Comment paramétrer les règles du temps de travail ?
Dans AGATT, les "occupations" traduisent l’activité des agents dans les plannings.
Exemples d’occupations : « Garde 24, Garde 12h jour, Service rors rang, Stage, Formateur, FMA, Congé annuel, Congé exceptionnel, Arrêt maladie, etc. »
Au moment de l’installation du progiciel, des ateliers de paramétrage ont lieu afin de définir l’ensemble des occupations, adaptées aux besoins du SDIS, qui seront accessibles aux agents utilisateurs d’AGATT.
Ce paramétrage s’effectue en quatre étapes :
- Définition des types d’occupations
- Définition des natures d’occupations (niveau optionnel)
- Définition des règles de pose
- Définition des règles de durée
Comment accéder au paramétrage du temps de travail ?
• Dans la zone des menus, survoler l’onglet "ADMINISTRATION", puis cliquer sur l’onglet "Types d’occupations".
• Le module de recherche des occupations déjà créées apparaît.
Celui-ci permet de sélectionner rapidement, via un moteur de recherche, chacune des occupations utilisées au sein du SDIS. Celles-ci sont classées selon l’ordre défini par l’administrateur fonctionnel.
Les informations présentées dans cette liste déroulante pour chaque occupation sont : son "abréviation", son "libellé complet" et son "numéro d’ordre d’apparition de l’occupation" dans les différentes listes d’occupations d’AGATT.
• Sélectionner un type d’occupation dans la liste déroulante et le paramétrage de cette dernière apparaît automatiquement.
Pour trouver rapidement une occupation déjà paramétrée :
- cliquer sur le champ "Choisissez une occupation",
- chercher l’occupation souhaitée dans la liste déroulante,
- ou entrer dans le champ de recherche tout ou partie du libellé de l’occupation.
Sur l’exemple ci-dessus, en tapant "cong" la liste des occupations filtre instantanément les seules occupations contenant ces quatre lettres consécutives.
En cliquant sur l’occupation souhaitée, ses paramètres s’ouvrent alors.
• Après avoir sélectionné l’une des occupations, une visualisation globale du paramétrage de l’occupation (ici "Garde 24") s’affiche, sous la forme de différents tableaux dont nous allons passer en revue les contenus ci-dessous.
Comment créer un nouveau type d’occupation ?
Chaque occupation comporte plusieurs paramètres, qui font l’objet d’une définition départementale. On conseille aux SDIS de limiter le nombre d’occupations créées, afin de conserver la simplicité d’utilisation du progiciel.
Suivant la taille et le fonctionnement du SDIS, on peut être amené à utiliser de 30 à 60 types d’occupations.
Pour créer un nouveau type d’occupation, cliquer sur le lien "Ajouter un nouveau type d’occupation".
Le formulaire de paramétrage apparaît.
• Libellé : nom courant de l’occupation
• Abréviation : libellé court de l’occupation, compris entre 1 et 3 caractères (lettres et/ou chiffres). Elle apparaît notamment dans les cellules du planning.
• Couleurs :
Pour chaque couleur ci-dessous, figurent (de gauche à droite) : le rendu visuel, le nom usuel de la couleur, sa "classe CSS", le code hexadécimal de la couleur native, le code hexadécimal de la couleur "affadie", le code couleur du texte qui se superpose sur le fond coloré.
Rouge (vermillon) | occ_rouge | #C4000C | #F9E5E6 | #FFFFFF | |
Vert | occ_vert | #00CB33 | #E5FAEA | #FFFFFF | |
Bordeaux | occ_fuschia | #990066 | #F4E5EF | #FFFFFF | |
Caramel | occ_marron | #AD4601 | #F7ECE5 | #FFFFFF | |
Jaune | occ_jaune | #FFCC00 | #FFFAE5 | #666666 | |
Bleu | occ_bleu | #335CCC | #EAEFFA | #FFFFFF | |
Orange | occ_orange | #FF5300 | #FFEDE5 | #FFFFFF | |
Violet | occ_violet | #663399 | #F0EAF5 | #FFFFFF | |
Émeraude | occ_emeraude | #009D76 | #E5F5F1 | #FFFFFF | |
Rose | occ_rose | #FF0066 | #FFE5EF | #FFFFFF | |
Kaki | occ_kaki | #7B7B28 | #F2F2E9 | #FFFFFF | |
Gris | signale les occupations extérieures | #999999 | ... | #FFFFFF |
En 2023, nous avons intégré à ce nuancier limité la valeur "noir".
