Comment organiser les formations AGATT ?

La formation des différents profils d’utilisateurs d’un progiciel de planification et de gestion des temps est une phase cruciale qui, si elle est menée scrupuleusement, facilitera l’adhésion et l’acculturation sereine à ce nouvel outil numérique par tous.
Chaque session de formation relève à la fois de l’accompagnement au changement de pratiques (en l’occurrence ici à un changement d’outil-métier utilisé quotidiennement) et de l’opportunité de faire infuser efficacement la doctrine départementale du SIS dans l’esprit de tous ses agents.

On s’en doute, le contenu des formations au progiciel AGATT varie selon les différents profils d’utilisateurs auxquelles elles s’adressent, administrateurs techniques et fonctionnels, gestionnaires AGATT (chefs de centre, gestionnaires de planning) ou agents usagers courants du progiciel.

Le schéma ci-dessous a une triple-fonction :

• il illustre la circulation des informations entre Pretexx (éditeur d’AGATT), le groupe en charge de la gouvernance AGATT au sein du SIS et les agents utilisateurs du progiciel,
• il indique le degré du transfert de compétences à prévoir pour une acculturation efficiente à l’outil,
• il évoque l’impérieuse nécessité à terme de bâtir une solide gouvernance AGATT et d’anticiper sa pérennisation sur le temps long.

Sommaire

Cet article est long.
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• Formation des administrateurs d’AGATT
• Formation des gestionnaires d’AGATT
• Formation des utilisateurs courants d’AGATT
• Recommandations conclusives

Formation des administrateur·ices AGATT

Administrateurs techniques

Nombre de sessions, profils des stagiaires, conducteur-type de la formation
Prérogatives de l’administrateur technique en phase de production AGATT

Public : personnel en charge de l’administration du progiciel
Durée : chaque session est composée de 2 jours (7h / jour)
Programme-type de la formation :

• appréhension de l’environnement technique d’AGATT,
• configuration technique du progiciel,
• base de données (sauvegarde, restauration, ...),
• installation, tests et mise en production des nouvelles versions (ou "mises à jour"),
• méthodologie de remontée des dysfonctionnements,
• méthodologie de rédaction des demandes amélioration.

Administrateurs fonctionnels

En règle générale, les personnes en charge de l’administration fonctionnelle d’AGATT participent au groupe-projet constitué par le SIS pour mener à bien le déploiement du progiciel sur son territoire.
Celles-ci se révèlent d’elles mêmes et/ou sont désignées avant, pendant ou après les ateliers de paramétrages, trois à quatre sessions de trois journées étalées sur plusieurs mois.
Au-delà de la mise en production d’AGATT, le SIS peut avoir besoin d’organiser de nouvelles sessions de formation pour de nouvelles personnes désignées pour prendre en charge l’administration fonctionnelle du progiciel.

Le profil des stagiaires auxquels s’adresse cette formation correspond aux prérogatives fixées par le SIS aux futur·es l’administrateur·ices fonctionnel·les d’AGATT. En règle générale, il s’agit de personnels administratifs, voire des officiers SPP, rompus à la gestion des RH et à la réalité du terrain.
En phase de production, la "gouvernance AGATT" demandera notamment une connaissance accrue de la doctrine du SIS et des règles TT en vigueur, des qualités relationnelles pour l’assistance courante des utilisateurs, la gestion de leurs signalements au fil de l’eau et les interactions avec PRETEXX.

Public : personnel en charge de l’administration fonctionnelle du progiciel
Durée : chaque session est composée de 3 jours (7h / jour)
Programme-type de la formation :

• découverte d’AGATT,
• configuration fonctionnelle du progiciel,
• gestion des entités,
• gestion des agents :
  • fiche individuelle,
  • connexion,
  • affectations,
  • compétences,
  • nombre d’heures à effectuer...
• paramétrage des occupations : gestion des règles de pose et de durée,
• utilisation avancée des indicateurs paramétrables,
• utilisation avancée des modules statistiques,
• bonnes pratiques de l’assistance aux utilisateurs,
• vue synthétique du programme de formation des personnels planificateurs.

Formation des gestionnaires AGATT

Recensement des besoins en formation

Quel que soit le nombre, élevé ou non, d’agents à former, il s’agit d’éviter les erreurs de casting.
D’autant que les agents qui bénéficieront de ces formations auront eux-mêmes à "évangéliser" leur collègues à l’utilisation de tout ou partie des fonctionnalités d’AGATT susceptibles d’être déléguées.
Pour cela, les trois axes principaux pour constituer les groupes de stagiaires sont :

• l’identification des entités (CIS / Services),
• l’identification des publics (profils d’utilisateurs),
• l’identification des volumes d’agents à former.

Ce recensement peut se formaliser dans un tableau comme suit :

Recommandation :

• Nous conseillons de bien dissocier les publics lors des sessions. En effet, les attentes et contraintes des gestionnaires de gardes diffèrent de celles des SHR.
  Il peut s’avérer pertinent de regrouper dans une même session des personnels en service hors rang.

