Comment paramétrer les règles du temps de travail ?

Dans AGATT, les "occupations" sont les unités de temps décrivant l’activité des agents.
Exemples d’occupations : « Garde 24, Garde 12h jour, Service hors rang, Stage, Formateur, FMA, Congé annuel, Congé exceptionnel, Arrêt maladie, etc. »

Au moment de l’installation du progiciel, des ateliers de paramétrage ont lieu afin de définir la liste des occupations, adaptées aux besoins du SDIS, qui seront accessibles aux agents utilisateurs d’AGATT.
Ce paramétrage s’effectue en quatre étapes :

Définition des types d’occupations
Définition des natures d’occupations (niveau optionnel)
Définition des règles de pose
Définition des règles de durée

Comment accéder au paramétrage du temps de travail ?

• Dans le menu, survoler l’onglet "ADMINISTRATION".
• Cliquer sur l’onglet "Temps de travail".

• Le formulaire principal apparaît.
Celui-ci affiche les occupations utilisées au sein du SDIS. Celles-ci sont classées selon l’ordre défini par l’administrateur fonctionnel.
Les informations listées sont : "abréviation", "libellé complet" et "numéro d’ordre de l’occupation".

• Sélectionner un type d’occupation puis valider le formulaire.
Le paramétrage de l’occupation apparaît.

Pour trouver rapidement une occupation déjà paramétrée :

cliquer sur le champ "Choisissez une occupation",
chercher l’occupation souhaitée dans la liste déroulante,
ou entrer dans le champ de recherche tout ou partie du libellé de l’occupation.
Sur l’exemple ci-dessus, en tapant "cong" la liste des occupations filtre instantanément les seules occupations contenant ces quatre lettres consécutives.
En cliquant sur l’occupation souhaitée, ses paramètres s’ouvrent alors.

• Après avoir sélectionné un type d’occupation, une visualisation globale du paramétrage de l’occupation (ici "Garde 24") dans un SDIS s’affiche.

Comment créer un nouveau type d’occupation ?

Chaque occupation comporte plusieurs paramètres, qui font l’objet d’une définition départementale. On conseille aux SDIS de limiter le nombre d’occupations créées, afin de conserver la simplicité d’utilisation du progiciel.
Suivant la taille et le fonctionnement du SDIS, on peut être amené à utiliser de 30 à 60 types d’occupations.

Pour créer un nouveau type d’occupation, cliquer sur le lien "Ajouter un nouveau type d’occupation".

Le formulaire de paramétrage apparaît.

• Abréviation : libellé court de l’occupation, compris entre 1 et 3 caractères (lettres et/ou chiffres).

• Libellé : nom courant de l’occupation

• Couleurs :

Pour chaque couleur ci-dessous, figurent (de gauche à droite) : le rendu visuel, le nom usuel de la couleur, sa "classe CSS", le code hexadécimal de la couleur native, le code hexadécimal de la couleur "affadie", le code couleur du texte qui se superpose sur le fond coloré.

Rouge (vermillon)	occ_rouge	#C4000C	#F9E5E6	#000000
Vert	occ_vert	#00CB33	#E5FAEA	#000000
Bordeaux	occ_fuschia	#990066	#F4E5EF	#000000
Caramel	occ_marron	#AD4601	#F7ECE5	#000000
Jaune	occ_jaune	#FFCC00	#FFFAE5	#666666
Bleu	occ_bleu	#335CCC	#EAEFFA	#000000
Orange	occ_orange	#FF5300	#FFEDE5	#000000
Violet	occ_violet	#663399	#F0EAF5	#000000
Émeraude	occ_emeraude	#009D76	#E5F5F1	#000000
Rose	occ_rose	#FF0066	#FFE5EF	#000000
Kaki	occ_kaki	#7B7B28	#F2F2E9	#000000
Gris	signale les occupations extérieures	#999999	...	#000000

Pour comprendre pourquoi seules ces quelques nuances de couleurs sont disponibles dans le logiciel, consultez l’article "Communication et identité graphique d’AGATT", paragraphe "Pourquoi le nombre des couleurs utilisées dans AGATT est-il si restreint ?"

• Raccourci-clavier : touche ou combinaison de touches permettant de poser l’occupation au clavier.
Syntaxe :

Lettres ("a" à "z")
Chiffres ("0" à "9")
Touches de fonctions ("f1" à "f12")
Certains caractères spéciaux ("+", "-", "*", "/", ".", etc...)
Combinaisons ("alt+", "ctrl+", "shift+" suivi de la syntaxe du raccourci de base, par exemple "ctrl+g")

• Prise piquet : oui / non.
Détermine si l’occupation peut être associée à des piquets.