Cette valeur (car le noir n’est pas une couleur) doit être utilisée uniquement pour des occupations devant être plus visibles que toutes les autres dans un planning, de par leur caractère très exceptionnel.
Nous recommandons fortement de recourir à cette valeur avec parcimonie. Trop d’occupations différentes possédant la même valeur "noir" sur un planning perdraient leur caractère extra-ordinaire.
Pour comprendre pourquoi seules ces quelques nuances de couleurs sont disponibles dans le logiciel, consultez l’article "Communication et identité graphique d’AGATT", paragraphe "Pourquoi le nombre des couleurs utilisées dans AGATT est-il si restreint ?"
• Raccourci-clavier : touche ou combinaison de touches permettant de poser l’occupation au clavier.
Syntaxe :
- Lettres ("a" à "z")
- Chiffres ("0" à "9")
- Touches de fonctions ("f1" à "f12")
- Certains caractères spéciaux ("+", "-", "*", "/", ".", etc...)
- Combinaisons ("alt+", "ctrl+", "shift+" suivi de la syntaxe du raccourci de base, par exemple "ctrl+g").
Attention : ne pas créer de raccourci de deux lettres successives ! Supposons de la "C" soit le raccourci-clavier de l’occupation "Congés" et que le "A" soit le raccourci-clavier de l’occupation "Astreinte". Si vous décidiez d’attribuer à une autre occupation le raccourci "CA", lorsque l’utilisateur taperez "ca", il poserait sur le planning une occupation "Congés" + une occupation "Astreinte".
• Sensible : oui / non.
Une occupation définie comme "sensible" sera masquée dans le planning et seulement visible par les utilisateurs détenant le profil d’accès (généralement, des "administrateurs fonctionnels ou technique") autorisé à les voir.
• Prise piquet : oui / non.
Détermine si l’occupation peut être associée à des piquets. Si "oui", elle apparaîtra dans la feuille journalière.
• Circuit de validation : oui / non.
Détermine si l’occupation entre ou non dans le "circuit de validation d’AGATT", c’est-à-dire si son statut peut varier entre l’état de "demande" (occupation sans couleur sur le planning), de "validation" (occupation en couleur sur le planning) ou de "refus" (occupation sans couleur et barrée sur le planning).
En cliquant sur "Oui", deux nouveaux champs apparaissent :
- Date de fin de solde par défaut : date de fin de période-cible proposée dans les soldes d’absences créés pour ce type occupation. Cette date est située dans l’année suivant celle d’acquisition du droit. Pour une fin standard au 31/12 de l’année d’acquisition, laisser le champ vide.
Cette date de fin est également appliquée aux soldes d’absences créés automatiquement par les tâches planifiées d’AGATT - Quantité prévue par défaut : quantité prévue proposée dans les soldes d’absence créés pour ce type occupation.
Le renseignement de ces deux champs génère une colonne supplémentaire "Quantité prévue Solde" dans le premier tableau de paramétrage du type d’occupation.
Par ailleurs, ces paramètres seront repris automatiquement dans le formulaire de saisie de soldes d’absence.
• Ordre infobulle : entrer un nombre entier.
Ce numéro détermine l’ordre d’apparition de l’occupation dans le progiciel, en particulier dans l’éditeur des occupations. On préconise de numéroter de 100 en 100, afin de conserver des emplacements libres pour rajouter ultérieurement de nouvelles occupations.
• Notification courriel : oui / non.
Détermine si la pose de l’occupation génère l’envoi d’un e-mail à destination du supérieur hiérarchique de l’agent (ex. : demande de congé).
• Remplacement autorisé : détermine si l’occupation peut faire l’objet d’une permutation entre deux agents.
• Repos de sécurité : Déclenchement : si "oui", la pose d’occupations de ce type peut déclencher un repos de sécurité.