Gestionnaires Planificateurs
Public : chef de centre ou de service, agent préposé à la gestion du planning des effectifs
Durée : chaque session est composée de 2 journées (soit 2 x 7h / jour)
Rôle du binôme de chaperons pendant les formations :

• Chaque session de formation des gestionnaires planificateurs doit intégrer un binôme de chaperons, membres du groupe de travail AGATT ayant participé au paramétrage de l’outil (idéalement composé de RH et sapeur-pompier). Couramment désignés sous le terme de « chaperons », ils sont identifiés comme tels dans les convocations. Ils suivent la formation aux côtés des stagiaires pendant toute la durée de la formation et interviennent pour répondre à leurs interrogations sur les choix de paramétrage et les arbitrages retenus, en s’appuyant sur le règlement intérieur et les orientations de la direction du SDIS.
• Il est important d’informer au préalable les chaperons de leur double casquette au sein de la formation : stagiaire planificateur, au même titre que les autres participants, mais également personne ressource, en mesure d’éclairer le groupe sur les choix de paramétrage effectués et les règles propres au SDIS.

Programme-type de la formation des gestionnaires Planificateurs AGATT
Le plan de cours est proposé par Pretexx.
Il est adapté à chaque contexte, relu et validé par le SDIS.

• Accueil, tour de table, feuille de présence
• Présentation rapide du progiciel – A quoi sert AGATT ?
• Mise en route et connexion
• Configuration du centre de secours
• Gestion des agents
• La fiche individuelle
• Gérer les affectations des personnels
• Cas des agents en renfort, ou préparation des mutations
• Les compétences des agents
• Planification mensuelle
– Pose des occupations
– Éditeur des occupations / Planification
– Impression du planning
– Planning mensuel : trucs & astuces
• Suivi du temps de travail
– Indicateurs collectifs
– Indicateurs individuels
– Statistiques : bilan individuel des occupations
– Paramétrage des cycles d’occupations
• Clôture du planning
• Gestion du circuit de validation + solde d’occupations + visualisation du profil « agent »
1. Vision d’ensemble
2. Suivi des absences
3. Verrouillage des occupations
4. Émettre une demande
5. Visualiser + Traiter la demande
6. Suivre les absences
• Gestion des demandes de remplacement/permutation
• Gestion du Compte Épargne Temps
• Véhicules et fonctions de garde
• Feuille journalière
• Cahier de consignes
• Paramétrage et impression de la synthèse journalière

Gestionnaires Manager SHR
Public : chefs de groupement et chefs de service, secrétaires amenées à valider des demandes de congés pour le compte de leur chef et, éventuellement, directeur et directeur adjoint du SIS.
Durée : chaque session est composée d’une demi-journée (4 h).
Organisation de la formation :
Le public visé présente des attentes différentes de celles des utilisateurs habituels issus des centres d’incendie et de secours. Compte tenu de la durée limitée de la session, il convient de privilégier une formation synthétique, centrée sur les fonctionnalités essentielles à leurs responsabilités managériales.

Le programme pourra être adapté aux besoins et aux questions des participants, en privilégiant une approche pragmatique et « à la carte ».

Plan type de la formation :

• Prise en main du progiciel AGATT : connexion et consultation des plannings (tableau de bord, planning du service et smartphone).
• Gestion des équipes et des affectations : création des équipes, changement d’affectation des agents et modification des valideurs de congés.
• Gestion des absences : suivi des soldes, consultation et traitement des demandes de congés et autres absences.
• Planification et suivi de l’activité : planification du SHR annualisé, planning multiple et consultation des statistiques.
• Fonctionnalités complémentaires, selon les besoins : indicateurs individuels et collectifs, clôture du planning, compétences des agents, historique des occupations, feuille journalière et cahier de consignes.

Recommandation :
Il est conseillé de concentrer la formation sur les fonctionnalités directement utiles aux responsabilités des participants et d’adapter le contenu au temps disponible et aux besoins exprimés.

Formation des utilisateurs courants d’AGATT

Ce qu’un utilisateur lambda d’AGATT doit connaître/savoir faire
Donc formations laissées à la charge du SDIS
Lien vers la rubrique "Pour l’agent" de la BdC + lien vers notices pas-à-pas pour l’agent
Tous les agents du SDIS seront susceptibles d’utiliser le progiciel. Nous préconisons que ces
agents soient formés au sein de leurs unités territoriales respectives.
En effet, la volumétrie rend difficile la tenue de ce type de formation par Pretexx.
La simplicité de prise en main du progiciel et notre retour d’expérience sur ce sujet nous assurent du bien fondé de cette démarche.

Recommandations conclusives

Pour faciliter l’acculturation massive au progiciel et renforcer durablement la gouvernance AGATT au sein du SDIS :

• Le guide de gestion AGATT

• Renvoi vers Comment anticiper le passage en production d’AGATT ?

• de l’importance de recycler régulièrement les compétences des agents sur AGATT (= organiser des formations 1 à 2 fois par an, par exemple lors de la sortie d’une nouvelle version)
Lien vers Gouvernance AGATT : état des lieux dans les SIS en 2026