• Circuit de validation : oui / non.
Détermine si l’occupation peut être associée à des périodes de pose (ex. : contraintes des SPP).

En cliquant sur "Oui", deux nouveaux champs apparaissent :

Date de fin de solde par défaut : date de fin de période cible proposée dans les soldes d’absence créés pour ce type occupation. Cette date est dans l’année suivant celle d’acquisition du droit. Pour une fin standard au 31/12 de l’année d’acquisition, laisser vide.
Quantité prévue par défaut : quantité prévue proposée dans les soldes d’absence créés pour ce type occupation.

Le renseignement de ces deux champs génère une colonne supplémentaire "Quantité prévue Solde" dans le premier tableau de paramétrage du type d’occupation.
Par ailleurs, ces paramètres seront repris automatiquement dans le formulaire de saisie de soldes d’absence.

• Pose de dernière minute : oui / non.
Détermine si l’occupation, soumise à période de pose, peut être ajoutée en dehors des périodes de pose (ex. : disponibilités des SPV pour principe de « pose de dernière minute »).

• Plusieurs poses par jour : l’occupation peut être posée plusieurs fois pour un même agent, un même jour et un même service (ex. : réunion des PATS).

• Ordre éditeur : nombre entier.
Numéro d’ordre déterminant l’ordre d’apparition de l’occupation dans le progiciel, en particulier dans l’éditeur des occupations . On préconise de numéroter de 100 en 100, afin de conserver des emplacements libres pour rajouter de nouvelles occupations.

• Notification courriel : oui / non. Détermine si la pose de l’occupation génère un envoi d’e-mail à destination du supérieur hiérarchique de l’agent (ex. : demande de congé).

• Remplacement autorisé : détermine si l’occupation peut faire l’objet d’un échange entre deux agents.

Comment créer une nature d’occupation ?

La "nature" est une façon de préciser le contenu d’une occupation, généralement à des fins statistiques. Une "nature" peut être associée à une seule occupation.
La saisie de la nature d’occupation ne peut pas être obligatoire et elle n’est pas associée aux règles de gestion (pose et durée).

Exemples de natures pour l’occupation « Heures supplémentaires » : « réunion, encadrement JSP, intervention, autres, etc. »

Pour créer une nouvelle nature d’occupation, cliquer sur le lien "Ajouter une nouvelle nature d’occupation". Le formulaire de paramétrage apparaît.

• Libellé : texte décrivant la nature (ex. : « Intervention »)

• Ordre : nombre entier.
Numéro d’ordre déterminant l’ordre d’apparition de la nature d’occupation dans le progiciel, en particulier dans l’éditeur des occupations.

• Code : code technique servant à l’interfaçage

• Active : dans le cas général, ce champ est coché "oui".
En cochant "non" l’utilisation de la nature est rendue impossible sans pour autant la supprimer.

Définition des règles de pose

Les règles de pose permettent de déterminer qui peut poser des occupations à quels agents.
La création et l’application d’une règle de pose nécessitent l’enregistrement de plusieurs paramètres.
Pour accéder au formulaire de création d’une règle de pose, cliquer sur "Ajouter une nouvelle règle de pose".

Sur l’exemple présenté par le visuel ci-dessus, à savoir la création d’une règle d’astreinte hebdomadaire ("Astreinte semaine"), l’opérateur aura à définir :

le nom - à la fois descriptif et concis - de la règle, dans le champ "Description"
si cette règle est "active" ou non,
le ou les profils d’agents autorisés à poser cette occupation (plusieurs profils d’agent peuvent être sélectionnés),
le ou les statuts administratifs auxquels la pose de cette occupation peut être systématiquement associée (dont les doubles-statuts SPP + SPV ou PATS + SPV),
le nombre maximal de poses de cette occupation à un même agent sur une période mensuelle,
la qualité de ce seuil maximal : "bloquant" ou "indicatif,
l’entité sélectionnées et ses "enfants" sur laquelle la pose sera autorisée,
s’il est possible d’ajouter une "pièce jointe" au moment de la pose de cette occupation.

"Enregistrer" les paramètres renseignés et la règle de pose apparaît.
Chacune des règles de pose figurant dans ce tableau est éditable/modifiable/supprimable.