• Repos de sécurité : Contrainte : si "oui", la pose d’occupations de ce type peut être bloquée par un repos de sécurité.
• Désactivation de planning : si "oui", la pose de cette occupation désactivera le reste du planning de l’agent sur la journée. Visuellement, seule cette occupation apparaîtra sur le planning. La suppression de cette occupation fera réapparaître les occupations précédemment posées.
Exemple : lors de la pose d’une occupation " Arrêt de travail", on désactive le planning de l’agent sur la journée. Les occupations ne sont alors plus visibles et leur temps de travail n’est plus décompté, comme si elles avaient été supprimées. Mais si plus tard l’arrêt était finalement supprimé, les occupations désactivées (invisibilisées) seraient restaurées et la case de planning retrouverait son état initial.
• Code : Il s’agit du code technique utilisé en cas d’’interfaçage avec START.
Ne rien renseigner si cette interfaçage n’est pas effectif.
• Conversion disponibilité SPV : pour activer ou pas le mécanisme d’aide à la conversion des disponibilités des SPV en occupations opérationnelles, on choisit parmi les trois occurrences proposées par le menu déroulant :
- "Non" : l’occupation ne sera pas concernée par la conversion de disponibilité SPV.
- "Source" : l’occupation "source" ("Disponibilité" en l’occurrence) pourra ainsi être convertie dans un autre type d’occupation. Un pictogramme spécifique apparaîtra alors dans l’éditeur d’occupations.
- "Cible" : l’occupation "cible" définit le type occupation ("Garde", "Astreinte", par exemple) en lequel on pourra convertir la "Disponibilité". Ce type d’occupation apparaîtra dans le menu déroulant du champ "Occupation" dans le formulaire de conversion de l’éditeur des occupations.
• Cliquer sur "Enregistrer" pour valider ces paramètres.
Comment créer une nature d’occupation ?
La "nature" est une façon de préciser le contenu d’une occupation, généralement à des fins statistiques. Une "nature" peut être associée à une seule occupation.
La saisie de la nature d’occupation ne peut pas être obligatoire et elle n’est pas associée aux règles de gestion (règles de pose et règles de durée).
Exemples de natures pour l’occupation "Heures supplémentaires" : "réunion", "encadrement JSP", "intervention", "autres", etc.
Pour créer une nouvelle nature d’occupation, cliquer sur le lien "Ajouter une nouvelle nature d’occupation". Le formulaire de paramétrage apparaît.
• Libellé : texte décrivant la nature (ex. : « Intervention »)
• Numéro d’ordre : utiliser un nombre entier.
Ce numéro détermine l’ordre d’apparition de la nature d’occupation dans le progiciel, en particulier dans l’éditeur des occupations.
• Code : code technique servant à l’interfaçage. Ne rien renseigner si aucun interfaçage n’est effectif.
• Active : dans le cas général, ce champ est coché "oui".
En cochant "non" l’utilisation de la nature est rendue impossible sans pour autant la supprimer.
• Cliquer sur "Enregistrer" pour valider ces paramètres.
Définition des règles de pose
Les règles de pose permettent de déterminer qui peut poser des occupations à quels agents.
La création et l’application d’une règle de pose nécessitent l’enregistrement de plusieurs paramètres.
Pour accéder au formulaire de création d’une règle de pose, cliquer sur "Ajouter une nouvelle règle de pose".
Sur l’exemple présenté par le visuel ci-dessus, à savoir la création d’une règle d’astreinte hebdomadaire ("Astreinte semaine"), l’opérateur aura à définir plusieurs paramètres :
- le nom - à la fois descriptif et concis - de la règle, dans le champ "Description". Par exemple : "Garde 12h nuit - opérateurs CTA CODIS" ;
- si cette règle est "active" ou non, c’est-à-dire si cette règle est prise en compte lors de la pose de l’occupation ;
- le ou les profils d’agents autorisés à poser cette occupation (plusieurs profils d’agent peuvent être sélectionnés) ;
- le ou les statuts administratifs auxquels la pose de cette occupation peut être systématiquement associée (dont les doubles-statuts SPP/SPV ou PATS/SPV) ;
- le nombre maximum par mois de poses de cette occupation à un même agent sur une période mensuelle ;
- le nombre maximum bloquant, si "oui" il détermine si le nombre maximum défini précédemment est bloquant ou, si "non", simplement indicatif ;
- l’entité, parmi celles qui s’affichent dans le menu déroulant.
