Comment combler les places disponibles sur les sessions ?

L’un des objectifs d’une démarche GPEAC performante est d’atteindre un taux de remplissage des sessions de formation supérieur à 85%. Il faut donc chercher autant que possible à combler les places disponibles suite aux désistements inéluctables.
En règle générale, ces derniers ne représentent que 20% des effectifs pré-inscrits.

EMMIE permet d’effectuer ces ajustements.

Comment combler les places disponibles par des agents en liste d’attente ?

• Dans la zone de menus "ADMINISTRATION", cliquer sur le menu "MARQUES D’INTÉRÊT".

• Dans le sélecteur de questions situé sous le titre de la rubrique "Gestion des marques d’intérêt", sélectionner la question "Quelles sont les marques d’intérêt à pré-inscrire ?"

• Dans les filtres de recherche qui sont apparus, dans le sélecteur de filtres "Statut", sélectionner "En liste d’attente" puis cliquer sur "Rechercher".

• Sous le tableau des résultats qui s’affiche, apparaît un second tableau intitulé "Préinscription". Celui-ci liste les sessions concernées et permet d’en visualiser, entre autres, les Places restants et l’étalement éventuel sur les week-ends.
Les chiffres de la colonne "Places restantes" facilitent ainsi le choix pour combler les places disponibles.

• Dans la colonne "Sélectionner" du premier tableau de résultats, choisir un agent en liste d’attente en cochant la case correspondante.

• Cocher ensuite, dans le second tableau, la session sur laquelle vous souhaitez préinscrire l’agent préalablement sélectionné.

• Cocher la case "Notification" pour envoyer un e-mail à l’agent et à son chef de centre, puis cliquer sur le bouton "Préinscrire" pour valider l’opération.

• Renouveler l’opération jusqu’à combler toutes les places disponibles.
NB : Il est conseillé de contacter les agents en liste d’attente pour leur proposer des dates sur les places disponibles.

Pour identifier les agents qui se sont désistés

Les agents qui se sont désistés sont également identifiés et contactés pour leur proposer une autre date de session, s’il reste des places disponibles. La raison de leur désistement sera également demandée dans le cadre de la démarche qualité.

Pour identifier les agents qui se sont désistés, on renouvelle la procédure décrite précédemment mais cette fois, dans le champ "Statut" des filtres de recherche, sélectionner "Présence annulée". Puis cliquer sur "Rechercher".

Les agents qui se sont désistés apparaissent dans le tableau de résultats.
Suivez alors la procédure présentée ci-dessus pour préinscrire, si nécessaire, un agent qui s’est désisté sur une autre session.