Définition des règles de durée

Il est nécessaire ensuite de déterminer la durée d’une occupation à compter du moment où elle est posée. Ce paramétrage d’une "règle de durée" passe par le renseignement très détaillé de tous les champs présentés et commentés sur l’exemple ci-dessous.

• Description : ce champ permet d’ajouter un libellé complémentaire pour réduire le risque de confusions.

• Active : en cochant "oui", la règle de durée sera prise en compte lors de la pose des occupations.

• Type d’horaires* : sélectionner le critère pour indiquer si l’occupation utilise des horaires collectifs ou les horaires individualisés de l’agent.

• Régimes de travail : cette fonction permet d’appliquer la règle de durée à un ou plusieurs régimes de travail prédéfinis.
Utiliser [CTRL] + clic pour sélectionner plusieurs régimes.

NB : L’option “Agents sans régime” permet d’utiliser la règle pour des agents dont le régime est inconnu (c’est-à-dire non-renseigné dans AGATT) à la date de l’occupation.

• Logé : si la règle concerne les agents logés, cocher "oui".
Choisir "/" si le paramètre n’a pas d’importance.

• Âge de l’agent : cette fonction permet de sélectionner la tranche d’âge pour laquelle la règle s’applique. Choisir “0” à “100” par défaut.

• Nombre de jours consécutifs : ce champ permet de déterminer si la règle s’applique après plusieurs jours consécutifs. Choisir l’option “0” par défaut.

• Entité : la durée s’appliquera à l’entité sélectionnée et à ses "enfants".

• Statuts administratifs : la durée s’appliquera aux agents ayant l’un des statuts administratifs cochés.

• Jours de la semaine : la durée s’appliquera sur les jours sélectionnés.
Comme pour les autres sélections multiples, utiliser le raccourci-clavier [CTRL] + clic pour sélectionner plusieurs jours.

• Jours fériés : la règle concerne-t-elle les jours fériés ?
Choisir "/" si le paramètre n’a pas d’importance.

• Compteur : pour sélectionner le compteur de temps (SPP/PATS, SPV, Reliquat, Majoration, minoration) associé à l’occupation.

• Poids : saisir le poids, en journées, de l’occupation (ex : "1", "0.5").

• Temps de travail = Temps de présence : ce paramètre détermine si le temps de travail des occupations doit toujours être égal à leur temps de présence.
Voir les explications complémentaires, plus bas.

• Temps de présence : heures : pour sélectionner le nombre d’heures de présence décompté par l’occupation.

• Temps de présence : minutes : pour sélectionner le nombre de minutes de présence décompté par l’occupation.

• Pause méridienne : sélectionner "Non", sauf si la règle concerne une journée entière comportant une pause méridienne (ex : une journée de SHR).

• Début de présence : permet de saisir l’heure de début de présence.

• Fin de présence : permet de saisir l’heure de fin de présence.

• Occupation sur deux journées : sélectionner "Non", sauf si l’occupation a lieu sur deux journées contiguës (ex : une garde 24h).

• Profils autorisés à modifier le temps de présence : pour sélectionner les profils d’utilisateur autorisés à modifier le volume de temps de présence décompté par l’occupation.

• Temps de récupération : signe : pour déterminer si l’occupation génère du temps de récupération (+) ou en soustrait (-).

• Temps de récupération : heures : indiquer le nombre d’heures de récupération décompté par l’occupation.

• Temps de récupération : minutes : indiquer le nombre de minutes de récupération décompté par l’occupation.

• Profils autorisés à modifier le temps de récupération : pour sélectionner les profils d’utilisateur autorisés à modifier le volume de temps de récupération décompté par l’occupation.

• Nombre de titres restaurant : pour sélectionner le nombre de titres restaurant décompté par l’occupation.

• Profils autorisés à modifier le nombre de titres restaurant : pour sélectionner le/les profils d’utilisateur autorisés à modifier le nombre de titres restaurant décompté par l’occupation.

Une fois enregistrée, la "règle de durée" apparaît elle aussi dans un tableau dont chaque ligne (règle) est éditable/modifiable/supprimable.

Précisions sur le champ "Type d’horaires"

Ce critère indique si l’utilisation de cette règle est libre, contrainte par la répartition hebdomadaire de l’agent ou complètement individualisée (répartition + horaires).

Précisions sur le champ "Temps de travail = Temps de présence"

AGATT propose deux notions bien distinctes de temps de travail et de temps de présence, parce qu’il existe des cas où ces deux durées ne sont pas égales. Mais, dans une majorité de cas, cette distinction est superflue.
Cependant, puisque les deux données existent, il est nécessaire, dans les règles de durée et dans les occupations, de veiller manuellement à ce que les deux valeurs restent égales.