En choisissant l’entité "SDIS XX", la pose sera aussi autorisée à toutes les sous-entités (groupements, compagnie, centres, ...) déjà créées dans AGATT. - Enfin, s’il est possible d’ajouter une "pièce jointe" au moment de la pose de cette occupation. Dans ce cas, un champ spécifique apparaîtra à cet effet dans l’éditeur des occupations.
"Enregistrer" les paramètres renseignés et la règle de pose apparaît sous forme de tableau dans le module de paramétrage de l’occupation.
Chacune des règles de pose figurant dans ce tableau est éditable/modifiable/supprimable.
Définition des règles de durée
Il est nécessaire ensuite de déterminer la durée d’une occupation à compter du moment où elle est posée.
Il est tout à fait possible de cumuler plusieurs règles de durée pour une même occupation et ainsi définir des règles spécifiques à des entités, en cohérence avec les pratique variables d’un centre à un autre, par exemple.
Le paramétrage d’une "règle de durée" passe par le renseignement très détaillé de tous les champs présentés et commentés sur l’exemple ci-dessous.
• Description : ce champ permet d’ajouter un libellé complémentaire pour réduire le risque de confusions entre plusieurs règles de durée.
• Active : en cochant "oui", la règle de durée sera prise en compte lors de la pose des occupations.
• Type d’horaires* : sélectionner le critère pour indiquer si l’occupation utilise des horaires collectifs (libres ou contraints) ou les horaires individualisés de l’agent.
Cf. précisions dans la section suivante.
• Régimes de travail : cette fonction permet d’appliquer la règle de durée à un ou plusieurs régimes de travail prédéfinis.
Utiliser [CTRL] + clic pour sélectionner plusieurs régimes.
NB : L’option “Agents sans régime” permet d’utiliser la règle pour des agents dont le régime est inconnu (c’est-à-dire non-renseigné dans AGATT) à la date de l’occupation.
• Logé : si la règle concerne les agents logés, cocher "oui".
Choisir "/" si le paramètre n’a pas d’importance.
• Âge de l’agent : cette fonction permet de sélectionner la tranche d’âge pour laquelle la règle s’applique. Choisir “0” à “100” par défaut.
• Nombre de jours consécutifs : ce champ permet de déterminer si la règle s’applique après plusieurs jours consécutifs. Choisir l’option “0” par défaut.
• Entité : la durée s’appliquera à l’entité sélectionnée et à ses "enfants", voire à tout ou partie des équipes d’une entité.
• Statuts administratifs : la durée s’appliquera aux agents ayant l’un des statuts administratifs cochés.
Choix multiple possible.
• Jours de la semaine : la durée s’appliquera sur les jours sélectionnés.
Comme pour les autres sélections multiples, utiliser le raccourci-clavier [CTRL] + clic pour sélectionner plusieurs jours.
• Jours fériés : la règle concerne-t-elle les jours fériés ?
Choisir "/" si le paramètre n’a pas d’importance.
• Compteur : pour sélectionner le compteur de temps (SPP/PATS, SPV, Reliquat, Majoration, minoration, ...) associé à l’occupation.
• Poids : saisir le poids, en journées, de l’occupation (ex : "1", "0.5") en utilisant le point "." (et non pas la virgule ",") comme séparateur décimal.
NB : ce "poids" sera notamment très utile à la configuration des indicateurs d’aide à la décision et de suivi accessibles dans AGATT.
• Temps de travail = Temps de présence : ce paramètre détermine si le temps de travail des occupations doit toujours être égal à leur temps de présence.
Voir les explications complémentaires, plus bas.
• Temps de présence : heures : pour sélectionner le nombre d’heures de présence décompté par l’occupation.
• Temps de présence : minutes : pour sélectionner le nombre de minutes de présence décompté par l’occupation.
