur cette journée, l’occupation posée sera celle sélectionnée par le planificateur.
  • "Poser une occupation prédéfinie" + sélectionner un type d’occupation : sur cette journée, l’occupation paramétrée sera posée.

• Sélectionner l’action à effectuer puis valider en cliquant sur le bouton "Enregistrer".

• Répéter l’opération autant de fois qu’il y a de journées différentes dans le cycle.
Le cycle est prêt à être utilisé.

• Exemples de paramétrage de plusieurs cycles courants :

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Une distinction importante à assimiler !

A ce stade, nous attirons votre attention sur une distinction primordiale à bien intégrer concernant la manière dont AGATT procède lors de la pose d’un cycle d’occupations. Le progiciel considère deux notions différentes : les "occupations-éditeur" et les "occupations prédéfinies".

• Les occupations-éditeur : dans l’éditeur des occupations, l’utilisateur renseigne tous les champs inhérents à l’occupation, définissant ainsi les critères de l’occupation sur laquelle il pourra choisir ou non d’appliquer un cycle sur plusieurs journées.

• Les occupations prédéfinies : dans l’éditeur des occupations, l’utilisateur choisit directement un cycle préalablement paramétré (cf. consignes décrites dans les paragraphes précédents), une date de début et une date de fin. Tout le reste est calculé automatiquement par AGATT.

Par conséquent, les cycles avec des types occupations prédéfinis doivent être privilégiés dans la majorité des cas.
Deux exemples concrets :

  • Si l’occupation n’a pas les mêmes horaires (règles de durée différentes) selon les jours de la semaine, ou sur les jours fériés, le cycle saura gérer automatiquement la discordance car il cherche et applique la bonne règle de durée pour chaque journée.
  • Pour les agents en régime SHR, si la répartition hebdomadaire de l’agent est renseignée et que les règles de durée utilisent les "horaires contraints", dans ce cas le cycle saura ne pas poser d’occupation sur les journées ou demi-journées non travaillées de l’agent dans la semaine.

Autrement dit, les cycles posés en mode "occupations-éditeur" sont à réserver à des cas particuliers, pour répéter une occupation avec des horaires spécifiques.
Par exemple, si on sait d’avance qu’une semaine de stage comprendra des horaires décalés par rapport aux pratiques habituelles pour une raison quelconque, on pourra spécifier ces horaires non-standards dans l’éditeur et utiliser le cycle pour poser plusieurs fois exactement cette même occupation, sans tenir compte des règles de durée prédéfinies.

Définir les droits d’accès

Plusieurs types de droits sont rattachés aux cycles d’occupations, afin de définir quels profils d’utilisateurs peuvent paramétrer les cycles locaux (rattachés à un centre ou à un service) et quels profils peuvent gérer les cycles départementaux.
Il est également possible de définir quels profils peuvent utiliser les cycles dans le cadre de la planification.

Configuration - Cycles d’occupations : l’utilisateur habilité peut paramétrer (création/modification/suppression) des cycles d’occupations.

Configuration - Cycles d’occupations départementaux :

  • Création/Modification : l’utilisateur habilité peut paramétrer des cycles d’occupations départementaux.
  • Suppression : l’utilisateur habilité peut supprimer des cycles d’occupations départementaux.

Planification - Pose d’occupations par cycle :

  • Création/Modification : l’utilisateur habilité peut poser un cycle d’occupations en préservant le planning existant de l’agent.
  • Suppression : l’utilisateur habilité accède à deux modes supplémentaires pour la pose des cycles d’occupations, permettant de supprimer tout ou partie des occupations de l’agent sur la période.

Comment utiliser les cycles dans la planification ?

Lire à ce sujet l’article "Comment concevoir automatiquement un planning sur plusieurs jours successifs ?"