Pour éliminer cette contrainte, il est possible de définir des règles de durée dans lesquelles le temps de travail est "forcé" comme égal au temps de présence. Cette opération entraîne les conséquences suivantes :

il n’est plus nécessaire de renseigner le temps de travail de la règle de durée.
Il n’est plus nécessaire de renseigner le temps de travail des occupations utilisant cette règle.
Lors d’une modification du temps de présence d’une occupation utilisant cette règle, le temps de travail est automatiquement ajusté.
Lors d’une modification des horaires d’une occupation utilisant cette règle, le temps de présence et le temps de travail sont automatiquement ajustés.

Rappels

Lors de la pose d’une occupation, celle-ci peut :
- être posée librement,
- dépendre du rythme de travail de l’agent. Par exemple, si la "répartition hebdomadaire" d’un agent dit qu’il ne travaille pas le mercredi, alors il ne sera pas possible de poser cette occupation le mercredi pour cet agent, alors que ce serait possible pour un autre agent travaillant le mercredi.

Concernant les horaires de l’occupation, celle-ci utilise :
- des horaires collectifs,
- ou des horaires individualisés définis dans le rythme de travail de l’agent.

Comportements des différents types d’horaires :

Types d’horaires	Pose de l’occupation	Horaires de l’occupation
Collectifs libres	Libre	Identiques pour tous les agents
Collectifs contraints	Déterminée par le rythme de travail de l’agent	Identiques pour tous les agents
Individualisés	Déterminés par le rythme de travail de l’agent	Déterminés par le rythme de travail de l’agent

Pour paramétrer les occupations des agents aux horaires contraints

L’initialisation des plannings des agents en régime SHR/PATS se réalise en trois étapes :

le paramétrage d’au moins 3 règles de durée de l’occupation SHR en horaires contraints (cf. exemple ci-dessous),
la création d’un cycle d’occupation dédié,
la planification fine des agents sur chaque entité.

Cette procédure - expliquée dans l’article Comment initialiser le planning des agents en régime SHR/PATS ? - doit être appliquée sur chacune des entités du SDIS qui le nécessite. Elle n’est pas automatisable à plusieurs entités en même temps.

Recensement des déclinaisons d’occupations

Les occupations apparaissent principalement dans le planning des agents.
Elles figurent également dans d’autres modules du progiciel, avec un affichage différent, en raison des contraintes visuelles ou techniques (extractions statistiques, versions imprimables, etc.).

Ci-dessous, voici les représentations visuelles que peuvent prendre les occupations dans AGATT, selon la fonctionnalité et le contexte dans lesquels elles s’inscrivent.

Sur le "Tableau de bord", dans le module "Mon Planning"
Sur le "Tableau de bord", dans la fenêtre "éditeur des occupations"
Sur le "Nombre d’occupations à poser", dans le module "Bilan annuel des occupation"
Sur le "Nombre d’occupations à poser", dans la fenêtre "Historique des occupations"
Sur le "Bilan individuel des occupation", dans le "Tableau mensuel"
Sur le "Rapport des occupations", dans le "Tableau quotidien"
Sur le "Planning mensuel", dans les cellules du planning
Sur le "Planning mensuel", dans la fenêtre "Éditeur des occupations"
Au survol d’une case du "Planning mensuel", dans une "Infobulle des occupations"
Sur le "Planning mensuel", dans le formulaire de pose d’une occupation
Sur le "Planning mensuel", dans le volet-horaires de la fenêtre "Éditeur des occupations"
Sur le "Planning mensuel", dans l’onglet "Historique" de la fenêtre "Éditeur des occupations"
Sur le "Planning mensuel", dans le module de "Conversion des occupations"
Dans la version imprimable du "Planning mensuel"
Sur le "Liste journalière de gardes", dans les cellules du planning
Sur la "Feuille de gardes journalières", dans l’infobulle "Armement des engins"
Sur la "Feuille de gardes journalières", dans la "Feuille de présence"
Sur le formulaire de "Verrouillage des occupations"
Sur la rubrique de paramétrage des "Indicateurs collectifs", dans le formulaire "Ajout d’un critère"
Sur la rubrique de paramétrage des "Indicateurs individuels", dans le formulaire "Ajout d’un critère"
Dans "l’Historique des occupations"
Sur la rubrique de paramétrage des "Règles de pose et de durée"
Sur la rubrique "utilisateurs connectés", dans le tableau "Historique des occupations"