• Pause méridienne : sélectionner "Non", sauf si la règle concerne une journée entière comportant une pause méridienne (ex : une journée de SHR).
• Début de présence : permet de saisir l’heure de début de présence.
• Fin de présence : permet de saisir l’heure de fin de présence.
• Occupation sur deux journées : sélectionner "Non", sauf si l’occupation a lieu sur deux journées contiguës (ex : une garde 24h).
• Profils autorisés à modifier le temps de présence : pour sélectionner les profils d’utilisateur (choix multiple possible) autorisés à modifier le volume de temps de présence décompté par l’occupation.
Les utilisateurs détenant les profils sélectionnés verront, lors de la pose de cette occupation avec l’éditeur des occupations, le champ "temps de présence" accessible.
• Temps de récupération : signe : pour déterminer si l’occupation génère du temps de récupération (+) ou en soustrait (-).
• Temps de récupération : heures : indiquer le nombre d’heures de récupération décompté par l’occupation.
• Temps de récupération : minutes : indiquer le nombre de minutes de récupération décompté par l’occupation.
• Profils autorisés à modifier le temps de récupération : pour sélectionner les profils d’utilisateur autorisés à modifier le volume de temps de récupération décompté par l’occupation.
Les utilisateurs détenant les profils sélectionnés verront, lors de la pose de cette occupation avec l’éditeur des occupations, le champ "temps de récupération" accessible.
• Nombre de titres restaurant : pour sélectionner le nombre de titres restaurant décompté par l’occupation.
• Profils autorisés à modifier le nombre de titres restaurant : pour sélectionner le/les profils d’utilisateur autorisés à modifier le nombre de titres restaurant décompté par l’occupation.
Les utilisateurs détenant les profils sélectionnés verront, lors de la pose de cette occupation avec l’éditeur des occupations, le champ "titre restaurant" accessible.
Une fois enregistrée, la "règle de durée" apparaît elle aussi dans un tableau dont chaque ligne (règle) est éditable/modifiable/supprimable.
Précisions sur le champ "Type d’horaires"
Ce critère indique si l’utilisation de cette règle est libre, contrainte par la répartition hebdomadaire de l’agent ou complètement individualisée (répartition + horaires).
Précisions sur le champ "Temps de travail = Temps de présence"
AGATT propose deux notions bien distinctes de temps de travail et de temps de présence, parce qu’il existe des cas où ces deux durées ne sont pas égales. Mais, dans une majorité de cas, cette distinction est superflue.
Cependant, puisque les deux données existent, il est nécessaire, dans les règles de durée et dans les occupations, de veiller manuellement à ce que les deux valeurs restent égales.
Pour éliminer cette contrainte, il est possible de définir des règles de durée dans lesquelles le temps de travail est "forcé" comme égal au temps de présence. Cette opération entraîne les conséquences suivantes :
- il n’est plus nécessaire de renseigner le temps de travail de la règle de durée.
- Il n’est plus nécessaire de renseigner le temps de travail des occupations utilisant cette règle.
- Lors d’une modification du temps de présence d’une occupation utilisant cette règle, le temps de travail est automatiquement ajusté.
- Lors d’une modification des horaires d’une occupation utilisant cette règle, le temps de présence et le temps de travail sont automatiquement ajustés.
Priorisation des règles de durée
Dans quel ordre AGATT priorise-t-il les règles de durée lorsque plusieurs d’entre elles sont susceptibles d’être utilisées lors de la pose d’une occupation ?
Cette question peut se poser dans deux situations :
- lors de la pose par raccourci-clavier (ou par cycle avec un type d’occupation prédéfini), AGATT sélectionne automatiquement la règle de durée la plus pertinente,
- lors de la pose dans l’éditeur des occupations, en respectant l’ordre de tri des règles proposées dans le menu déroulant du champ "créneau".
Les règles de durée sont triées, par :
1° Type d’horaires (individualisés > contraints > libres),
2° par heure croissante de début,
3° par heure décroissante de fin.
En cas d’égalité sur tous ces critères, AGATT ne définit pas de critère supplémentaire. Le tri exact est donc hors de son contrôle (le moteur de la base de données décide) mais c’est généralement l’ordre de création des règles qui est utilisé, la plus ancienne apparaissant en premier.
Rappels
- Lors de la pose d’une occupation, celle-ci peut :
- être posée librement,
- dépendre du rythme de travail de l’agent. Par exemple, si la "répartition hebdomadaire" d’un agent dit qu’il ne travaille pas le mercredi, alors il ne sera pas possible de poser cette occupation le mercredi pour cet agent, alors que ce serait possible pour un autre agent travaillant le mercredi.
- Concernant les horaires de l’occupation, celle-ci utilise :
- des horaires collectifs,
- ou des horaires individualisés définis dans le rythme de travail de l’agent.
Comportements des différents types d’horaires :
Types d’horaires | Pose de l’occupation | Horaires de l’occupation |
Collectifs libres | Libre | Identiques pour tous les agents |
Collectifs contraints | Déterminée par le rythme de travail de l’agent | Identiques pour tous les agents |
Individualisés | Déterminés par le rythme de travail de l’agent | Déterminés par le rythme de travail de l’agent |
Pour paramétrer les occupations des agents aux horaires contraints
L’initialisation des plannings des agents en régime SHR/PATS se réalise en trois étapes :
- le paramétrage d’au moins 3 règles de durée de l’occupation SHR en horaires contraints (cf. exemple ci-dessous),
- la création d’un cycle d’occupation dédié,
- la planification fine des agents sur chaque entité.
Cette procédure - expliquée dans l’article Comment initialiser le planning des agents en régime SHR/PATS ? - doit être appliquée sur chacune des entités du SDIS qui le nécessite. Elle n’est pas automatisable à plusieurs entités en même temps.
Recensement des déclinaisons d’occupations
Les occupations apparaissent principalement dans le planning des agents.
Elles figurent également dans d’autres modules du progiciel, avec un affichage différent, en raison des contraintes visuelles ou techniques (extractions statistiques, versions imprimables, etc.).
Ci-dessous, voici les représentations visuelles que peuvent prendre les occupations dans AGATT, selon la fonctionnalité et le contexte dans lesquels elles s’inscrivent.
On y retrouve presque systématiquement la couleur attribuée à l’occupation lors de son paramétrage.
- Sur le "Tableau de bord", dans le module "Mon Planning"
- Sur le "Tableau de bord", dans la fenêtre "éditeur des occupations"
- Sur le "Nombre d’occupations à poser", dans le module "Bilan annuel des occupation"
- Sur le "Nombre d’occupations à poser", dans la fenêtre "Historique des occupations"
- Sur le "Bilan individuel des occupation", dans le "Tableau mensuel"
- Sur le "Rapport des occupations", dans le "Tableau quotidien"
- Sur le "Planning mensuel", dans les cellules du planning
- Sur le "Planning mensuel", dans la fenêtre "Éditeur des occupations"
- Au survol d’une case du "Planning mensuel", dans une "Infobulle des occupations"
- Sur le "Planning mensuel", dans le formulaire de pose d’une occupation
- Sur le "Planning mensuel", dans le volet-horaires de la fenêtre "Éditeur des occupations"
- Sur le "Planning mensuel", dans l’onglet "Historique" de la fenêtre "Éditeur des occupations"
- Sur le "Planning mensuel", dans le module de "Conversion des occupations"
- Dans la version imprimable du "Planning mensuel"
- Sur le "Liste journalière de gardes", dans les cellules du planning
- Sur la "Feuille de gardes journalières", dans l’infobulle "Armement des engins"
- Sur la "Feuille de gardes journalières", dans la "Feuille de présence"
- Sur le formulaire de "Verrouillage des occupations"
- Sur la rubrique de paramétrage des "Indicateurs collectifs", dans le formulaire "Ajout d’un critère"
- Sur la rubrique de paramétrage des "Indicateurs individuels", dans le formulaire "Ajout d’un critère"
- Dans "l’Historique des occupations"
- Sur la rubrique de paramétrage des "Règles de pose et de durée"
- Sur la rubrique "utilisateurs connectés", dans le tableau "Historique des occupations"
- Dans les visualisations du planning dans la déclinaison pour tablettes et smartphones